Wat is een Working Agreement Canvas voor werkafspraken?
Enkele jaren geleden stuitte ik op dit citaat van Patrick Lencioni (auteur van het boek: "De 5 frustraties van teamwork").
„Niet financiën. Niet strategie. Niet technologie. Het is teamwerk dat het ultieme concurrentievoordeel blijft, omdat het zo krachtig en zo zeldzaam is".
Deze uitspraak sprak me meteen aan, want hoewel ik deel heb uitgemaakt van enkele uiterst succesvolle en goed presterende teams, heb ik ook teams meegemaakt die echt niet functioneerden. Een van de belangrijkste pijlers voor hoge prestaties in teams zijn gezamenlijk opgestelde regels of werkafspraken.
Ongeacht of het om een Scrum Team gaat of een ander type team, het opstellen van werkafspraken helpt om gezamenlijke normen vast te stellen en het pad dat vrijwel elk team doorloopt veel sneller te bewandelen. Het "Working Agreement Canvas" is een eenvoudig hulpmiddel dat het opstellen van deze werkafspraken vergemakkelijkt en ervoor zorgt dat iedereen de belangrijkste onderdelen onthoudt. Laten we dus beginnen met het werken aan een Working Agreement Canvas dat de werkafspraken van een team bevat.
Het Working Agreement Canvas voor werkafspraken
Het Working Agreement Canvas bestaat uit 4 bouwstenen:
- Wie zijn wij en wat zijn onze vaardigheden?
- Waarom werken we samen, wat willen we bereiken?
- Hoe zijn we van plan om met elkaar om te gaan en samen te werken?
- Wat gaan we concreet doen?
Onze aanbeveling is om het canvas van links naar rechts door te nemen, maar je kunt ook ergens anders beginnen als je daar een reden voor ziet.
Wie?
In deze bouwsteen draait het om de mensen en het team. Wie zijn wij? Hoe willen we ons team noemen? Hoe worden de rollen en verantwoordelijkheden verdeeld? Wat zijn onze vaardigheden? En waar zien we hiaten en groeikansen?
Al deze vragen spelen aan het begin van een project een belangrijke rol, omdat ze ons helpen te bepalen wie het beste geschikt is voor wat en waar we mogelijke knelpunten in vaardigheden zien. Zoals bij alle volgende bouwstenen geldt ook voor het "Wie?" dat het een levend document is. In de loop van de tijd kan onze teamsamenstelling of onze vaardigheden veranderen. Dan moeten we het Working Agreement Canvas mogelijk bijwerken.
Waarom?
Waarom werken we samen? Wat is de opdracht of het productdoel dat we willen bereiken? Naar welke bedrijfsresultaten werken we toe en hoe gaan we onze voortgang en ons succes bijhouden?
Deze bouwsteen kan veel eenvoudiger ingevuld worden als een team eerst het productdoel heeft opgesteld. Je kunt dus ook met deze bouwsteen beginnen en later dieper in de formulering van het productdoel duiken. Welke volgorde je ook kiest, zorg ervoor dat niet alleen binnen het team overeenstemming wordt bereikt over dit deel van de werkafspraken, maar ook met de belangrijkste belanghebbenden & stakeholders.
Hoe?
Hier draait alles om onze waarden, zowel als team als als organisatie. Het is belangrijk dat we het erover eens zijn of we bijvoorbeeld een hoog tempo met snelle decentrale beslissingen waarderen, of dat we het oké vinden om langzamer te gaan en tegelijkertijd de tijd te investeren om ieders input te krijgen en consensus te zoeken.
Besteed hier niet te veel tijd aan en houd je niet bezig met filosofische vragen. Bedenk vooral dat waarden de dingen zijn die we doen… hoe we ons op het werk presenteren. Alles wat we in deze bouwsteen stoppen, moet voor ons in ons dagelijks werk een significante betekenis hebben.
Wat?
In deze bouwsteen gaat het om alle concrete zaken, bijvoorbeeld hoe lang onze iteratie duurt, op welke dag we Sprint Planning doen, wie zich ontfermt over het uitnodigen van mensen enzovoort. – Daarnaast gaat het om de afstemming en transparantie bij onderwerpen zoals de Definition of Done en de Definition of Ready, als jullie daarvoor kiezen – wij raden op basis van ervaring aan om dit te doen.
Nog één ding
Of eigenlijk twee 😉 Als meerdere teams aan hetzelfde product werken, overweeg dan om een gezamenlijke werkafspraak op te stellen. Het is belangrijk om als grotere groep samen te werken. Denk er ook aan om de opgestelde werkafspraken van tijd tot tijd te herzien. Dat betekent niet dat dit bij elke Sprint moet gebeuren (dat hangt wel af van de Sprint-lengte), maar het moet altijd gebeuren wanneer je merkt dat er iets niet klopt. Dan is het waarschijnlijk een goed idee om de gezamenlijke werkafspraken opnieuw te bekijken en tegelijkertijd te controleren of het team er nog aan vasthoudt en/of ze bijgewerkt moeten worden.
In die geest: veel plezier met het gebruik van het Working Agreement Canvas. We hopen dat het een kleine rol zal spelen bij het opbouwen van betere teams, om de samenleving productiever, menselijker en duurzamer te maken.
Je kunt het hierboven afgebeelde „Working Agreement Canvas" hier downloaden.
Certified Scrum Master Training
Als je meer wilt weten over hoe je het Working Agreement Canvas en andere concepten kunt gebruiken om geweldige teams te vormen, raden we een van onze gecertificeerde Scrum Master trainingen aan!
