Resultaten van retrospectives in actie omzetten

Soms hoor ik van teams dat ze gestopt zijn met het houden van retrospectives, omdat ze geen verbeteringen konden waarnemen. Vaak blijkt dan dat ze geen goede verbeteracties uit de retrospectives hebben gehaald, of dat de acties niet zijn uitgevoerd en daardoor steeds weer terugkwamen in de retrospective.

Als je niet handelt, kun je ook niets verbeteren! Hier zijn een aantal tips over hoe je uitvoerbare acties uit de retrospective haalt en hoe je ervoor zorgt dat ze ook daadwerkelijk worden uitgevoerd.

De Retrospective

Agile retrospectives helpen teams om zich continu te verbeteren. In de retrospective bedenken de teamleden wat ze in de volgende iteratie kunnen ondernemen om zich te verbeteren. Het uitvoeren van deze acties in de volgende iteratie zal uiteindelijk het werk en de prestaties van het team verbeteren.

Retrospectives kunnen bij Scrum of Kanban worden ingezet om het werk van het team te plannen en op te volgen. Dat is ook de reden waarom je retrospectives regelmatig zou moeten houden. Alleen als je regelmatig het nut van de uitgevoerde acties toetst, zul je tot een beter resultaat komen.

Uitvoerbare acties uit de retrospective halen

Echt duurzame verbeteringen uit retrospectives beginnen ermee dat de resultaten van de retrospectives uitvoerbaar worden gemaakt. Ik probeer er altijd voor te zorgen dat de teamleden met acties uit een meeting komen die ze direct in de volgende iteratie kunnen en zullen uitvoeren. Deze acties moeten aan het Status Board en/of de backlog worden toegevoegd, zodat ze altijd goed zichtbaar zijn en niet in vergetelheid raken.

Uitvoerbare acties zijn voor mij:

• klein maar krachtig
• duidelijk en begrijpelijk
• zo geformuleerd dat het bijbehorende voordeel helder herkenbaar is

Je moet ook het "waarom" verduidelijken:

• Waarom is er voor deze reden, voor deze actie gekozen?
• Waarom is dit het probleem dat we moeten oplossen?
• Wat is het verwachte voordeel?

Dit zal het team motiveren om de acties ook daadwerkelijk uit te voeren!

Alleen het variëren van de opzet van retrospectives – hoewel nuttig – lost in de meeste gevallen geen problemen op. Je kunt er natuurlijk wel betere acties mee vinden, omdat je met verschillende methoden ook verschillende inzichten kunt opdoen. Hoe je de retrospectives vormgeeft is zeker belangrijk, maar je moet de teams erop wijzen dat je als zelforganiserend team ook zelf verantwoordelijk bent voor hoe je werkt en wat er verbeterd moet worden.

Verbetermaatregelen uit de retrospective uitvoeren

Wanneer ik een team coach, probeer ik te helpen door de teamleden eraan te herinneren de benoemde maatregelen ook daadwerkelijk in de volgende iteraties mee te nemen. Dat zou bijvoorbeeld het geval zijn bij een Daily Standup Meeting, wanneer ik met de teamleden praat of wanneer ze een review doen enzovoort. Ik coach ook de Scrum Masters en herinner hen eraan om de dingen die ze oorspronkelijk wilden doen, ook daadwerkelijk uit te voeren.

Hier is een voorbeeld van een team waarmee ik heb samengewerkt: Ze hielden een retrospective en kwamen erachter dat hun vaardigheden en kennis (omdat ze een multidisciplinair team waren) verspreid waren over de individuele teamleden. Zoals Jerry Weinberg het uitdrukt in zijn Wet van de Frambozenjam uit zijn boek The Secrets of Consulting: hoe meer je iets verspreidt, des te dunner wordt het. In sommige gevallen was er maar één persoon die een bepaalde taak kon uitvoeren, en dat was onwenselijk.

Het team definieerde een maatregel voor "meer pair work". Deze maatregel was wat vaag geformuleerd, maar we kwamen overeen om het te zien als een mogelijkheid voor mensen om samen te werken en nieuwe vaardigheden en competenties te ontwikkelen. Op die manier werd de maatregel uitvoerbaar.

Tijdens een iteratie merkte het team dat ze bij een task vastliepen. Een deel van de software moest getest worden, maar de testers waren nog bezig met het testen van andere modules. In het Standup Meeting noemde een van de ontwikkelaars dat hij deze taak graag op zich zou nemen, maar weinig ervaring ermee had. De Scrum Master vroeg de testers of een van hen met de ontwikkelaar kon samenwerken om hem te laten zien hoe je test. Daarbij verwees hij naar de maatregel op het taskboard en herinnerde het team eraan dat dit iets was waar ze eerder in deze iteratie mee hadden ingestemd. Een van de testers stelde zich dus beschikbaar en werkte een paar uur samen met de ontwikkelaar.

Het bleek dat dit volledig voldoende was om de ontwikkelaar ook te laten testen. Door het beantwoorden van een paar vragen was hij uiteindelijk in staat om deze taak af te ronden. Ook in de volgende iteraties werkte hij aan enkele tasks waarbij hij tests uitvoerde en werd zo steeds beter. Het team was daardoor in staat om veel meer tests uit te voeren en User Stories af te ronden, aangezien het testen meestal een knelpunt was en de reden dat Stories niet afgerond konden worden.

Zorg er dus altijd voor dat de verbetermaatregelen goed zichtbaar zijn. Dit helpt om deze maatregelen ook daadwerkelijk uit te voeren wanneer de gelegenheid zich voordoet, omdat ze altijd zichtbaar zijn voor de teamleden.

Opvolging van verbetermaatregelen

Normaal gesproken begin ik een retrospective door naar de verbetermaatregelen van het vorige meeting te kijken, om te achterhalen of ze allemaal zijn uitgevoerd. Als dat niet het geval is (en ik vraag teams altijd om de maatregelen zo te formuleren dat ze in één iteratie afgerond kunnen worden), dan vraag ik het team waarom ze dat niet voor elkaar hebben gekregen.

Soms zijn het simpelweg te veel maatregelen (dan raad ik bepaalde oefeningen aan om de belangrijkste maatregelen te vinden). Soms zijn er echter diepere oorzaken waarom een team zich niet kan verbeteren (in dat geval raad ik een oorzakenanalyse aan).

Teams zouden in principe met een bepaald aantal maatregelen uit de retrospective moeten komen die ze in de volgende iteratie daadwerkelijk kunnen afronden. Met kleine stappen kun je een duurzame en continue verbetering bereiken.

Continue verbetering door retrospectives

De retrospective is veel meer dan alleen een meeting aan het einde van een iteratie. Het gaat erom een cultuur te creëren waarin teams permanent hun manier van werken kunnen verbeteren.
Ik hoop dat ik je een paar ideeën heb kunnen meegeven over hoe je daadwerkelijk uitvoerbare maatregelen uit retrospectives kunt halen.

Als je interesse hebt in retrospectives of een Scrum Master Training, kijk dan eens bij het aanbod van de Agile Academy. Diepgaande kennis over retrospectives bieden we aan in onze Deep Dives.

Deze tekst is afkomstig van de blog van Ben Linders en is door ons naar het Nederlands vertaald.