Nieuwe horizonten verkennen: Agile methoden veranderen HR

Ik heb onlangs een keynote gegeven voor 150 HR-professionals, waarin ik dieper inging op het concept van agility binnen organisaties. We hebben de kern van agility, de relevantie ervan en hoe het leiderschap vormgeeft in high-performance agile omgevingen behandeld. Na de sessie kwamen er veel vragen op, die een rijke dialoog op gang brachten. Hier is een overzicht van die vragen en mijn gedachten erbij:

Maakt agiliteit processen alleen maar complexer?

Agiliteit is een reactie op de inherente complexiteit van bepaalde werkzaamheden, zoals innovatieprojecten. De gestructureerde aanpak, zoals bijvoorbeeld in Scrum, helpt om complexiteit beter in de greep te krijgen, doordat we een gestructureerde werkwijze hebben die ons dwingt tot feedbackcycli en daarmee het afbouwen van onzekerheid.

Als een taak niet complex is, dus geen grote onzekerheid met zich meebrengt, zoals een belastingaangifte, dan zijn die feedbackcycli niet nodig. Ze worden dan als onnodige overhead of complexiteit ervaren door de mensen die het werk uitvoeren.

Daarom is het essentieel om onderscheid te maken en noch de klassieke werkwijze, noch de agile werkwijze op alle taken te plakken. Er is geen "one-size-fits-all" oplossing... We moeten situatief beslissen, maar beide in ons repertoire hebben.

Ondersteuning van Scrum-rollen: Hoe kan HR bijdragen?

In de eerste plaats gaat het erom de juiste opleiding beschikbaar te stellen. Daarbij maken we altijd onderscheid tussen de initiële opleiding -- oftewel "ik ben klaar om de rol op me te nemen" -- en duurzame opleiding -- oftewel "ik kan deze rol met succes vervullen".

Voor de initiële opleiding raden we trainingen aan... of het nu een live-training of een e-learning is. Er zijn talloze aanbieders op de markt. De meeste zijn echt slecht. Dat zeg ik niet om onszelf beter voor te doen... maar wij en veel van onze klanten hebben echt slechte ervaringen gehad.

De cursussen moeten worden gegeven door ervaren trainers die zowel goede trainers zijn -- dus inhoud kunnen overbrengen -- als ook ervaren agilisten -- dus in deze rollen hebben gewerkt. De meeste trainers in deze context kunnen eigenlijk geen van beide echt goed. Ze citeren uit de Scrum Guide, in plaats van de mensen het "waarom" erachter uit te leggen.

Voor de duurzame opleiding richting echte mastery is het belangrijkste dat mensen in de rol aan de slag gaan. Niets is beter om een vak te leren dan het gewoon te doen. Daarbij helpt coaching -- vergelijkbaar met de opleiding tot medisch specialist -- en uiteraard ook verdere trainingen in onderwerpen die de persoon nog moet leren. Voor een Scrum Master zijn dat bijvoorbeeld Facilitation, Visualisatie en Kanban.

Om deze reden vind je in onze E-Learning Academy veel aanvullende trainingen en deze worden continu uitgebreid.

Prognose van HR-agiliteit: Wat brengt de toekomst?

Ik denk dat HR als enabler onmisbaar is. Ik weet ook dat er concrete toepassingsgebieden zijn voor agile methoden binnen HR, zoals Employer Branding, Recruiting, ontwikkeling van nieuwe salarismodellen of carrièrepaden. Vanuit mijn perspectief is het heel waardevol als de mensen in HR zelf ervaring opdoen met deze methoden.

Daarnaast kunnen mensen met een HR-achtergrond heel goed Scrum Master of Agile Coach worden. Ook dat kan voor de een of ander een spannende optie zijn.

Sturing van agile werk: Hoe kan het worden geïmplementeerd?

Voor mij begint het altijd met de consequente toepassing van een framework. Of dat nu Scrum of Kanban is, maakt helemaal niet uit. Belangrijk is dat je het consequent toepast en ervan leert.

De consequente toepassing brengt onvermijdelijk met zich mee dat je bepaalde dingen die je tot nu toe deed, nu anders moet doen. Dat is precies de culturele verandering die dan ontstaat en ook wordt nagestreefd.

Alleen daarom bestaat de rol van Scrum Master in Scrum... Deze persoon functioneert als een personal trainer die je helpt om nieuwe gewoontes op te bouwen.

Agile leren: Wat is effectiever, training of praktische werkervaring?

Ik begin zelf bij elk onderwerp altijd met een training. Waarom? Omdat ik dan veel fouten vermijd en mezelf geen verkeerde gewoontes aanleer.

Als kind heb ik mezelf tennis en skiën aangeleerd. Beide keren kwam dat doordat mijn familie niet het geld had voor een skicursus of een tennistrainer. Ik heb vele jaren nodig gehad om mijn techniek later te verbeteren, en ik moest daadwerkelijk weer met de basis beginnen.

Tijdens mijn studie geneeskunde had ik het geluk om de dingen van de grond af goed te leren. Dat was belangrijk... en het was altijd hetzelfde concept: See one. Do one. Teach one. Meestal meer dan "One", maar het concept wordt zo vrij duidelijk. Niets vervangt bij het leren een goede leraar of coach -- zie de antwoorden hierboven.

Hoe betrek je de "sceptici" van agiliteit?

Het is helemaal oké om eerst sceptisch te zijn. De eerste vraag die ik deze personen stel is: "Leveren wij al onze projecten op binnen de scope, de tijd en het budget dat initieel was gepland?"

In de regel is het antwoord: "Nee!" En daarmee hebben we al een basis voor een gesprek over waarom dat niet het geval is, en kunnen we laten zien dat bepaalde dingen simpelweg niet zo langetermijn gepland kunnen worden, omdat we te veel onzekerheid hebben.

Het volgende aspect zijn interne succesverhalen. Het is altijd leuk om te horen wat andere bedrijven doen. Maar juist van de sceptici komt vaak het antwoord: "Leuk dat het bij Spotify werkt, maar wij zijn anders." En dat bezwaar is terecht.

Maar zodra je de eerste interne succesverhalen kunt vertellen, krijgt de verandering vaart. Je kunt dan veel van de sceptici -- niet allemaal -- overtuigen om zich op deze reis te begeven, of in elk geval geen weerstand te bieden die het voor anderen moeilijker zou maken om zo te werken.

Meerdere agile aanpakken volgen: Is dat zinvol?

Absoluut... Het hangt heel sterk af van de context van het betreffende team. Of Scrum of Kanban zinvol is, hangt bijvoorbeeld af van of het team een product ontwikkelt of dat het team Operations doet. Afhankelijk van de fase kan het zinvol zijn om eerst Design Thinking te beoefenen, voordat het overgaat naar productontwikkeling met Scrum. Het nemen van deze beslissingen vereist een goed begrip van deze methoden en vaak ook begeleiding door een coach.

HR-product: Wat is dat?

Gekwalificeerde en gemotiveerde medewerkers. Daarvoor moeten de collega's op alle niveaus gekwalificeerd worden, inclusief de leidinggevenden. Dat betekent niet dat HR dit allemaal alleen moet doen, maar uiteindelijk draagt HR hier in belangrijke mate aan bij.

Daarnaast levert HR ook een groot aantal andere zaken, zoals Payroll. Ook deze onderwerpen kun je in productdenken gieten.

Transformatiedrempels: Wat staat de voortgang van een bedrijf in de weg?

Showstoppers oftewel impediments zijn naar mijn mening te veel bureaucratie en de angst om dingen uit te proberen. Ook de interne politiek, bijvoorbeeld dat een e-mail meerdere keren door diverse personen wordt gereviewd voordat deze wordt verstuurd, remt de voortgang. Maar precies dit zijn dingen die we in het kader van de verandering willen en moeten adresseren.

Daarom is de transformatie zelf een goed voorbeeld van hoe er in de toekomst gewerkt kan worden.

Vakkennis in agiliteit: Wat heeft HR nodig om als competente partner te worden gezien?

Ten eerste moet HR begrijpen waar het bij agiliteit om gaat. Daarnaast is het bevorderlijk als HR ook eerste eigen ervaringen opdoet of kijkt naar de implementatie van frameworks in de teams -- vooral als je geen eigen projecten hebt die je zo kunt of wilt uitvoeren.

Tot slot wordt HR beoordeeld op de mate waarin ze de teams de juiste opleidingsmogelijkheden beschikbaar stellen en hoe deze op elkaar aansluiten -- trefwoord: consistentie.

Om de eigenlijke vraag te beantwoorden: HR hoeft geen expert te zijn, maar moet wel in staat zijn om op gelijk niveau met de medewerkers over dit onderwerp te praten. Dat is bij andere onderwerpen, zoals leiderschap, niet anders.

Consistentie en acceptatie: Hoe bereik je die bedrijfsbreed?

Door alle hiërarchieniveaus bij deze onderwerpen te betrekken. Dat betekent niet dat iedereen dezelfde training krijgt. Maar inhoudelijk moeten allen dezelfde taal spreken. De leidinggevenden moeten begrijpen wat agiliteit voor hen betekent, welke voordelen het voor de business oplevert en hoe zij het kader voor de teams scheppen.

De teams op hun beurt moeten begrijpen hoe zij door gedisciplineerde toepassing van de methoden meer Business Value creëren, hoe zij de leidinggevenden inschakelen, welke verwachtingen zij kunnen stellen en welke randvoorwaarden zij kunnen en moeten eisen.

De hele organisatie moet aan hetzelfde touw trekken. Om dat te laten slagen, moet iedereen begrijpen welke concrete voordelen hij of zij eruit haalt -- "Wat heb ik eraan?" en welke rol hij of zij daarin speelt -- "Wat kan ik als volgende stap doen?". Als we die twee vragen kunnen beantwoorden, dan zitten we op de goede weg.

Ter afsluiting van onze diepgaande Q&A-sessie hoop ik dat de verkregen inzichten het complexe samenspel tussen agile methoden en HR-strategieën hebben verduidelijkt. Het is teamwork, waarbij ieder van ons eraan bijdraagt om onze organisaties te sturen richting meer flexibiliteit en innovatieve vooruitgang.

Voor HR-professionals en teams die klaar zijn om aan deze transformatieve reis te beginnen: weet dat je er niet alleen voor staat. Of je nu je HR-afdeling wilt inspireren met een keynote-sessie over de principes van agiliteit, of op zoek bent naar maatwerktrainingen om je teams te versterken -- wij van de Agile Academy zijn erop gericht om deze groei te faciliteren.

Aarzel niet om ons aan te spreken. Laten we samen bekijken hoe we agiliteit in jouw HR-domein praktisch kunnen implementeren. We passen onze aanbiedingen graag aan op de bijzonderheden van jouw organisatie.