Hoe Scrum het beste team ter wereld voortbracht

De Scrum-methodologie heeft het beste team ter wereld voortgebracht en de succesfactoren van dit team zijn reproduceerbaar, wat betekent dat jouw team het nieuwe beste team ter wereld zou kunnen worden. (Klinkt goed, toch?)

Het beste team ter wereld dankzij Scrum

Het team waar ik het over heb, zijn de All Blacks. Ze hebben onlangs opnieuw hun titel als rugby-wereldkampioen veiliggesteld en zijn daarmee het eerste team dat dit heeft bereikt in de bijna 30 jaar sinds het begin van de rugby-wereldkampioenschappen. Mocht je de All Blacks niet kennen: het team heeft in de afgelopen vier jaar slechts drie van de 54 wedstrijden verloren en verloor in 2011 voor het laatst opeenvolgende wedstrijden. Sterker nog, de All Blacks hebben sinds 1994 geen thuiswedstrijd meer verloren – dat was nog voordat sommige van de huidige spelers geboren waren. Daarbij komt de aanvoerder van het team uit het kleine plaatsje Kurow in Nieuw-Zeeland (339 inwoners), de coach is een voormalig politieagent en de spelers hebben geen van allen een MBA-diploma, noch zijn ze via connecties in het team terechtgekomen. Bovendien komt het team uit een land met een aanzienlijk kleiner inwoneraantal en een lager bruto binnenlands product dan zijn naaste rivalen. Het land is dus niet het grootste en ook niet het rijkste.
Hoe kan een land dat meer schapen dan inwoners heeft, dan een team voortbrengen dat als het beste ter wereld wordt beschouwd?

Wat heeft dit met Scrum te maken?

En waarom trekken we een vergelijking met een sportteam, terwijl de meesten van ons in Scrum Teams werken in stedelijke kantoorgebouwen en eerder deadlines najagen dan een bal? Omdat high-performance teams – ongeacht het vakgebied – veel gemeenschappelijk hebben. Het is een gelukkig toeval dat de All Blacks juist zo succesvol zijn in de sport die de Scrum-methodologie voor productontwikkeling zijn naam heeft gegeven. (Voor degenen die er nog niet zo bekend mee zijn: in de jaren 80 ontdekten twee Japanners die high-performance teams op de werkvloer onderzochten, dat de term "Scrum" ("gedrang" in rugby) heel goed paste bij de kenmerken van hoge prestaties als het gaat om snelheid, flexibiliteit en omgaan met onzekerheid.)

Laten we eens kijken naar enkele kenmerken van het beste team ter wereld, om beter te begrijpen hoe ook onze eigen teams zulke geweldige prestaties kunnen leveren. Aangezien we de rugbysport in Nieuw-Zeeland/Aotearoa als metafoor gebruiken voor bijzonder sterke prestaties, zal ik je woordenschat met een paar nieuwe begrippen uitbreiden.

3 principes die teams succesvol maken:

• Principe 1: Wees je rol
• Principe 2: Wees een multitalent
• Principe 3: Een gemeenschappelijke visie

Wees je rol

Leden van high-performance teams kennen hun rollen door en door. Je eigen rol kennen betekent echter niet alleen dat je je aan de opsommingstekens in de functiebeschrijving houdt. Het betekent echt weten hoe je eigen vaardigheden de andere teamleden beïnvloeden en hoe je die vaardigheden binnen de groep kunt inzetten om succesvol te zijn.

Voor de aanvoerder van de All Blacks, Richie McCaw, die een indrukwekkend winstpercentage van 90 procent heeft in zijn 140 interlands, betekende dit dat hij als tiener met zijn oom ging zitten om op te schrijven wat hij moest doen om een "G.A.B." te worden – een Great All Black. Dit briefje plakte hij op zijn badkamerspiegel, zodat hij het elke dag kon zien. Met andere woorden: visueel management.
Klinkt dat je bekend in de oren? Wat maakt in jouw team het verschil tussen een developer en een geweldige developer, of tussen een Product Owner en een geweldige Product Owner? En hoe zit het met je eigen rol als Scrum Master? Het zijn vast kenmerken die niet per se in je functiebeschrijving staan.

Je rol kennen betekent vasthouden aan de basis – ook als het ingewikkeld wordt – en erop vertrouwen dat je team hetzelfde doet. Als je bijvoorbeeld met 8-7 leidt in een spannende finale tegen je angstgegner (Frankrijk), moet je je concentreren op het solide uitvoeren van de basis… keer op keer. Niets ingewikkelds, volgens het motto: "Keep it simple, stupid" (houd het simpel). Dit is het punt waarop je 10.000 uur gerichte training zich uitbetalen. Sommige voormalige en huidige leden van de All Blacks kunnen snel genoeg sprinten om mee te doen in de eerste rondes van de 100 meter sprint bij de Olympische Spelen. Ze hebben jarenlang gericht getraind, zodat ze ook onder druk effectief kunnen presteren. Blijf gewoon steeds dezelfde oefeningen doen die je ook tijdens de training hebt geoefend. Sla je Planning Meetings of je Retrospectives niet over, alleen omdat je "te druk" bent of er een deadline is die je moet halen.

Als je je rol eenmaal begrepen hebt, is de volgende stap om die te versterken, opnieuw te definiëren en zelf die rol te worden. De nummer 10 van de All Blacks, Dan Carter, heeft bijvoorbeeld zijn rol als verbinding opnieuw gedefinieerd (maak je geen zorgen, technischer wordt het niet). In de Japanse krijgskunst komt dit overeen met het concept van Shu Ha Ri. Terwijl veel anderen in deze positie tevreden zijn met het scoren van punten door de bal te trappen, kan Carter zo goed cross-functioneel buiten zijn rol spelen dat hij de bal ook zelf over de lijn kan dragen, in plaats van hem naar een andere speler te passen. Als je bedenkt dat meerdere spelers bij de All Blacks op een vergelijkbare manier cross-functioneel kunnen spelen, geeft dat hen een groot voordeel ten opzichte van andere teams waarvan de spelers deze eigenschap niet bezitten. Daar gaan we hieronder wat dieper op in.

Wees een multitalent

Een cross-functioneel team is de basis van Scrum, wat betekent dat je op veel verschillende manieren werk kunt afronden. Dit vult het principe van je rol goed kennen eerder aan dan dat het ertegen ingaat. Een rugbyteam bestaat uit 15 spelers, elk met een eigen rol. Belangrijker dan de individuele rol van een speler is echter het overkoepelende doel van het team: de bal over de zogenaamde tryline brengen (of tussen de doelpalen). Dan Carter, wiens hoofddoel het is om te scoren door de bal te trappen, wist in internationale wedstrijden ook in totaal 29 try's te scoren (vergelijkbaar met een touchdown), dankzij zijn veelzijdige vaardigheden. In tegenstelling tot veel van zijn rivalen is zijn shirt na een wedstrijd net zo vies als dat van de rest van het team.

Dit soort mensen noemt men in het Engels "T-shaped", oftewel T-vormig. In de context van Agile betekent dit dat gedegen technische kennis wordt aangevuld met een zekere breedte aan andere vaardigheden. Dit voorkomt dat één persoon een knelpunt of bottleneck wordt, zoals beschreven in het cultboek over Agile, The Phoenix Project. Teams in organisaties kunnen na verloop van tijd op een incrementele manier steeds meer cross-functioneel worden, door een eenvoudige vaardighedenmatrix op te stellen en een paar uur per week te besteden aan het uitbreiden van hun vaardigheden. Na drie tot zes maanden zal het team meetbaar sterker zijn en niet meer zo afhankelijk van individuele personen.

Je veelzijdigheid als teamlid maakt je voor je organisatie nog veel waardevoller – wat vooral in moeilijke tijden een voordeel is.

Cross-functioneel kunnen werken gaat hand in hand met diversiteit en prestaties. De All Blacks zijn zonder twijfel het meest veelzijdige team op het Rugby World Cup. Het is dan ook geen toeval dat het team, naarmate het in de afgelopen decennia veelzijdiger is geworden, ook meer wedstrijden heeft gewonnen. De spelers hebben de meest uiteenlopende culturele, religieuze en taalkundige achtergronden. In combinatie met een sterke visie ontstaat door deze diversiteit een zekere openheid voor nieuwe ideeën en synergieën, die het teamleden mogelijk maakt om authentiek te zijn en bij te dragen aan het team. Onderzoek heeft aangetoond dat dit leidt tot meer creativiteit, betere beslissingen en harder werkende teams.

Je Scrum Team is misschien diverser dan je je realiseert. Op veel werkplekken gaat de menselijkheid verloren en is men zo gefocust op het afkrijgen van het werk, dat de prestaties van teams en de mensen achter de functietitels op de achtergrond raken. Een paar keer per jaar investeren in effectieve teambuildingactiviteiten (dat hoeft echt niet per se blinddoeken, klimtochten en Kumbaya-zangavonden te betekenen) zal zich vertalen in betere bedrijfsresultaten, de teamprestaties verhogen en bovendien een positieve omgeving creëren voor kennisontwikkeling en onderlinge informatie-uitwisseling (ook wel "ba" genoemd; Japans voor "plek").

Een gemeenschappelijke visie

"Wij zijn het beste team aller tijden." Dat is nogal een gewaagde uitspraak, toch? Maar misschien ook niet. De All Blacks hadden deze visie al gecreëerd voordat andere teams hen "het beste team ter wereld" noemden. Maar hoe gewaagd het ook mag klinken, met een zwakke visie die middelmatigheid uitstraalt – of helemaal geen visie – zou het aanzienlijk moeilijker zijn om het beste team ter wereld te worden. Er is geen twijfel over wat het team wil bereiken. Wat is dus de visie van jouw team op het werk?

We hebben het er al over gehad dat je je rol moet "zijn" en cross-functioneel moet kunnen werken. Als je bedenkt dat het team sterk beïnvloed is door de Polynesische en Maori-cultuur, is het helemaal niet zo verwonderlijk dat de All Blacks over zo'n goed teamwork en een gemeenschappelijke visie beschikken. Want zoals men zo mooi zegt: "There is no 'I' in team" (in team zit geen "ik").

Net zoals de Japanse cultuur de Lean-principes belichaamt, zo stellen de Maori en de Polynesische cultuur het belang van het team (of de familie, een gemeenschap of een andere soort groep) boven dat van individuen. Westerse culturen daarentegen stellen vaak individuen boven de groep (bijv. bij individuele prestatiedoelen), wat weliswaar tot lokale optimalisatie leidt, maar de totale prestatie van een team verzwakt. Teamprestatie als succesfactor zien, heeft een grote impact op hoe een team speelt.

Bij Scrum en SAFe worden respectievelijk een Sprintdoel en een productvisie vereist. Ook op je werk zou je dit als basis moeten nemen en een visie voor je team moeten creëren. Wat zijn de waarden, doelen en resultaten van het team? Op deze manier bevorder je teams waarin de individuele leden verenigd, gefocust en op elkaar afgestemd zijn, in plaats van groepen mensen die min of meer toevallig samenwerken.

De volgende stappen

Sommige spelers van de All Blacks zullen waarschijnlijk in de komende maanden met pensioen gaan. Het goede daaraan is dat er dan misschien een ander team de kans krijgt om het beste team ter wereld te worden. Misschien is het een team uit jouw organisatie. Hoe kun je de prestaties van je team zo verbeteren dat het dezelfde kenmerken vertoont als het beste team ter wereld?

Help je teamleden om hun rol niet alleen uit te voeren, maar om die rol te zijn.
Maak cross-functionele en T-vormige teamleden door gericht trainen de standaard.
Creëer samen met je team een overtuigende toekomstvisie die aanzet tot betere prestaties.
In de taal van de Maori is er een zin die dit alles heel treffend samenvat:

Ko ahau te kapa, ko te kapa ahau – Ik ben het team en het team ben ik.

De volgende tekst is afkomstig van de blog van All About Agile en is door ons naar het Nederlands vertaald.