Wat is een unconference?
Ben je geïnteresseerd in het concept „Unconference" oftewel Open Space? Wil je misschien zelf een Unconference of een Open Space Format organiseren? Ben je uitgenodigd voor een Unconference of een Open Space en wil je je er nu over informeren? Dan ben je hier aan het juiste adres!
Dit document is een samenvatting. Voor meer informatie en handleidingen kun je dit Ebook (van Henrik Kniberg) bekijken.
Wat is een Unconference?
Een Unconference is in feite een conferentie zonder vast vooraf bepaalde onderwerpen. Er is een globale structuur en een overkoepelend motto, maar de concrete onderwerpen van een Unconference worden spontaan door de deelnemers bepaald en de werkgroepen (breakout groups) worden volledig dynamisch op basis van interesse en relevantie gevormd.
Als je het Open Space Format al kent, dan is een Unconference eigenlijk gewoon een Open Space Event met een extra structuur aan het einde, zodat het beter werkt als intern bedrijfsevenement.
Het is een geweldig format als je een extreem flexibele, door de deelnemers bepaalde agenda en structuur wilt hebben. Al jarenlang gebruik ik dit format bij Crisp, Spotify, Lego en andere klanten, en het lijkt zich viraal te verspreiden binnen organisaties. Meestal heb ik een Unconference met 20-80 mensen georganiseerd, die dan vaak iets zeiden als: „Alle conferenties zouden zo moeten zijn" of „Dit was de beste conferentie waar ik ooit ben geweest".
Disclaimer: Ik heb de term Unconference niet bedacht en ben niet verantwoordelijk voor de definitie. Dit is dus puur mijn persoonlijke mening over dit onderwerp.
Wat zijn de voordelen van dit format?
De belangrijkste voordelen van zo'n gedecentraliseerde opzet zijn:
Meer energie. Mensen concentreren zich op dingen die voor hen belangrijk zijn.
Minder planningswerk. Niemand hoeft vooraf tijd vrij te maken om een gedetailleerde agenda op te stellen.
Meer flexibiliteit. Zodra alle deelnemers bij elkaar zijn gekomen, kunnen er onverwachte onderwerpen naar voren komen die bijzonder interessant en belangrijk zijn. Met een dynamische agenda kun je het moment grijpen en de maximale waarde uit de conferentie halen.
Spontane gesprekken. Vaak zijn de informele gesprekken tussen verschillende mensen in uiteenlopende rollen, die normaal niet met elkaar praten, het meest waardevolle van een conferentie. Mensen leren elkaar kennen, wisselen kennis uit en bouwen vertrouwen op. Het Open Space format ondersteunt precies dat.
Als het doel van een conferentie is om samenwerking en communicatie te bevorderen, dan kan een unconference precies dat doen op een eenvoudigere, leukere en effectievere manier!
Wat zijn de mogelijke nadelen?
Als je wilt dat mensen over een specifiek onderwerp praten of bepaalde beslissingen nemen, is dit format misschien niet optimaal (of het zou op z'n minst aangepast moeten worden). Omdat dit type conferentie volledig gebaseerd is op de betrokkenheid van de deelnemers, beslissen de deelnemers zelf waar ze over willen praten – en dat is misschien niet wat jij wilt. Als organisator geef je alleen het motto mee en laat je de rest aan de anderen over.
De vraag is dus: in hoeverre moet je het gesprek onder controle houden en hoeveel vertrouwen heb je erin dat andere mensen hun tijd op de best mogelijke manier besteden? Als je het niet zeker weet, probeer dan eens de controle los te laten en kijk wat er gebeurt. Je zult verrast zijn!
Wat? Is er dan helemaal geen structuur?
Natuurlijk is er structuur. Maar die is heel minimalistisch vergeleken met andere conferenties.
De organisator definieert een overkoepelend motto, ook wel Theme genoemd. Dat kan bijvoorbeeld zoiets zijn als: "Hoe dit project totaal geweldig wordt" of "Wat zijn onze grootste uitdagingen en hoe gaan we daarmee om?" of "Hoe ziet versie 2.0 van ons bedrijf eruit?".
Het motto is enorm belangrijk, omdat het de juiste mensen aantrekt voor het event (en de verkeerde mensen afschrikt). Deelname moet daarom absoluut vrijwillig zijn. Zodra je een inspirerend motto, een ervaren moderator en de juiste mensen in de zaal hebt, kan dit event alleen nog maar een succes worden!
De organisatoren definiëren daarnaast een heel globale structuur – meestal volgens dit patroon:
Deel 1: Intro & Het opstellen van de unconference-agenda
Iedereen komt samen (meestal in een kring) en de moderator legt het motto van de dag uit, samen met de belangrijkste principes voor het houden van dit soort conferenties.
Vervolgens identificeren de deelnemers de afzonderlijke onderwerpen en werken ze samen om deze over de zogenaamde breakout slots te verdelen. Zo goed als alles kan een "onderwerp" worden – een discussie, een vraag, een presentatie, een demonstratie, een wandeling, een pair-programming sessie of wat dan ook.
Deel 2: Breakout Slots
In de ruimte zijn er meerdere hoeken voor de verschillende breakouts. Al deze plekken hebben een flipchart en een paar stoelen. Het tijdschema laat zien wanneer welke sessie waar plaatsvindt. De sessies duren meestal circa 45 tot 60 minuten.
Iedereen kan zelf bepalen waar hij of zij naartoe wil: dat is de wet van de twee voeten (Law of 2 Feet): "Als je daar waar je nu bent niets kunt leren, bijdragen of plezier kunt hebben, gebruik dan je twee voeten en ga ergens heen waar je wél iets kunt leren, bijdragen of plezier kunt hebben."
De deelnemers kunnen zich vrij bewegen en hoeven niet in de geplande breakout sessies te blijven. Er kunnen ook spontaan gesprekken ontstaan bij de koffiemachine of op het balkon. De breakouts hoeven niet bij het betreffende onderwerp te blijven, want mensen mogen praten over alles waar ze maar over willen praten.
De timebox is slechts een ruwe richtlijn. Soms duurt een gesprek maar 20 minuten, soms willen mensen een heel uur over een onderwerp praten. De wet van de twee voeten is belangrijker dan al het andere, daarom is het tijdschema niet vastgelegd, maar slechts een richtlijn om een idee te hebben waar je twee voeten je naartoe brengen.
Voor elk onderwerp is er een verantwoordelijke die de acties/beslissingen/inzichten (voor zover die er zijn) vastlegt. Normaal gesproken is dat de persoon die het onderwerp heeft voorgesteld. Deze rol kan echter ook door iemand anders worden overgenomen, aangezien alles vrij informeel is.
Deel 3: Samenkomen en informatie delen
De hele groep komt weer bij elkaar. De deelnemers kunnen nu alle acties/beslissingen/inzichten/vragen die tijdens de sessies naar voren zijn gekomen, met de andere mensen delen.
Het is helemaal oké als er uit je sessie niets concreets is voortgekomen. Vaak zijn de gesprekken en het persoonlijke contact op zich al waardevol genoeg.
Ook alle andere onderwerpen die de hele groep aangaan (zoals bijvoorbeeld beslissingen die iedereen raken) worden besproken.
Vóór de intro kan de organisator ook nog verschillende andere elementen toevoegen, zoals inspirerende sprekers die relevante context of relevante kennis kunnen bijdragen. Hij kan ook aan het derde deel van de conferentie elementen toevoegen om resultaten op een iets formelere manier vast te leggen. Soms zijn er ook nog extra bijeenkomsten, bijvoorbeeld na de lunchpauze (om de resultaten van de ochtend samen te brengen).
Deel 2 (de breakout sessies) is vrij van elke vorm van onderbreking en de moderator bemoeit zich zo min mogelijk.
Wet van de twee voeten
Ik heb de wet van de twee voeten al genoemd. Maar omdat deze zo belangrijk is, wil ik er nog een eigen paragraaf aan wijden. Het is de enige wet bij Open Space en bij unconferences.
"Als je daar waar je nu bent niets kunt leren, bijdragen of plezier kunt hebben, gebruik dan je twee voeten."
In de kern betekent dit dat we ervan uitgaan dat mensen verantwoordelijkheid nemen en hun tijd zo goed mogelijk benutten. Als de organisator en alle deelnemers dit in het achterhoofd houden, zal zo goed als elk probleem en elke vraag zich vanzelf oplossen.
Wil je graag een keer praktisch kennismaken met het Open Space format? Bezoek dan de netwerkbijeenkomst Scrumtisch (bijvoorbeeld de Scrumtisch Köln), die in veel steden in Duitsland regelmatig plaatsvindt.
