Kanban-bord

Het Kanban-board is een sleutelelement van de Kanban-methode. Deze projectmanagementtool stelt agile teams in staat om workflows te visualiseren, zwakke punten bloot te leggen en de samenwerking efficiënt en productief te maken.

• Weergave van de workflow in meerdere stappen
• Elke taak doorloopt elke fase van het proces
• Beperking van Work-in-Progress-taken

Definitie: Wat is een Kanban-board?

Het Kanban-board ontwikkelde zich de afgelopen jaren tot het centrale instrument binnen Kanban-projecten. Hoewel het alle openstaande taken in het project weergeeft, is het veel meer dan een eenvoudige to-do-lijst.

Op het Kanban-board noteren de teamleden alle stappen van het proces in kolommen, bijvoorbeeld "Openstaande taken", "In bewerking" en "Afgerond". De afzonderlijke taken worden vastgelegd op Kanban-kaarten, die elke fase van de workflow doorlopen.

Het Kanban-board helpt teams om hun processen te visualiseren en te optimaliseren, het aantal lopende taken te beperken en een efficiëntere werkwijze te ontwikkelen.

Synoniemen

Kanban-takenbord, Kanban-tafel, Kanban-wand, Kanban-whiteboard, wandborden

Gebruik: Hoe werkt een Kanban-board?

Het grootste voordeel van het Kanban-board: je kunt er op elk moment mee starten, zonder grote voorbereidingen.

Belangrijke elementen van het board bij de Kanban-methode

Volgens David Anderson, die geldt als grondlegger van het Kanban-systeem in de softwareontwikkeling, onderscheiden we op Kanban-boards de volgende elementen:

• Visuele signalen: Of het nu gaat om plakbriefjes of digitale kaarten in meerdere kleuren, de taken zorgen binnen het Kanban-systeem voor visuele prikkels. Ze geven een overzicht van het hele board.
• Kolommen: Elke kolom staat voor een processtap. Ze staan verticaal naast elkaar en geven samen het proces binnen de organisatie weer. Alle kaarten doorlopen elke kolom.
• Work-in-Progress-limieten: De WIP-limiet is een essentieel kenmerk van het Kanban-systeem. Deze beschrijft hoeveel kaarten zich maximaal tegelijkertijd in een bepaalde fase mogen bevinden. Wanneer te veel kaarten tegelijk een fase bereiken, moet het Kanban-team maatregelen vaststellen. Pas wanneer deze taken zijn afgehandeld, mogen er nieuwe kaarten naar de betreffende fase worden verschoven.
• Commitment-point (toezegpunt): Kanban-teams houden vaak een backlog bij, waarin ideeën voor toekomstige projecten worden verzameld. Het commitment-point is het moment waarop het team begint te werken aan een idee uit de backlog.
• Opleverpunt: Dit moment markeert het einde van het werk aan een taak.

Volgens Jim Benson, de grondlegger van Personal Kanban, kan het ook volstaan om het proces te visualiseren en WIP-limieten in te stellen. Elke organisatie moet voor zichzelf bepalen welk systeem het beste werkt.

Toepassingen voor het Kanban-board

Doordat de methode zo eenvoudig aan te passen is aan wisselende behoeften, kan het Kanban-board in de meest uiteenlopende omgevingen worden ingezet, bijvoorbeeld:

• Productie (productie-Kanban)
• Human Resources
• IT en agile softwareontwikkeling
• Content- en online marketing
• Taakverdeling in klassieke teams
• Productontwikkeling

Fysiek vs. digitaal: Soorten Kanban-boards

Oorspronkelijk werden voornamelijk fysieke whiteboards ontwikkeld voor Kanban-sturing. Deze Kanban-tafels worden in verticale kolommen verdeeld, waaronder de taken in de vorm van post-its worden gerangschikt. Op fysieke boards is de voortgang altijd zichtbaar voor alle teamleden, stakeholders en het management. Ze stimuleren communicatie en maken de actuele status van het project transparant.

Aanzienlijk jonger is het werken met digitale Kanban-boards. Daarvoor heeft het team software nodig om het Kanban-systeem online in te richten. Ook hier vind je de beproefde opbouw in verticale kolommen. In plaats van plakbriefjes worden hier echter digitale Kanban-kaarten gebruikt, die via drag-and-drop naar de volgende fase van het proces verschoven kunnen worden. Wanneer het team zijn Kanban-board online inricht, kan het locatie-onafhankelijk samenwerken. Dit vergemakkelijkt de organisatie van wisselende werkvormen op kantoor en op afstand.

Starten met het Kanban-proces

Om Kanban in te zetten is geen lange voorbereiding nodig. In plaats daarvan brengt het team simpelweg het huidige proces over naar het board en legt alle openstaande taken vast. Daarna volgt een fase van continue verbetering: zodra er problemen zichtbaar worden, bijvoorbeeld doordat te veel taken in één fase ophopen, herziet het team de workflow.

Herkomst van Kanban-boards

Terwijl de methode zelf teruggaat op het Toyota-productiesysteem in de jaren 1940 en Taiichi Ohno in de jaren 1960, is het Kanban-board een jongere ontwikkeling. Halverwege de jaren 2000 verspreidden de Kanban-principes zich in de softwareontwikkeling. Om het overzicht over de projectvoortgang te bewaren, gebruikten teams whiteboards om de taken in bewerking vast te leggen.

Veelgestelde vragen en antwoorden over Kanban-boards

Digitale of fysieke Kanban-boards – wat is beter?
Digitaal workflowmanagement is vooral geschikt voor remote teams, die met online Kanban-boards overal up-to-date kunnen blijven. Wanneer samenwerkende teams samen op kantoor werken, hebben fysieke boards ondanks moderne Kanban-systemen voordelen. Ze zijn overzichtelijk, tonen de voortgang van het lopende werk en vergemakkelijken de communicatie.

Hoe kun je met Kanban-boards knelpunten in de workflow ontdekken?
Zodra er in een fase meer kaarten samenkomen dan de Work-in-Progress-limieten toestaan, is dat een waarschuwingssignaal voor een bestaande werkoverbelasting. Dan moet bijvoorbeeld worden onderzocht of de werkstap verder opgesplitst moet worden of dat de verantwoordelijke persoon ondersteuning krijgt.

Waarom zouden teams een Kanban-board moeten gebruiken?

• Kanban-boards hebben talrijke voordelen:
• Zwakke punten in het proces zichtbaar maken
• Geoptimaliseerde samenwerking in het team
• Eenvoudig te implementeren
• Productiever en efficiënter samenwerken in het team
• Volledig concentreren op een beperkt aantal taken
• Tijd besparen (bijv. geen status-quo-meetings meer nodig)