Zombie Scrum

Het framework Scrum wordt in een organisatie Zombie Scrum wanneer de oorspronkelijke ideeën en richtlijnen niet consequent worden toegepast en nageleefd. Het resultaat:

Het eigenlijk krachtige, inspirerende en levendige framework kan niet goed werken en zich ontplooien, sterft af en levert je organisatie daardoor ook geen voordelen op. In plaats daarvan wordt het als een zombie (= een van zijn ziel beroofde onbezield wezen) meegesleept, "vegetert" voor zich uit en "infecteert" in het ergste geval de werksfeer.

Symptomen van Zombie Scrum

Je herkent met Zombie Scrum geïnfecteerde organisaties aan de volgende symptomen:

• Scepsis, frustratie en onvrede overheersen op het werk in plaats van plezier en inspiratie.
• Scrum Master en Product Owner worden gezien als sturende en controlerende teamleiders in plaats van ondersteunende facilitators. Ze nemen zelden tot nooit deel aan Sprint Review of Sprint Planning.
• De deelname aan Daily Meetings schommelt, de meetings worden verschoven of vinden alleen nog onregelmatig plaats.
• Andere Scrum Events zoals Sprint Planning en Review vallen steeds weer uit, worden helemaal niet gepland of worden zonder Timeboxes onnodig lang uitgerekt.
• Leden van het Scrum Team durven niet openlijk fouten toe te geven of verbeteringen voor te stellen.
• De Product Backlog wordt niet consequent onderhouden en bijgewerkt.
• In het Scrum Team stapelen zich taken op die niet in de Sprint waren voorzien.
• Belangrijke informatie wordt niet (volledig) doorgegeven.
• Key Stakeholders sturen Change Requests alleen nog per e-mail naar individuele leden van het Scrum Team, in plaats van persoonlijk aan de Sprint Review deel te nemen.
• De focus op wensen van klanten en stakeholders ontbreekt. In plaats daarvan worden dingen ontwikkeld op basis van ideeën van individuele leiders.
• Het Scrum Team levert geen volledig geïntegreerde Product Incrementen. Het legt bijvoorbeeld de Definition of Done voor werkende software zeer ruim uit of richt zich er helemaal niet naar.
• Obstakels binnen de Scrum Teams en de organisatie worden niet opgelost en er vindt nauwelijks learning plaats.
• Er is in het Scrum Team vrijwel geen emotionele reactie op een mislukte of succesvolle Sprint.
• Items die in de Sprint niet zijn afgerond, worden als vanzelfsprekend naar volgende Sprints verschoven. Of de lengte van de Sprint wordt naar believen aangepast.
• Er is geen ambitie merkbaar om de situatie te verbeteren.

Welke factoren bevorderen het ontstaan van Zombie Scrum?

Wanneer een organisatie onbewust Zombie Scrum ontwikkelt, ligt dat meestal minder aan individuele personen, maar meer aan diepgewortelde mechanismen in het systeem die botsen met de waarden van Agile. Hier enkele voorbeelden:

• Controle loslaten en vertrouwen valt moeilijk: Als huidige besluitvormers er moeite mee hebben om teams zelfstandig te laten werken, kan Self-Management / Self-Organization en daarmee snel reageren niet goed plaatsvinden. Ook klantrelaties die niet op vertrouwen zijn gebaseerd, belemmeren self-managing teams in hun Continuous Improvement. Vooral wanneer er simpelweg strikte (deels verouderde) contractuele vereisten moeten worden afgewerkt.
• Verandering valt moeilijk: Vooral in zeer traditionele organisaties wordt de invoering van nieuwe werkwijzen vaak als bedreigend ervaren. Dit leidt tot trage of halfhartige implementatie.
• Transparantie valt moeilijk: In hiërarchisch georiënteerde organisaties kan het een drempel zijn om transparantie en open communicatie in alle richtingen echt te leven.
• Er is geen gezonde foutencultuur: Fouten worden niet gezien als kans voor snelle verbetering, maar als iets dat vermeden en verdoezeld moet worden.
• Scrum wordt niet goed en slechts gedeeltelijk ingevoerd: Als de pijlers en voordelen van het Scrum Framework niet voor alle medewerkers duidelijk zijn, ontbreekt vaak de wil om de verandering mee te dragen.
• De organisatie werkt niet volledig volgens Scrum: Werkt bijvoorbeeld alleen het Development Team met het Scrum Framework, dan ontbreken vaak begrip en draagvlak in de rest van de organisatie. Dit maakt coöperatieve processen binnen het bedrijf bijzonder moeizaam – evenals afhankelijkheden van andere teams of het management.
• Focus op het gewenste succes ontbreekt: Als Scrum alleen wordt ingevoerd omdat "iedereen het doet", was voor de bestaande uitdagingen misschien een andere oplossing geschikter geweest.
• Doelen, zingeving en waardebegrip ontbreken: Zonder gezamenlijke doelen en zonder een instelling die gericht is op de waarde voor de klant (value-driven), ontbreken zingeving, urgentie en commitment in het werk. Scrum kan in zo'n werkomgeving niet gedijen.

Hoe kun je Zombie Scrum in je Scrum Team vermijden of genezen?

Een organisatie die op een gezonde en consequente manier ("healthy Scrum") met het Scrum Framework werkt, herken je aan de overheersende levendigheid. Deze kun je bijvoorbeeld op de volgende punten stimuleren om Zombie Scrum te vermijden of te genezen:

• Regelmatige reflectie: Gebruik met je Scrum Team de Retrospective – niet alleen om steeds weer oude problemen te bespreken, maar ook om groot te dromen en Continuous Improvement te bevorderen.
• Actieve feedbackcultuur: Er moet een open communicatiecultuur heersen waarin iedereen het durft om fouten, learnings en verbeteringen openlijk te bespreken.
• Voortdurende uitwisseling: De communicatie vindt niet alleen binnen de teams plaats, maar ook met andere teams, Stakeholders, klanten en de markt. Dit bevordert wederzijds begrip en vertrouwen.
• Gesprekken over mogelijke verbeteringen van de situatie: In plaats van een toestand van berusting te accepteren, moeten er regelmatig gesprekken over mogelijke verbeteringen plaatsvinden (eventueel met externe Scrum-experts of Agile Coaches). Dit bevordert de bereidheid om zich van Zombie Scrum richting healthy Scrum te ontwikkelen.
• Geleefde zelforganisatie van teams: De leden van een gezond Scrum Team organiseren en motiveren zichzelf. Er is geen klassieke controle "van bovenaf" nodig.
• Zingeving en commitment bevorderen: Dit bereik je bijvoorbeeld door in het Sprint Planning aan het team te vragen welke impact ze in de volgende Sprint willen maken, welke waarde ze voor de klant willen creëren etc. In de Daily Scrum kijken jullie vervolgens naar welke voortgang het team richting zijn impact-doelen en het Sprint Goal al heeft bereikt.
• Gevoel van gezonde urgentie: Neigt je team ertoe om Sprints te verlengen? Dan kan het helpen om een Sprint van 3 of 4 weken te verkorten naar 2 weken. Dit bevordert focus en commitment.
• Consequente Scrum-invoering vanaf het begin: Het kan lonen om één of meerdere leden van je team in het Scrum Framework te laten opleiden en in rollen als Scrum Master of Product Owner te laten trainen. Of je organisatie laat zich bij de invoering van Scrum ondersteunen door externe experts. Zo is gewaarborgd dat Scrum vanaf het begin consequent en correct wordt ingevoerd en de rollen constructief worden ingevuld.

Meer over Zombie Scrum

Als je meer over Zombie Scrum wilt leren aan de hand van praktische voorbeelden, is het de moeite waard om een blik te werpen in het boek "Zombie Scrum Survival Guide" van Christiaan Verwijs, Johannes Schartau en Barry Overeem (verschenen 11/2020).