Work in Progress

Als Work in Progress (Abkürzung: WiP) bezeichnet man eines der wesentlichen Elemente der Kanban-Methode, die Anzahl der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben. Die Begrenzung dieser Tasks ermöglicht es dem Team, seine Kapazität abzubilden und Schwachstellen im Workflow aufzudecken.

• Beschränkung der aktuellen Aufgaben (WiP-Limits)
• Konzentration auf gerade anstehende Tasks
• Aufdeckung von Überlastung oder Engpässen im Prozess

Definition: Was bedeutet Work in Progress?

Work in Progress bedeutet übersetzt so viel wie „unfertige Ware“, „Umlaufbestand“, „Werk in Arbeit“ oder „laufende Arbeiten“. Der Begriff fasst alle Aufgaben zusammen, an denen das Team gerade arbeitet. Die Begrenzung der WiP macht das wesentliche Element aus, das die Kanban-Methode von anderen Projektmanagement-Werkzeugen unterscheidet. Die Mitglieder des Teams können infolgedessen nicht beliebig viele Aufgaben übernehmen. Sobald sie an die Grenzen der WiP stoßen, ist dies ein Hinweis auf Engpässe in der Kapazität oder Probleme mit dem Ablauf.

Synonyme

WiP, Work-in-Progress-Limits, WiP-Limits, Work-in-Progress-Grenze, WiP-Grenze, Umlaufbestand

So setzt du Work-in-Progress-Limits richtig ein

Der Erfolg der Kanban-Methode steht und fällt mit der durchdachten Begrenzung des Umlaufbestands. Führst du Kanban in einem Arbeitsprozess neu ein, musst du mit deinem Team zunächst die geltenden WiP-Grenzen festlegen. Dies funktioniert am einfachsten, indem du über mehrere Sprints hinweg protokollierst, wie viele Aufgabenelemente in einem Status jeweils durchschnittlich bearbeitet werden. Danach kannst du die Work-in-Progress-Limits für die Produktionsplanung bestimmen.

Du solltest sie jedoch nicht als statische Größe verstehen: So wie sich Arbeitsabläufe im Unternehmen ändern, sollten auch WiP-Limits immer wieder hinterfragt und dynamisch angepasst werden. Eine veränderte Teamgröße, neue Anforderungen der Kunden oder kritische technische Probleme können Anlass geben, die Work-in-Progress-Grenzen zu verschieben. Nur so lässt sich die Produktivität dauerhaft aufrechterhalten.

Es gibt jedoch eine wichtige Grundregel: Das Limit sollte nur in äußersten Ausnahmefällen überschritten werden, etwa wenn eine zuvor nicht absehbare Aufgabe ansteht, die von größter Bedeutung ist.

Häufige Fehler im Umgang mit der Work in Progress

Werden WiP-Limits nicht korrekt angewendet, ist die effiziente Arbeit im Team deutlich erschwert. Vermeide deshalb die folgenden häufigen Fehler, um in Zukunft bessere Ergebnisse zu erhalten:

• Die WiP-Grenzen werden einfach erhöht, wenn sie zu oft überschritten werden.
• Das Team verzichtet auf die Einrichtung von WiP-Grenzen. Die aktuellen Tasks werden unübersichtlich und nicht mehr effizient abgearbeitet.
• Die Mitglieder des Teams haben Langeweile. Sie haben deshalb eine Reihe von Nebenaufgaben, um Leerlauf zu überbrücken.
• Auf ständig wiederkehrende Engpässe in der Work in Progress reagiert das Team mit zusätzlichem Personal statt mit Anpassungen des Workflows.

Nutzen der WiP-Limits

Wird die Work in Progress sinnvoll eingeteilt und in der Praxis umgesetzt, bringt sie viele Vorteile mit sich:

• Visualisierung von blockierenden Faktoren oder Engpässen
• Konzentration auf die Erledigung von WiP-Items
• Reduzierung von „Aufschieberitis“
• Steigerung des Durchsatzes
• Verringerung von Verschwendung im Unternehmen

Häufige Fragen zur Work in Progress

Wie umfangreich sollten die einzelnen Tasks sein?

Damit die Work in Progress überschaubar bleibt, sollten die Aufgaben so eingeteilt werden, dass sie höchstens Arbeit für zwei Tage umfassen. So können die Teammitglieder ihre Arbeit besser planen und der Überblick über noch ausstehende WiP-Units ist einfacher möglich.

Wie viele Aufgaben sollte ein WiP-Limit umfassen?

Eine pauschale Angabe hierzu ist nicht möglich, da das unter anderem auch von der Teamstärke abhängt. Je niedriger das Limit ist, desto kürzer sind die Durchlaufzeiten und desto schneller lassen sich Herausforderungen aus dem Weg räumen.

Woran erkenne ich, dass die WiP-Grenze zu hoch oder zu niedrig ist?

Ist das Limit zu niedrig gewählt, kann der Workflow ins Stocken geraten. In der Folge verlieren die Mitglieder des Teams das Interesse an den Limits, akzeptieren sie nicht mehr und ignorieren sie. Ist die Work in Progress hingegen zu umfangreich, kommt die Arbeit zum Erliegen, die Mitarbeiter springen zwischen mehreren Aufgaben hin und her, es kommt zu Engpässen und die Tasks werden nicht in der gewünschten Zeit erledigt.