Agile Documentatie: Meer praten, minder schrijven
Waarom eigenlijk documentatie in Agile?
Agile requirements en agile documentatie hebben een gemeenschappelijk basisprincipe: meer praten, minder schrijven. Het doel van User Stories is om slechts voldoende informatie vast te leggen om in de toekomst gesprekken over een gewenste functionaliteit op gang te brengen. Agile documentatie zou een vergelijkbaar doel moeten hebben: Alleen zoveel documentatie creëren dat het nog nuttig is in plaats van overbodig.
Documenten zijn alleen zinvol als ze ook daadwerkelijk gelezen worden
Als je nadenkt over welke documentatie bij een project nodig is, moet je eerst bekijken welke documenten in dit of in eerdere projecten regelmatig of juist nooit gebruikt werden. Stimuleer de discussies die ontstaan wanneer het team over de verschillende documentatiemogelijkheden praat. Tijdens deze discussies worden vaak documenten ontmaskerd die in het verleden niet voor hun eigenlijke doel werden gebruikt of helemaal niet werden ingezet.
Alle documenten die regelmatig werden gebruikt, moeten ook gewoon blijven bestaan. Documenten die niet werden gebruikt, moeten waarschijnlijk worden afgeschaft (tenzij ze vanwege wet- of regelgeving verplicht zijn). Over alles wat daartussenin valt, zou het team moeten stemmen of op een andere manier tot een ja-/nee-beslissing komen.
Maar stop hier niet. Voor elk document dat blijft bestaan, moet het team zich afvragen of er geen alternatief is waarbij meer gepraat en minder geschreven wordt.
Voorbeeld van onnodige documentatie
Een team waarmee ik ooit werkte, moest bijvoorbeeld voor elke doorgevoerde wijziging een zogenaamd „Database Impact Report" schrijven. De meeste wijzigingen hadden echter helemaal geen invloed op de database, waardoor de 20 vragen van het vijf pagina's tellende rapport bijna allemaal met „geen impact" werden beantwoord.
Dit document werd vervangen door een extra vraag op de Deployment Checklist: „Zijn wijzigingen in de database meegenomen?"
Conclusie
Agile Teams zijn niet per definitie tegen documentatie. Ze zoeken wel naar mogelijkheden om van documenten naar discussies over te stappen. Eén manier om dat te doen is zoeken naar alternatieven voor in ieder geval een deel van de bestaande documenten.
En dat zal je helpen om succesvol te zijn met Agile.
Wil je Agile beter begrijpen en leren hoe je jouw team het beste kunt helpen? Volg dan nu een Scrum Master Training en word binnen drie dagen gecertificeerd Scrum Master via de Agile Academy.
Dit artikel is oorspronkelijk geschreven door Mike Cohn en door ons vertaald.
