Machtsstrijd: De Projectmanager in Scrum
Wat is Scrum? Scrum is een raamwerk voor de incrementele ontwikkeling van een product. Scrum is een set regels die eenvoudig aangepast kan worden. Het helpt cross-functionele teams om complexe taken zo eenvoudig mogelijk op te lossen. Het basisidee achter Scrum is om het beste uit het team te halen, zodat het meer kan bereiken. De teams organiseren zichzelf, werken samen en behalen zo uitstekende resultaten.
Rollen in Scrum
Een uitgebreidere rolbeschrijving vind je in onze Scrum Basiskennis bij het onderdeel Rollen in Scrum. Hier beperken we ons daarom tot een korte samenvatting.
- De Scrum Master is er om obstakels uit de weg te ruimen, zodat het team effectief vooruitgang kan boeken en naar zijn doel kan toewerken. De Scrum Master heeft weliswaar geen hiërarchische zeggenschap over het team, maar kan wel het proces sturen. Omdat hij slechts beperkt macht kan uitoefenen en als "Servant Leader" (dienend of ondersteunend leiderschap) optreedt, kan zijn rol uitdagender zijn dan die van een typische projectmanager.
- De Product Owner wijst het team op een doel, terwijl de Scrum Master het team helpt om dat doel zo efficiënt mogelijk te bereiken. De Product Owner is bevoegd om een doel te bepalen en de visie van het team vorm te geven. Hij is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het uitwerken en prioriteren van de Product Backlog, die het doel definieert.
- Het ontwikkelteam ontwikkelt en voert uit wat in een Sprint belangrijk is en toont dit vervolgens aan de Product Owner. Deze beslist welke taken in de volgende Sprint opgenomen moeten worden.
Projectmanager in Scrum
Het ironische is dat bij projecten in Scrum de rol van projectmanager helemaal niet bestaat. De teams organiseren zichzelf en er is dus geen officiële rol voor een projectmanager. Maar betekent het schrappen van deze rol dat je volledig zonder de competenties en verantwoordelijkheden van een projectmanager kunt? Wie is er dan verantwoordelijk voor de kwaliteit, de risico's, de opdrachten en de stakeholders?
In de praktijk kun je de competenties van projectmanagers niet volledig negeren. Dat is de belangrijkste reden waarom ze ook in organisaties die met Scrum werken, nog steeds worden aangenomen. Sinds de invoering van agile werkmethoden is de traditionele manier van werken als manager sterk veranderd. Projectmanagers moeten in staat zijn om oude patronen los te laten, zoals het aansturen van teams en het nemen van beslissingen voor hen. Nu zijn andere kwaliteiten gevraagd, zoals agiliteit, om de sprong te maken van master naar "Servant Leader". Dat betekent dat de projectmanager het team moet motiveren en niet in de weg moet staan. Hij moet het team "dienen" en geen instructies opleggen. De betrokkenheid van een projectmanager kan organisaties helpen om hun producten te verbeteren en naar een hoger niveau te tillen.
Projectmanagers kunnen...
strategische partners vinden: PM's hebben veel ervaring in de industrie. Ze kunnen nieuwe strategische partners vinden en klanten werven. Bedrijven kunnen zo hun portfolio's uitbreiden en grotere winsten behalen. PM's kunnen samenwerken met het pre-salesteam om hun technische kennis over de producten in te zetten bij het aantrekken van nieuwe klanten.
de Scrum Master coachen: PM's kunnen de Scrum Master laten zien hoe teamdynamiek werkt en hoe je het team kunt motiveren om bepaalde taken uit te voeren. Ze kunnen laten zien hoe je met conflicten omgaat en hoe je het beste uit het team haalt om de hoogste productiviteit te bereiken.
betrokken zijn bij de strategische releaseplanning: Releases zijn nieuwe versies van een doorontwikkelend product. Strategische releaseplanning heeft betrekking op het selecteren en toewijzen van requirements of features die in de loop van de releases behandeld moeten worden. Door allerlei beperkingen en onzekerheden is het altijd vrij lastig om een strategisch releaseplan op te stellen. Een PM ondersteunt het team op het gebied van herplanning, budget, benodigde resources, risico's en technische afhankelijkheden. Zo kan een realistisch plan worden opgesteld en de hoge kwaliteit ervan worden gewaarborgd.
medewerkers aannemen: PM's zijn experts in personeelsmanagement. Ze zijn in staat het persoonlijke doel van iemand af te stemmen op het doel van de organisatie en kunnen zo waarborgen dat de juiste persoon op het juiste project terechtkomt.
de Chief Product Owner zijn: PM's kunnen hun communicatie- en multitaskingvaardigheden benutten door als Chief Product Owner op te treden en meerdere Product Backlogs op elkaar af te stemmen. Dat heeft twee belangrijke voordelen: ten eerste helpt het om de verschillende producten in het portfolio op elkaar af te stemmen en zo het strategische doel van het bedrijf te bereiken. Ten tweede helpt het de Scrum Teams om de projecten beter te begrijpen en ervoor te zorgen dat je op de goede weg bent om de klant tevreden te stellen.
resource-bemiddelaar zijn: De PM stuurt alles aan vanuit een hoger niveau en kan zo krachtige cross-functionele Scrum Teams samenstellen. Hij kan zijn managementvaardigheden inzetten om personele gaten binnen de verschillende Scrum Teams op te vullen.
obstakels uit de weg ruimen die een Scrum Team niet zelf kan oplossen: PM's kunnen bij het zoeken naar oplossingen als brug fungeren tussen het topmanagement, dus de hoogste leidinggevende laag, en het Scrum Team. Ze kunnen het Scrum Team daar en ook bij de klanten vertegenwoordigen om obstakels weg te nemen. Dat bespaart het ontwikkelteam, de Product Owner en de Scrum Master veel tijd.
prestatiebeoordelingen en feedback geven: In de eerste plaats is het de taak van de Scrum Master om problemen uit de weg te ruimen en ervoor te zorgen dat het ontwikkelteam het juiste proces volgt en de doelen worden behaald. Omdat prestatiebeoordelingen kunnen variëren, kunnen ze de Scrum Master op het verkeerde spoor zetten. Daardoor kan zijn vermogen om het Scrum Team te leiden verzwakt worden. PM's zijn ervaren in het opstellen van prestatiebeoordelingen en zouden deze taak daarom ook op zich moeten nemen. Bovendien voelen teamleden zich op deze manier eerlijk behandeld, omdat de beoordelingen worden gedaan door iemand buiten het Scrum Team.
altijd op de hoogte blijven: PM's kunnen zich altijd op de hoogte houden van technische nieuwigheden en tools die op de markt komen. Dat helpt bedrijven om tijdig personeel te scholen en bij te scholen en zo een concurrentievoordeel te behalen.
budgetten en kostencalculaties plannen: Budgetten en kostencalculaties werden altijd al gezien als het einde van agile methoden. Ook als je erin slaagt om de sponsors en stakeholders de lange lijsten met requirements te laten ondertekenen, kunnen er budgetoverschrijdingen optreden. En dan hoor je Product Owners en gebruikers roepen: "Nee, dit is niet wat we wilden!" PM's kunnen met hun schat aan ervaring budgetten en kostencalculaties simpelweg beter plannen.
teamleden helpen bij hun loopbaanplanning: Om de voortdurende veranderingen in de branche bij te houden, moeten werknemers zich continu bijscholen. Kennis opdoen die je niet verder brengt, is nooit zinvol. Om zeker te zijn dat je de juiste weg hebt ingeslagen voor een bepaald doel, is het verstandig om een mentor te raadplegen. Dankzij hun ervaring in de branche zijn PM's zeer geschikt voor deze rol. Ze kunnen de juiste opleidingsmogelijkheden voorstellen en de resultaten ervan evalueren. Zodra de gewenste doelen zijn bereikt, kan hij er ook voor zorgen dat medewerkers de kennis gericht inzetten, zodat het bedrijf er ook van kan profiteren.
een dienend leider zijn: PM's kunnen als dienend leider, oftewel "Servant Leader", optreden. Ze kunnen het team een visie meegeven en het ondersteunen bij het vinden en implementeren van de beste oplossing voor het project. Agile methoden zoals Scrum vertegenwoordigen de stap van de traditionele leiderschapsstijl, waarbij beslissingen normaal gesproken door een leider worden genomen, naar de dienende leiderschapsstijl, waarbij leiders macht afgeven en de behoeften van anderen op de eerste plaats zetten. Dit leidt ertoe dat medewerkers zich goed ontwikkelen en uitstekend werk leveren. Dienende leiders geloven dat een team intelligent genoeg is om zelf beslissingen te nemen en dat beslissingen niet gedicteerd moeten worden.
Samenvatting: De projectmanager als ondersteuning
Scrum is een aanpasbare methode die een raamwerk biedt voor projectmanagement. Tegelijkertijd geeft het teamleden de mogelijkheid om regels aan te passen aan hun behoeften, zonder de methode zelf te veranderen. Je kunt Scrum ook zien als een spons die alles opzuigt wat voordelig is voor het project, maar niets aanneemt wat voor het project onbelangrijk is.
Hier wordt beschreven hoe een projectmanager binnen het Scrum raamwerk een geweldige ondersteuning voor je kan worden. PM's beschikken over heel veel vakkennis, ze zijn experts in management en dat mag je niet over het hoofd zien. Met hun kennis en de hulp van Scrum kunnen veel problemen binnen de organisatie worden opgelost. Waarom naar nieuwe oplossingen zoeken als we de traditionele methoden gewoon kunnen omvormen?
Deze tekst is afkomstig uit de blog van de Scrum Alliance en is door ons naar het Nederlands vertaald.
