Retrospectives voor gelukkigere remote teams
Vorige week heeft het Happy Melly Team een Retrospective gehouden… uiteraard als „Remote Team", want de teamleden zitten verspreid over de meest uiteenlopende locaties.
Problemen met verspreide teams
Kort geleden hebben we de manier waarop we ons organiseren veranderd – van één team van negen mensen, dat regelmatig bij elkaar kwam, naar vier verschillende zogenaamde „Crews" die op verschillende momenten samenkomen. We hebben dat gedaan omdat we ons moesten opsplitsen, en hoewel we eigenlijk een gelukkig team waren, werden de problemen steeds groter.
In het begin was alles een beetje verwarrend, omdat we onze planning en focus opnieuw moesten afstemmen. Daarvoor kwam het team twee of drie keer per week bij elkaar. Nu zien sommigen van ons elkaar helemaal niet meer, omdat ze niet in dezelfde crew zitten. Met al deze veranderingen hadden we het gevoel dat we steeds verder uit elkaar groeiden. Omdat het toch tijd was voor een retrospective, was het vanzelfsprekend om daar een afspraak voor te maken.
Tools en formats voor verspreide teams
We gebruiken Retrium – een tool voor retrospectives met teamleden op verschillende locaties – omdat ik kort daarvoor een interview had gehad met oprichter David Horowitz. We gebruikten het „Mad-Sad-Glad"-format (boos-verdrietig-blij) voor deze retrospective, omdat het meer op emoties gebaseerd is en ik dat heel passend vond voor de situatie waarin het team zich op dat moment bevond.
Ik logde tien minuten eerder in en lokte de anderen door ze uit te nodigen om samen met mij naar foto's van schattige kittens te kijken. Binnen enkele seconden logde Anja in, straalde over haar hele gezicht en vroeg: „Zei je schattige kittens?". De rest was ook vrij snel van de partij. We besteedden een paar minuten aan het bewonderen van kleine katjes en begonnen daarna met het opnemen van onze retrospective (voor degenen die er niet bij konden zijn). Vervolgens definieerden we wat Mad-Sad-Glad eigenlijk voor ons betekent.
Nadat we dat hadden gedaan, hadden we een brainstormsessie van tien minuten (waarbij iedereen het geluid had uitgeschakeld), waarin iedereen in Retrium opmerkingen kon toevoegen bij de categorieën Mad, Sad en Glad. Wat ik fijn vind aan Retrium is dat pas na het brainstormen zichtbaar wordt wat de anderen hebben bijgedragen. Zo word je namelijk niet beïnvloed door de ideeën van andere mensen.
Toen iedereen klaar was, maakte ik de kaarten voor iedereen zichtbaar. Iedereen kon vijf punten geven aan de onderwerpen die hij of zij wilde bespreken. Deze punten konden vrij verdeeld worden of allemaal aan één onderwerp worden gegeven.
Retrium had vervolgens automatisch de stemmen geteld en de onderwerpen op populariteit gesorteerd. We hebben zoveel mogelijk onderwerpen op volgorde besproken, tot de tijd om was. Tussendoor hebben we even een pauze van drie minuten ingelast voor een virtueel dansfeestje en daarna verder gediscussieerd. Daarbij merkten we weer eens hoe verrassend goed een korte pauze doet waarin je even beweegt.
Na het uur dat we tot onze beschikking hadden, had ik het gevoel dat bepaalde spanningen als sneeuw voor de zon waren verdwenen en dat er weer een betere saamhorigheid was.
„Deze retrospective was precies wat ik nodig had om weer gemotiveerd te raken voor het project" – Jennifer Riggins
Het uitvoeren van deze retrospective heeft me weer eens laten zien hoeveel kracht dit proces heeft. Natuurlijk zal niet altijd alles soepel verlopen als we ons team verder uitbreiden en in zo'n groot project samenwerken. Maar als we regelmatig met elkaar in gesprek gaan, zullen we de problemen oplossen en onze tevredenheid kunnen vergroten.
En hartelijk dank aan de teamleden dat ze me een nieuw tool voor de bespreking lieten uitproberen.
Deze tekst is afkomstig uit de blog van Happy Melly en is door ons naar het Nederlands vertaald.
Leer meer over retrospectives en het leiden van remote teams!
Voor Scrum Masters bieden we de volgende trainingen en gratis bijscholingsmogelijkheden:
