Werk in Uitvoering
Work in Progress (afkorting: WiP) is een van de belangrijkste elementen van de Kanban-methode en verwijst naar het aantal taken dat tegelijkertijd wordt bewerkt. Het begrenzen van deze taken stelt het team in staat om zijn capaciteit in kaart te brengen en zwakke plekken in de workflow bloot te leggen.
- Beperking van lopende taken (WiP-limieten)
- Focus op de taken die nu aan de beurt zijn
- Blootleggen van overbelasting of knelpunten in het proces
Definitie: Wat betekent Work in Progress?
Work in Progress betekent vrij vertaald zoiets als "werk in uitvoering" of "lopende werkzaamheden". De term omvat alle taken waar het team op dit moment aan werkt. De begrenzing van de WiP is hét kenmerkende element dat de Kanban-methode onderscheidt van andere projectmanagementtools. Teamleden kunnen daardoor niet onbeperkt taken op zich nemen. Zodra ze tegen de WiP-limieten aanlopen, is dat een signaal dat er knelpunten in de capaciteit zijn of problemen met het proces.
Synoniemen
WiP, Work-in-Progress-limieten, WiP-limieten, Work-in-Progress-grens, WiP-grens, lopend werk
Zo zet je Work-in-Progress-limieten goed in
Het succes van de Kanban-methode staat of valt met een doordachte begrenzing van het lopende werk. Wanneer je Kanban nieuw introduceert in een werkproces, moet je samen met je team eerst de geldende WiP-grenzen vaststellen. Dit doe je het makkelijkst door gedurende meerdere Sprints bij te houden hoeveel taken er gemiddeld in elke status worden bewerkt. Daarna kun je de Work-in-Progress-limieten voor de productieplanning bepalen.
Je moet ze echter niet als een statisch gegeven beschouwen: net zoals werkprocessen in de organisatie veranderen, moeten ook WiP-limieten steeds opnieuw worden geëvalueerd en dynamisch worden aangepast. Een gewijzigde teamgrootte, nieuwe klantwensen of kritieke technische problemen kunnen aanleiding zijn om de Work-in-Progress-grenzen te verschuiven. Alleen zo kun je de productiviteit duurzaam op peil houden.
Er is echter een belangrijke basisregel: het limiet mag alleen in uiterste uitzonderingsgevallen worden overschreden, bijvoorbeeld wanneer er een onvoorziene taak van groot belang op de planning staat.
Veelgemaakte fouten bij het werken met Work in Progress
Wanneer WiP-limieten niet correct worden toegepast, wordt efficiënt samenwerken in het team aanzienlijk bemoeilijkt. Vermijd daarom de volgende veelgemaakte fouten om in de toekomst betere resultaten te behalen:
- De WiP-grenzen worden simpelweg verhoogd wanneer ze te vaak worden overschreden.
- Het team ziet af van het instellen van WiP-grenzen. De lopende taken worden onoverzichtelijk en worden niet meer efficiënt afgehandeld.
- De teamleden vervelen zich. Ze hebben daarom een reeks neventaken om leegloop op te vullen.
- Op steeds terugkerende knelpunten in de Work in Progress reageert het team met extra personeel in plaats van met aanpassingen aan de workflow.
Voordelen van WiP-limieten
Wanneer de Work in Progress zinvol wordt ingedeeld en in de praktijk wordt toegepast, levert dit veel voordelen op:
- Visualisatie van blokkerende factoren of knelpunten
- Focus op het afronden van WiP-items
- Vermindering van uitstelgedrag
- Verhoging van de doorvoer
- Vermindering van verspilling in de organisatie
Veelgestelde vragen over Work in Progress
Hoe omvangrijk moeten de afzonderlijke taken zijn?
Om de Work in Progress overzichtelijk te houden, moeten taken zo worden ingedeeld dat ze maximaal twee dagen werk omvatten. Zo kunnen de teamleden hun werk beter plannen en is het eenvoudiger om het overzicht over nog openstaande WiP-units te bewaren.
Hoeveel taken moet een WiP-limiet omvatten?
Een algemeen geldend antwoord hierop is niet mogelijk, omdat dit onder andere afhangt van de teamgrootte. Hoe lager het limiet, hoe korter de doorlooptijden en hoe sneller uitdagingen uit de weg kunnen worden geruimd.
Hoe herken ik dat de WiP-grens te hoog of te laag is?
Is het limiet te laag gekozen, dan kan de workflow vastlopen. Als gevolg daarvan verliezen de teamleden hun interesse in de limieten, accepteren ze niet meer en negeren ze. Is de Work in Progress daarentegen te omvangrijk, dan komt het werk tot stilstand, springen medewerkers heen en weer tussen meerdere taken, ontstaan er knelpunten en worden de taken niet binnen de gewenste tijd afgerond.
