Het verschil tussen een project- en productteam

Een projectteam wordt slechts tijdelijk samengesteld – namelijk voor de duur die het uit te voeren project nodig heeft. Het interessante daaraan: de leden van een projectteam komen meestal uit verschillende teams of afdelingen binnen een organisatie. Ze worden vanwege hun specifieke expertise samengebracht in één team om het project of de productontwikkeling uit te voeren, zodat ze in hun rollen gezamenlijk de taken van het project zinvol en efficiënt kunnen aanpakken.

Deze vorm van tijdelijke teamopbouw geldt ook voor productteams. Maar alleen wanneer het (her)ontwerp van een product wordt beschouwd als een in tijd afgebakend project en het team zich daarna weer opheft. Als een team belast is met de continue en iteratieve verbetering van een product, blijft het in zijn samenstelling bestaan.

Wanneer het projectteam of productteam niet zelforganiserend werkt, komt het projectmanagement bij een extra persoon te liggen – dit is dan een projectleider, teamleider, Product Owner of projectmanager. Met of zonder manager: een projectteam werkt samen aan het doel van het project, respectievelijk een productteam aan de creatie of verbetering van het product, en neemt de verantwoordelijkheid voor het succes op zich.

Uitdagingen voor projectteams en productteams

Juist wanneer de medewerkers van een product- of projectteam normaal gesproken niet samen in hetzelfde team werken, moet de betreffende lead zich bewust zijn van de volgende uitdagingen en daar oplossingen voor vinden.

Onderling vertrouwen

Omdat de teamleden elkaar nog helemaal niet kennen of misschien voor het eerst samen aan een onderwerp werken, is er meestal nog geen jarenlang opgebouwd vertrouwen. Dit ontstaat pas geleidelijk en kan door passende maatregelen vanuit de leidinggevenden worden bevorderd.

Competentie varieert

Het projectteam wordt zo samengesteld dat elke benodigde rol ook daadwerkelijk wordt ingevuld. Dit leidt ertoe dat elk teamlid competenties en ervaring uit verschillende gebieden en misschien zelfs branches meebrengt. Dit erkennen en zelfs als voordeel beschouwen, kan in het begin weerstand en conflicten binnen het team oproepen. Het behoort tot de taken van de projectmanager om een sfeer van wederzijds respect en begrip te creëren.

Communicatie extra belangrijk

Juist omdat de leden van het project- of productteam misschien voor het eerst met elkaar samenwerken, zijn regelmatige onderlinge communicatie en het uitwisselen van informatie extra belangrijk. Want wat in ingespeelde teams op een heel natuurlijke en vaak informele manier plaatsvindt, moet in een nieuw projectteam eerst worden opgebouwd.

Bij grotere teams of teams die niet op dezelfde locatie samenwerken, moet de projectmanager geschikte communicatiekanalen beschikbaar stellen.

Teamgrootte bewust afwegen

Voor de groepsgrootte van een projectteam geldt de regel: zo klein mogelijk, zo groot als nodig. Want natuurlijk moeten alle belangrijke rollen in het team bezet zijn, zodat de aanstaande taken efficiënt kunnen worden opgelost. Maar met elk extra lid stijgt ook de complexiteit in de teamopbouw en daarmee de behoefte aan projectmanagement: beslissingen duren langer, het conflictpotentieel is hoger en het wordt moeilijker om op korte termijn vergaderingen te plannen.

In tegenstelling tot productteams, waar bijvoorbeeld Scrum Teams voor 100% aan het product werken, zijn projectteams doorgaans slechts met een deel van hun werktijd actief binnen een project.

Vrijstelling van andere taken tijdens de projectfase:

Omdat het projectteam zich met volle aandacht aan het nieuwe project moet wijden, moeten de gebruikelijke taken van de leden waar mogelijk binnen hun oorspronkelijke teams (bijv. marketing, productontwikkeling, sales) worden verdeeld.

Rollen in het project- en productteam

Rollen in het projectteam

In een projectteam kunnen enkele of alle van de volgende rollen voorkomen:

• Opdrachtgever (zoals klanten of iemand uit het management van de organisatie, hetzij als onderdeel van het projectteam of als iemand van buitenaf die de eisen stelt),
• Projectleider,
• Projectmedewerker,
• Projectsponsor (verantwoordelijk voor de financiën van het project; belangrijk: deze persoon maakt deel uit van het projectteam en heeft belang bij het succes van het project, meestal voorzitter van de stuurgroep),
• bij grotere projecten: stuurgroep, ook wel Steering Committee of Control Board genoemd.

Rollen van het productteam

Een productteam vormt het snijvlak tussen business, user experience en technologie en bestaat meestal uit rollen zoals:

• Chief Product Officer / Head of Product, die het productdomein op organisatorisch niveau leidt,
• Productmanager of Product Owner, die zich binnen de organisatie inzetten voor de belangen van de klant,
• Designer,
• Ontwikkelaar,
• Product Marketing Manager

Productteams die met Scrum werken, benoemen hun rollen als Product Owner, Scrum Master en Development Team.

Methoden van project- en productteams

Om vanaf het begin een consistente projectorganisatie te vestigen, moet al vóór de start de methode voor het management van het project worden vastgelegd. De keuzemogelijkheden zijn:

• Agile methoden zoals Scrum of Kanban
• Watervalmethode
• Klassieke projectmanagementmethoden (ITIL etc.)

De grootste verschillen tussen project- en productteams

Zoals uit de vergelijking duidelijk is geworden, verschillen project- en productteams vooral in de tijdsinvestering van de teamleden. Terwijl bijvoorbeeld een Scrum Team voor 100% aan een product werkt, gaat het bij projecten meestal om aanzienlijk kleinere tijdsaandelen. Bovendien kan het voorkomen dat personen in meerdere projecten werken, maar eigenlijk nooit aan meerdere producten.

De benaming van de rollen en ook het takenpakket kan per organisatie en vakgebied soms aanzienlijk van elkaar verschillen. Daarnaast worden begrippen uit de klassieke waterval-projectsturing soms ook in andere managementmethoden toegepast.