4 methoden om consensus in het team te bereiken

Scrum Masters, Agile Coaches, Product Owners en andere rollen moeten teams vaak helpen om consensus te bereiken. Zo kan een Product Owner een groep stakeholders helpen om het eens te worden over een concreet doel voor de volgende ontwikkelfase. Of een Scrum Master begeleidt een retrospective en probeert vervolgens te achterhalen welke verbeteracties het team afspreekt.

In dit artikel stel ik vier methoden voor om consensus te creëren. Waarschijnlijk ken je al een of meer van deze methoden, maar misschien niet allemaal. Na de toelichting bij elk van de vier methoden geef ik je tips over wanneer je de betreffende methode het best kunt inzetten.

Consensusmethode 1: Dot Voting

Dot Voting, oftewel stemmen met punten, is handig wanneer een groep uit een langere lijst meerdere opties moet selecteren. Als Scrum Master heb ik Dot Voting bijvoorbeeld in de volgende situaties gebruikt:

• In het team, wanneer na een retrospective verbeteracties voor de volgende Sprint gekozen moeten worden.
• Met mijn familie, wanneer het gaat om welke activiteiten we in de volgende vakantie willen plannen.
• In het managementteam, om vast te stellen wat in het volgende kwartaal de prioriteiten van de organisatie worden.

Dot Voting in de praktijk

Bij Dot Voting heeft elke persoon een bepaald aantal punten tot zijn beschikking. Normaal gesproken krijgt iedereen meer dan één stem, maar altijd minder dan het aantal beschikbare opties. Dot Voting werkt ook met slechts één stem per persoon, maar dan is het niets anders dan je hand opsteken voor je favoriete optie.

Alle personen krijgen doorgaans hetzelfde aantal punten. Dat is het eerlijkst. Je kunt natuurlijk ook bepaalde personen meer punten geven, maar dat heb ik nog nooit gedaan, omdat het voor de anderen vaak niet eerlijk overkomt.

Nadat een lijst met mogelijke opties is opgesteld (meestal door brainstorming), kan iedereen zijn of haar punten op de gewenste optie(s) verdelen. Dat kan door stippen te tekenen met stiften of door kleine stickerpunten te plakken.

In de meeste gevallen is het goed om mensen toe te staan meerdere punten aan één sterk geprefereerde optie toe te kennen. Tijdens onze familievakantie wilde ik bijvoorbeeld heel graag een dag op een zeilboot doorbrengen. Dus gaf ik al mijn vijf stemmen daaraan. Mijn vrouw gaf deze optie één punt en verdeelde de overige vier punten over twee andere opties.

Eerst even kijken waar de anderen op stemmen

Bij Dot Voting kan het voorkomen dat sommige mensen even aarzelen om te zien hoe de anderen stemmen. Misschien wilde mijn vrouw net zo graag gaan zeilen als ik. Maar nadat ze had gezien dat ik al mijn vijf punten alleen voor deze optie inzette, voelde ze zich er zeker van dat we sowieso zouden gaan zeilen, ook al besteedde ze er maar één punt aan.

In principe hoef je je hier niet al te veel zorgen over te maken. Tegenover elke persoon die eerst afwacht hoe de anderen stemmen, staan er anderen die direct hun stemmen verdelen in de hoop de rest daarmee te beïnvloeden.

Mocht je toch bezwaren hebben, dan kun je de afzonderlijke personen eerst op een briefje voor zichzelf de punten laten verdelen, om die daarna samen te voegen.

De winnaar kiezen

Omdat Dot Voting vaak wordt gebruikt wanneer een groep uit meerdere opties wil kiezen, betekent het bereiken van consensus in dit geval het identificeren van een reeks geprefereerde opties. Daar is geen gestandaardiseerde aanpak voor.

Vóór de stemming kun je bijvoorbeeld zeggen: "We nemen de drie opties (of hoeveel dan ook) met de meeste stemmen." Dat werkt goed als je vooraf weet hoeveel opties je kunt selecteren. Vaak is het echter beter om na de stemming te bekijken hoeveel opties er daadwerkelijk geselecteerd worden, omdat er vaak grote verschillen zijn tussen de scores van de populairste en de minst populaire opties.

Wanneer gebruik je Dot Voting?

Dot Voting is een uitstekende methode wanneer er meerdere mogelijke aanpakken ter keuze staan. Daarnaast is Dot Voting goed geschikt om de algemene mate van consensus te bepalen. Als bijvoorbeeld twee opties elk drie stemmen krijgen en acht andere opties elk één punt hebben, laat dat zien dat de afzonderlijke personen het nog niet echt eens zijn. Dat kan betekenen dat er meer discussie nodig is – ofwel concreet in deze meeting, ofwel in bredere zin.

Consensusmethode 2: Duim omhoog, duim omlaag

Deze methode stamt van een Romeinse keizer die zijn duim omhoog of omlaag hield om aan te geven of een gladiator mocht blijven leven of moest sterven.

Deze manier van stemmen wordt gebruikt in teams of andere groepen binnen agile organisaties wanneer er een simpele ja/nee-beslissing genomen moet worden. Nadat de voor- en nadelen van de betreffende beslissing zijn besproken, stemmen alle deelnemers erover. Duim omhoog betekent een stem vóór de beslissing. Duim omlaag is een stem tegen de beslissing.

Als een team bijvoorbeeld samen wil gaan lunchen, zegt iemand misschien: „Laten we naar die hamburger-tent hiernaast gaan." Dan wordt er gestemd: drie duimen omhoog, twee omlaag en één duim opzij.

Let op bij de duim opzij

Je moet voorzichtig zijn met de duim opzij. Die kan verschillende betekenissen hebben.

In het voorbeeld met de hamburger-tent betekent het waarschijnlijk dat het die persoon niet uitmaakt waar het team gaat lunchen: „We kunnen daar gaan eten of ergens anders, maakt me niet zoveel uit!"
In dit voorbeeld maakt het niet zo'n groot verschil. Maar dat geldt niet in elke situatie.

Stel dat een team wil stemmen over het aannemen van een nieuw teamlid dat net door het hele team is geïnterviewd, en één teamlid houdt de duim opzij.
Wat betekent dat? Je kunt iemand niet half aannemen. Zo'n beslissing is binair. Of de persoon krijgt de baan, of niet.

Ik heb dit voorbeeld gekozen omdat het me al vaker is overkomen dat een teamlid in zo'n situatie zei: „De kandidaat is best goed, maar misschien vinden we nog een betere."

Natuurlijk zouden we een betere kunnen vinden. Ons doel was nooit om de beste kandidaat ter wereld voor deze functie te vinden. We wilden gewoon iemand die het werk goed kan doen en bovendien goed in het team past. Wat ik echt moet weten, is of deze kandidaat aan die criteria voldoet of niet.

Wanneer gebruik je de duim-methode?

Met duim omhoog of duim omlaag kun je het beste stemmen als het om een specifieke optie gaat. Dus: moeten we deze architectuur of technologie gebruiken? Moeten we deze persoon aannemen? Moeten we overstappen naar Sprints van drie weken?

Consensusmethode 3: Fists of Five

Over deze 5-vingermethode hoorde ik voor het eerst van Jean Tabaka, auteur van Collaboration Explained. Deze aanpak is handig als een facilitator het niveau van consensus wil peilen en beoordelen. Zo kan ik het bijvoorbeeld een geweldig idee vinden om burgers te gaan eten, terwijl een ander teamlid dit idee verschrikkelijk vindt. Met vijf vingers kun je genuanceerder stemmen dan alleen met duim omhoog of omlaag.

Wat het aantal vingers betekent

Bij zo'n stemming steekt elk teamlid meer of minder vingers op, afhankelijk van de mate van instemming. Er zijn verschillende varianten, maar dit is mijn favoriet:

• 5 vingers: Geweldig idee. Waarom heb ik daar niet aan gedacht?!

• 4 vingers: Dit is een goed idee en ik sta er volledig achter.

• 3 vingers: Ik ben neutraal. Het idee is oké. Misschien is er een beter idee, maar misschien ook niet.

• 2 vingers: Ik vind het idee niet goed. Ik zou liever een alternatief zien.

• 1 vinger: Deze beslissing brengt het project in gevaar. We moeten een alternatief vinden.

Eerst bepalen hoe groot de consensus moet zijn

Voordat je op deze manier over iets stemt, moet het team bespreken hoe sterk de consensus zou moeten zijn. Een beslissing over de architectuur vereist zeker een grotere consensus dan de keuze van de cateraar voor het eten bij het Planning Meeting.

Laten we daar een paar voorbeelden van bekijken.

Een team kan eventueel afspreken dat iedereen minstens drie vingers moet opsteken om een beslissing unaniem te laten zijn. Dat is een heel sterke vorm van consensus, want het betekent dat niemand het idee ook maar een beetje slecht mag vinden. Ik zeg niet dat je dit nooit mag doen, maar er is absoluut een sterk niveau van consensus voor nodig, wat betekent dat het langer kan duren om die consensus te bereiken.

Overweeg in plaats daarvan of het niet beter is als een team instemt met een beslissing die goed genoeg is, omdat meer mensen met vier of vijf vingers hebben gestemd dan met slechts één of twee. Dat is een veel gematigder niveau van consensus en dus makkelijker te bereiken. Natuurlijk kan het zijn dat deze beslissing ter discussie wordt gesteld als ze geen perfecte resultaten oplevert.

Je zou misschien zelfs moeten overwegen dat het team besluit om een beslissing te volgen waarbij simpelweg niemand met slechts één vinger stemt. Een beslissing kunnen blokkeren door met één vinger te stemmen, betekent in feite dat je iedereen vetorecht geeft.

Zoals bij de andere genoemde voorbeelden kunnen er situaties zijn waarin dit passend is. Een simpel vetorecht kan bijvoorbeeld zinvol zijn als je het restaurant voor de lunchpauze wilt kiezen. Misschien wil iedereen behalve Mary naar het steakhouse, maar Mary steekt één vinger op omdat ze vegetariër is en er alleen vleesgerechten te krijgen zijn.

Dat betekent niet dat deze beslissing een bedreiging voor het project zou zijn. Maar gaan eten op een plek waar een teamlid helemaal niets kan eten, zou onbeleefd zijn en gewoon een slechte beslissing.

Onthoud altijd dat je verschillende niveaus van consensus kunt hanteren voor verschillende beslissingen. Maar voordat je over een bepaald onderwerp stemt, moet je even bespreken hoe relevant consensus is voor de betreffende beslissing.

Vingers tonen

Zodra iedereen het eens is over een niveau van consensus, wordt het onderwerp besproken en wordt er gestemd. Normaal gesproken steken dan alle deelnemers tegelijk één tot vijf vingers op. (Als het maar één vinger is, let er dan op dat het niet de verkeerde is!)

Evalueer het resultaat en als er al consensus is, ben je klaar. Zo niet, dan moet iedereen nog eens over het onderwerp praten en opnieuw stemmen. De deelnemers kunnen ook afspreken om het consensusniveau eventueel iets te verlagen.

Wanneer moet je Fists of Five gebruiken?

De Fists-of-Five-methode is niet alleen geschikt om consensus te creëren, maar ook om over een beslissing te stemmen. Net als bij de Romeinse methode moet deze worden gebruikt wanneer er over één enkele optie wordt gestemd in plaats van over meerdere.

Consensusmethode 4: 1-2-4-Allen

Bij deze methode gaat het eigenlijk meer om het creëren van consensus dan om het stemmen over iets. Het is zelfs vrij waarschijnlijk dat je bij deze methode uiteindelijk een van de eerste drie methoden gebruikt om te stemmen.

De naam komt van het aantal mensen dat betrokken is bij een reeks gesprekken. Je begint ermee dat iedereen een paar minuten (2-5 is meestal voldoende) krijgt om na te denken en een beslissing te nemen.

Paren vormen

Er worden paren gevormd. Iedereen deelt zijn mening met de ander en dan proberen de partners het eens te worden. Hoe deze paren worden gevormd, mag je zelf bepalen.

Als er een oneven aantal deelnemers is, onthoudt de moderator zich van de discussie (vooral als het een echt neutrale moderator is). Als alternatief kan de moderator ook meedoen, maar dan neemt hij eerder een luisteraarsrol aan en helpt de andere persoon om argumenten voor zijn standpunt te vinden.

De paren hebben normaal gesproken ongeveer 5-10 minuten voor hun discussie. Hoewel dit kan variëren afhankelijk van het belang, raad ik aan om er niet meer dan 15 minuten voor te nemen.

Nadat de tijd om is of alle paren het eens zijn geworden, worden er paren van paren gevormd. Daar staat de "4" in de naam van de methode voor. Op dit punt kan het zijn dat de groepen verschillende groottes hebben. Dat is prima, pas de groepen gewoon aan zoals je het zinvol vindt. Deze groepen hebben nu 10-15 minuten om het eens te worden.

Nadat de tijd om is of alle groepen het eens zijn geworden, voegen ook deze groepen zich weer samen. Bij een klassiek agile team is dat normaal gesproken het hele team. Als dat niet zo is, vergroot je de groepen totdat het volledige team in één groep zit.

Probeer dan met het hele team een beslissing te nemen. Dat lukt niet altijd, maar de 1-2-4-methode maakt de groepsdiscussie vaak aanzienlijk makkelijker. Voor de uiteindelijke beslissing kun je Dot Voting, Fists of Five of de duim-methode toepassen.

Wanneer moet je 1-2-4-Allen gebruiken?

Deze methode gebruik je het best bij belangrijke beslissingen en wanneer de teamleden het absoluut niet met elkaar eens zijn. Door de steeds groter wordende discussiegroepen wordt gegarandeerd dat de mening van iedereen wordt gehoord, maar je hebt in het begin ook tijd om je eigen gedachten te vormen.

De juiste consensusmethode kiezen

Elk van de beschreven methoden heeft zijn sterke en zwakke punten. Een goede agile moderator zet ze in bij verschillende situaties. Er is niet één aanpak die voor alle beslissingen en alle teams de juiste is.

• Als je een aantal opties uit een grotere lijst wilt selecteren, gebruik dan Dot Voting.

• Als een beslissing weliswaar belangrijk is, maar het nog belangrijker is dat iedereen deze beslissing echt begrijpt en ermee instemt, gebruik dan bij voorkeur de 1-2-4-Alle-methode en eventueel daarna een van de drie andere benaderingen.

• Als je alleen een ja of een nee nodig hebt bij een bepaalde beslissing, is de Duim-methode zeer geschikt.

• Als je een wat genuanceerdere beoordeling van een mogelijke beslissing wilt hebben, is Fists of Five de juiste keuze.

Scrum Master Certificering

=> Word met de Agile Academy Certified Scrum Master!

Scrum Burndown Chart

=> Ontdek waar de voordelen van Sprint Burndown Charts liggen.

De projectmanager in Scrum

=> Zo voorkom je machtsstrijd tussen projectmanagement en Scrum Master.