Het agile ministerie: Een interview met Sebnem Andresen
Vandaag is het tijd voor het volgende interview in ons kennisgedeelte. Om precies te zijn wordt dit de aftrap van een alumni-reeks met voormalige trainingsdeelnemers, die jullie vertellen hoe hun dagelijkse werk eruitziet, waarom ze destijds een training hebben geboekt of gebruik hebben gemaakt van onze consultingdiensten, en hoe ze sindsdien hun agile kennis in de praktijk toepassen.
Nadat ons eerste interview al zoveel positieve feedback heeft opgeleverd, zijn we benieuwd wat jullie van onze "Best Practice" alumni vinden.
Zonder verder omhaal en voordat ik te veel verklap, wil ik meteen met het interview beginnen. Onze gast van vandaag is Sebnem Andresen.
Scrum Academy
Lieve Sebnem, heel erg bedankt dat je de tijd neemt om ons een interview te geven. Voordat we de lezers nog langer in spanning houden: stel je even voor en vertel ons wie je bent en wat je doet.
Sebnem Andresen
Graag. Ik ben Sebnem Andresen, 45, getrouwd, moeder van een dochter en werk al 16 jaar in de IT-sector, afwisselend als project- en als productmanager. De afgelopen 6 maanden was ik via het Work4Germany-programma als fellow werkzaam bij het Duitse Bondsministerie voor Verkeer en Digitale Infrastructuur. Daar heb ik veel indrukken opgedaan over hoe de overheid werkt en hoe de werkstructuren daar zijn opgebouwd. Ik heb ook veel interessante projecten van het ministerie en heel veel mensen uit verschillende afdelingen mogen leren kennen.
Work4Germany is een programma onder beschermheerschap van Helge Braun (Bondskanselier) en is sinds enkele maanden een federaal agentschap. Het doel van Work4Germany is om mensen uit het bedrijfsleven die methodisch sterk zijn, naar de bondsministeries te brengen om daar agile werken te introduceren. Het was een heel boeiende tijd met veel indrukken en ik ben dankbaar dat ik eraan heb mogen deelnemen.
Scrum Academy
Dat klinkt echt heel spannend en het doet me goed dat het programma zo veelbelovend van start is gegaan. Hoe en wanneer heb je de weg naar onze trainingen gevonden?
Sebnem Andresen
Ik heb de afgelopen jaren veel ervaring opgedaan in de agile wereld, denk aan Dailies, Reviews en Retro's in projectmanagement. Ik wilde mijn kennis verdiepen, de filosofie van Scrum vanaf de basis leren en een certificaat behalen. Ik heb via de TAM Academy de weg naar jullie gevonden en daarna met Sohrab gebeld. Ik was meteen enthousiast. Ik heb bij jullie de cursussen Scrum Master en Agile Leadership gevolgd. Beide cursussen vonden online plaats en hebben naast veel plezier mijn horizon en kennis enorm verbreed.
Scrum Academy
Wat was voor jou het belangrijkst bij de keuze van de trainingsaanbieder en/of de training?
Sebnem Andresen
Het was voor mij heel belangrijk dat er ook mensen uit andere branches aan de training deelnamen, die niet uit de IT komen. Die diversiteit was in de trainingen aanwezig en dat was heel fijn. Ook vond ik het heel belangrijk dat de training goede oefeningen bevatte die direct in de praktijk toegepast konden worden. Na de 3-daagse training hebben we (alle deelnemers onderling) contact gehouden en ik weet dat als ik een vraag zou hebben – in welke richting dan ook – ik op hun steun kan rekenen. Het was geweldige teamwork!
Scrum Academy
Wat is het belangrijkste inzicht of het grootste aha-moment dat je tijdens de training hebt gehad?
Sebnem Andresen
Ik heb mijn kennis door de Scrum Master -training verdiept en veel zelfvertrouwen gewonnen. Natuurlijk weet je al het een en ander als je volgens Scrum of een andere agile methode hebt gewerkt. Maar wat ik geweldig vond, waren de passende voorbeelden uit andere branches en de ervaringen uit projecten en adviezen van Sohrab, die hij erin verweven had. Ook de best en worst practices als het gaat om de invoering van Scrum in organisaties waren extreem waardevol. Sohrab benadrukte steeds weer het allerbelangrijkste en vertelde wat er nodig is om agile te kunnen werken en ook hoe de mindset moet veranderen, zodat de werkwijze succesvol ingezet kan worden.
Scrum Academy
Je was nu een half jaar bij Work4Germany, het project van de Duitse overheid, als Fellow bij het BMVI. Daarvoor werkte je bij een groot telecombedrijf, respectievelijk een dochteronderneming. Beide waarschijnlijk niet bepaald de "meest agile" van de agile organisaties. Waar zie je toch verschillen tussen een groot concern uit het bedrijfsleven en een overheidsinstantie?
Sebnem Andresen
Vóór het BMVI werkte ik bij Motionlogic, een dochteronderneming van Deutsche Telekom, waar ik met collega's agile werkte in het Big Data-domein. Daar maakten we gedegen analyses van verkeers- en bewegingsstromen, gebaseerd op anonieme signaleringsdata uit het mobiele netwerk – en vormden deze om tot producten.
We gebruikten de Kanban-methode en moderne tools zoals Confluence, Jira en Slack. Er waren ook Dailies en Reviews.
Ook bij mijn vorige werkgever Sensorberg, actief in de IoT-sector, werd er agile gewerkt. Naast de eerder genoemde moderne tools voor projectmanagement was er bijvoorbeeld een ideeën-board, waarvan de beste ideeën werden uitgeprobeerd. Over het algemeen heerste er bij Sensorberg een zeer open sfeer, het bedrijf werd geleid door "agilisten", teamwork en teamspirit waren heel belangrijk, iedere medewerker mocht veel uitproberen en verantwoordelijkheid nemen, er was heel veel vrijheid. We hoefden nooit aanwezig te zijn, konden overal vandaan werken – en hebben geweldige dingen bereikt. In een heel korte tijd ontwikkelden we een technologie en hardware die via Bluetooth met behulp van een app deuren opende, wat voor beheerders van bijvoorbeeld coworking-spaces heel effectief was, omdat er geen sleutels meer uitgedeeld hoefden te worden.
Om die reden zijn mijn beide vorige werkgevers niet te vergelijken met de overheidsinstantie. Bij de overheid wordt hiërarchisch gewerkt. In sommige afdelingen waren er echter al agile benaderingen en overal was er grote interesse. Maar het doel van het Work4Germany-project was juist om een uitwisseling te faciliteren en agile methoden in de verschillende afdelingen uit te proberen en in te voeren. En dat heeft ook goed gewerkt.
Scrum Academy
Wat heeft je bij de overheidsinstantie het meest positief verrast?
Sebnem Andresen
De mensen die daar werken en hun openheid tegenover nieuwe werkmethoden. Ik heb naast een tool voor collaboratief werken onder andere de Kanban-methode in combinatie met Dailies in meerdere afdelingen geïntroduceerd, inclusief een Kanban-tool. De collega's begonnen na een korte scholing en training direct ermee te werken. Een collega die twee jaar voor zijn pensioen stond, was heel open en enthousiast! Zulke ervaringen hebben me enorm gemotiveerd.
Scrum Academy
Welke elementen uit de trainingen hebben je bij het werk bij de overheidsinstantie het meest geholpen? Is er iets dat je na de training heel anders hebt aangepakt dan daarvoor?
Sebnem Andresen
De collega's hebben bijvoorbeeld in een workshop Working Agreements gebrainstormd. Ik denk dat het het team heel erg heeft geholpen voor een beter onderling begrip. Ik heb ook Scrum-elementen zoals Dailies en Retrospectives geïntroduceerd. Ik denk dat zulke methoden alleen maar voordelen opleveren bij de werkorganisatie.
Scrum Academy
Hoe agile kan een overheidsinstantie volgens jou zijn als ze dat wil? En hoe lang zou dat waarschijnlijk duren?
Sebnem Andresen
Ik denk dat agile werken heel goed past bij de overheidswereld. Overal waar verschillende mensen aan complexe onderwerpen werken, ad hoc-taken zich aandienen en er snel gereageerd moet worden, kan agile werken succesvol worden ingezet.
Wat als er in de nieuwe regeerperiode een eigen ministerie zou zijn dat de noodzaak van de hervorming van de overheid heeft erkend en het "agile maken" daarvan centraal stelt? Een ministerie waarin agile werken beleefbaar zou zijn, waarin innovatieve oplossingen voor de overheid worden uitgewerkt?
Een ministerie dat in alle opzichten "digital first" denkt en handelt en een infrastructurele uitrusting heeft waar zelfs Google van zou opkijken?
Ik denk zelfs dat overheidsinstanties absoluut agile zouden moeten werken. Mijn fellow-collega Mirine Choi en ik hebben al bestaande gedachten en onze eigen ervaringen verder uitgewerkt en een conceptpaper geschreven voor het ministerie van de toekomst, voor een "Nieuw Ministerie", waarin we de structuur en organisatie volledig agile hebben opgezet.
Voor iedereen die het interesseert: https://work.4germany.org/project/das-neue-ministerium-fellows-2020/
Hoe lang zou het duren? Het zou al in de volgende regeerperiode als pilotproject uitgevoerd kunnen worden.
Scrum Academy
Dat klinkt heel spannend. Ik hoop dat het veel bijval krijgt! Waar liggen de grootste "struikelblokken" bij overheidsinstanties in tegenstelling tot vergelijkbaar grote bedrijven?
Sebnem Andresen
Het werk bij een overheidsinstantie is hiërarchisch opgebouwd. Het grootste struikelblok bij zo'n structuur is dat het agile werken in zelforganiserende teams daardoor belemmerd wordt of zelfs helemaal niet mogelijk gemaakt wordt. Je moet klein beginnen en agile werken stapsgewijs invoeren. De voordelen moeten zichtbaar gemaakt worden. Er moet overtuigd worden. Dat kost tijd. Tenzij er volledig een "Agile Ministerie" (PDF) wordt opgezet, zoals in het bovenstaande concept beschreven.
In grote bedrijven wordt grotendeels ook eerder volgens de top-down-managementstijl gewerkt. Daar hangt het echter van het leiderschap af – als de directie de voordelen van agile werken inziet, kan agile werken in korte tijd geïmplementeerd worden.
Scrum Academy
Je gaat nu na het einde van je Fellow-periode weer terug naar het bedrijfsleven. Vertel je ons alvast welke richting het opgaat en wat je taken zullen zijn?
Sebnem Andresen
Ik ben heel blij om bij de Elia Group te beginnen. Met hun twee transmissienetbeheerders 50Hertz in Duitsland en Elia in België behoort de groep tot de top 5 in Europa. 50Hertz is bovendien toonaangevend op het gebied van de veilige integratie van hernieuwbare energie.
Scrum Academy
Absoluut een thema dat in de toekomst nog meer aan belang zal winnen. Denk je dat je in het bedrijfsleven andere dingen uit de training zult gebruiken dan bij de federale overheidsinstantie? Waar liggen de grootste verschillen bij het werken binnen een overheidsinstantie en een commercieel bedrijf?
Sebnem Andresen
Ik denk dat agile methoden en tools uit mijn eerdere werkervaring en uit de training zowel bij een overheidsinstantie als bij een commercieel bedrijf goed inzetbaar zijn.
Scrum Academy
Hoe agile kan een overheidsinstantie eigenlijk zijn? Denk je dat er hier beperkingen zijn? En zo ja, waarom?
Sebnem Andresen
Als organisatietheoretisch leidend principe voor het openbaar bestuur geldt de bureaucratietheorie van Max Weber. Een overheidsinstantie is daarom hiërarchisch gestructureerd. De beperking bestaat vanwege het feit dat er in agile teams zelforganiserend gewerkt en besloten wordt – dat is in een hiërarchische structuur niet mogelijk.
Mijn ervaring is echter dat het niet zo hoeft te blijven en dat er nu al heel goed agile gewerkt kan worden bij een overheidsinstantie: met Dailies, Retro's en agile PM-methoden zoals Kanban en tools waarmee collaboratief gewerkt kan worden. Beperkingen zijn er omdat overheidsinstanties bijvoorbeeld niet willen en kunnen werken met tools die zich in de cloud bevinden. Dat begrijp ik. Er is echter ook de mogelijkheid om bijvoorbeeld een Kanban-board of tool lokaal op de servers te installeren. Beperkingen zijn er ook door de hiërarchie. We hebben daarom politici en overheidsinstanties nodig die bereid zijn anders te denken of op een nieuwe manier te denken. Ik denk dat het Work4Germany-programma een heel goede aanpak is om aan te zetten tot een andere manier van denken.
Wat heel belangrijk is om overheidsinstanties in de toekomst agiler te laten werken, is dat leidinggevenden zich openstellen en een agile mindset ontwikkelen. Leidinggevenden zijn de grootste hefboom voor het creëren van een collectieve verandercultuur. Ook hierin verschillen ministeries niet van andere organisaties. Leidinggevenden hebben een voorbeeldfunctie voor andere medewerkers en hebben invloed op welk gedrag in een organisatie aangemoedigd of gesanctioneerd wordt. Leidinggevenden zouden door coaching en training verder opgeleid moeten worden tot "New Leaders".
De taak van de "New Leader" bestaat eruit het team verder te ontwikkelen en te ondersteunen, om het beste uit ieder individu te halen (output). Doordat de New Leader ervoor zorgt dat (passend bij de agile waarden) moed, openheid, respect, focus en commitment (zelfverplichting) binnen het team geleefd worden. Daarvoor moet hij of zij een omgeving creëren waarin vooruitgang, creativiteit en verbetering überhaupt mogelijk worden. De focus als New Leader ligt altijd op de behoeften van het team.
Scrum Academy
Denk je dat er door de coronapandemie in het bedrijfsleven iets veranderd is met betrekking tot agile werken en digitalisering?
Sebnem Andresen
Ik denk dat er door de coronapandemie in de werkwereld over het algemeen behoorlijk veel veranderd is respectievelijk moet veranderen met betrekking tot digitalisering. Aangezien er doorgaans vanuit huis gewerkt wordt, is het bijzonder belangrijk om agile methoden te hebben zoals bijvoorbeeld een Daily Standup voor de ochtendlijke uitwisseling of een Kanban-board voor de visualisatie van de status van de verschillende taken, zodat iedereen in het team geïnformeerd is en op de hoogte is van de stand van zaken. Daardoor vervallen veel telefoontjes en afstemmingsrondes.
Scrum Academy
Dat klopt. Wat ik hier fijn vind, is dat het thema's als "breng- en haalplicht" stimuleert en dat iedereen op eigen verantwoordelijkheid op de hoogte kan blijven.
We merken steeds meer aanvragen van bedrijven die zich tot nu toe weinig of helemaal niet met het thema agiliteit hebben beziggehouden, maar nu inzien dat ze hier iets aan moeten doen en zich daarom steeds vaker over de trainingen informeren. Wat zou je tegen deze mensen zeggen? Hoe helpt een training bij ons hen respectievelijk hun medewerkers?
Sebnem Andresen
Ik zou zeggen: „De tijd is rijp om starre structuren te doorbreken! Doe de training, het zal jullie horizon verbreden."
Scrum Academy
Wat is voor jou een "agile mindset"?
Sebnem Andresen
Een agile mindset is voor mij een denkwijze en houding die teamgeest bevordert, waarbij klantwaarde centraal staat, waarbij geen perfectie vereist is, maar het team met de taken groeit en er een foutencultuur bestaat die als leerkans wordt gezien, om jezelf, het team en het product verder te ontwikkelen.
Daarnaast hoort voor mij bij het agile mindset dat leren net zoveel plezier geeft als kunnen – ik bedoel daarmee de bereidheid om voortdurend nieuwe dingen te leren en je horizon te verbreden. Personen met een agile mindset hebben een substantiële visie en missie. Zo is het gezamenlijk leren met de klant/stakeholders bijvoorbeeld onderdeel van de aanpak.
Scrum Academy
Dat heb je mooi gezegd. Lieve Sebnem, we wensen je al het goede bij de start van een nieuw werkhoofstuk en bedankt voor het fijne gesprek.
Sebnem Andresen
Heel erg bedankt voor de uitnodiging. Het was mij een groot genoegen!
