Zwinne Ministerstwo: Wywiad z Sebnem Andresen
Dziś czas na kolejny wywiad w naszej sekcji wiedzy. A dokładniej mówiąc, będzie to początek serii alumni – wywiадów z byłymi uczestnikami naszych szkoleń, którzy opowiedzą, jak wygląda ich codzienna praca, dlaczego zdecydowali się na szkolenie lub skorzystali z usług doradczych, i jak od tego czasu stosują wiedzę o agile w praktyce.
Ponieważ nasz pierwszy wywiad spotkał się z tak dużą liczbą pozytywnych reakcji, z ciekawością czekamy na Wasze opinie o serii „Best Practice” z alumami.
Bez długich wstępów i zanim za dużo ujawnię, chciałbym od razu przejść do wywiadu. Naszą dzisiejszą gością jest Sebnem Andresen.
Scrum Academy
Sebnem, dziękuję bardzo za poświęcony czas i udzielenie nam wywiadu. Zanim zatrzymamy dalej czytelników w niepewności, przedstaw się proszę i powiedz nam, kim jesteś i czym się zajmujesz.
Sebnem Andresen
Chętnie. Jestem Sebnem Andresen, mam 45 lat, jestem mężattą, matką córki i od 16 lat pracuję w branży IT naprzemiennie jako kierownik projektu i Product Manager. Przez ostatnie 6 miesięcy byłam zatrudniona jako stypendystka w Federalnym Ministerstwie Transportu i Infrastruktury Cyfrowej w ramach programu Work4Germany i zebrałam wiele wrażeń na temat tego, jak działa państwo i jak zorganizowana jest tam praca. Zapoznałam się również z wieloma interesującymi projektami ministerstwa i wieloma ludźmi z różnych wydziałów.
Work4Germany (strona tylko w języku niemieckim) to program pod patronatem Helgego Brauna (Urząd Kanclerski) i od kilku miesięcy jest agencją federalną. Celem Work4Germany jest sprowadzenie osób z sektora prywatnego, które są metodycznie mocne, do federalnych ministerstw, aby wprowadzić tam zwinne metody pracy. Był to bardzo ekscytujący czas z wieloma wrażeniami i jestem wdzięczna, że mogłam uczestniczyć.
Scrum Academy
To brzmi naprawdę ekscytująco i cieszę się, że program tak dobrze się rozpoczął. Jak i kiedy trafiłaś na nasze szkolenia?
Sebnem Andresen
Przez ostatnie kilka lat zdobyłam duże doświadczenie w środowisku agile, czyli z daily, reviews i retros w zarządzaniu projektami. Chciałam pogłębić swoją wiedzę i nauczyć się filozofii Scrum od podstaw i zdobyć certyfikat. Do was trafiłam przez TAM Academy, a następnie porozmawiałam przez telefon z Sohrabem. Byłam natychmiast entuzjastyczna. Ukończyłam u was szkolenia Scrum Master i Agile Leadership. Oba odbyły się online i poza dużą ilością zabawy, ogromnie poszerzyły mój horyzont i wiedzę.
Scrum Academy
Co było dla ciebie szczególnie ważne przy wyborze dostawcy szkoleń i/lub szkolenia?
Sebnem Andresen
Bardzo ważne było dla mnie, aby w szkoleniu uczestniczyły również osoby z innych branż, które nie pochodzą z IT. Różnorodność była oczywistą daną na szkoleniu i sprawiała wiele radości. Bardzo ważne było dla mnie również to, aby szkolenie zawierało dobre ćwiczenia, które można natychmiast przełożyć na praktykę. Po 3-dniowym szkoleniu wszyscy uczestnicy połączyli się w sieć i wiem, że jeśli miałabym pytanie – w jakimkolwiek kierunku – mogę liczyć na ich wsparcie. To była wspaniała praca zespołowa!
Scrum Academy
Jaki był najważniejszy wniosek lub największy efekt „aha”, który miałaś na szkoleniu?
Sebnem Andresen
Pogłębiłam wiedzę o Scrum Masterze i zyskałam dużo pewności siebie. Oczywiście, gdy pracowało się według Scrum lub innej metody agile, dużo już się wie. Ale co uznałam za świetne, to odpowiednie przykłady z innych branż i doświadczenia z projektów i doradztwa Sohraba. Najlepsze i najgorsze praktyki w zakresie wdrażania Scrum w organizacjach były również niezwykle pomocne. Sohrab nieustannie podnosił najważniejsze kwestie, mówiąc, co jest niezbędne do zwinnej pracy i jak należy zmienić nastawienie, aby skutecznie korzystać z tej metody pracy.
Scrum Academy
Przez sześć miesięcy pracowałaś w Work4Germany, projekcie rządu federalnego, jako stypendystka w BMVI. Wcześniej byłaś w dużej firmie telekomunikacyjnej. Obie to zapewne nie są najbardziej „zwinne”. Gdzie jednak widzisz różnice między dużą korporacją z sektora prywatnego a federalną agencją?
Sebnem Andresen
Przed BMVI byłam w Motionlogic, spółce-córce Deutsche Telekom, gdzie pracowałam zwinnie z kolegami w dziale Big Data. Tam tworzyłyśmy dogłębne analizy przepływów ruchu i przemieszczania się na podstawie anonimowych danych sygnalizacyjnych z sieci komórkowej – i kształtowałyśmy je w produkty.
Używałyśmy metody Kanban i nowoczesnych narzędzi, takich jak Confluence, Jira i Slack. Odbywały się także daily i reviews.
Agile był również stosowany u mojego poprzedniego pracodawcy Sensorberg, działającego w sektorze IoT. Poza wspomnianymi nowoczesnym narzędziami do zarządzania projektami, była np. tablica pomysłów, a najlepsze pomysły były testowane. Ogólnie w Sensorbergu panowała bardzo otwarta atmosfera, firma była prowadzona przez „agilistów”, praca zespołowa i duch były bardzo ważne. Każdy pracownik mógł dużo próbować i przejmować odpowiedzialność, było dużo swobody. Nigdy nie musieliśmy być obecni fizycznie, mogliśmy pracować skądkolwiek.
Z tego powodu moi dwaj poprzedni pracodawcy nie są porównywalni z agencją federalną. W agencji federalnej praca jest hierarchiczna. W niektórych jednostkach były jednak już zwinne podejścia i wszędzie duże zainteresowanie. Cel projektu Work4Germany polegał właśnie na tym, aby zapewnić wymianę i wypróbowywać metody agile w różnych jednostkach. To się udało.
Scrum Academy
Co najbardziej pozytywnie zaskoczyło cię w agencji?
Sebnem Andresen
Ludzie tam pracujący i otwartość na nowe metody pracy. Oprócz narzędzia do pracy współpracy wprowadziłam m.in. metodę Kanban w połączeniu z daily w kilku jednostkach, włącznie z narzędziem Kanban. Koledzy zaczęli z nim pracować natychmiast po krótkim szkoleniu. Jeden z kolegów, który jest 2 lata przed emeryturą, był bardzo otwarty i entuzjastyczny! Takie doświadczenia bardzo mnie motywowały.
Scrum Academy
Które elementy szkoleń najbardziej pomogły ci w pracy w agencji? Czy jest coś, do czego po szkoleniu podchodziłaś inaczej niż wcześniej?
Sebnem Andresen
Na przykład Kolóledzy opracowali na warsztacie umowy robocze (working agreements). Uważam, że naprawdę pomógło to zespołowi w lepszym wzajemnym zrozumieniu. Wprowadziłam również elementy Scrum, takie jak daily i retrospekcje. Myślę, że takie metody mogą tylko przynosić korzyści przy organizacji pracy.
Scrum Academy
Jak zwinny może być urząd państwowy, jeśli chce? I jak długo to według ciebie trwałoby?
Sebnem Andresen
Myślę, że zwinne metody pracy bardzo dobrze pasują do świata instytucji rządowych. Wszędzie, gdzie różni ludzie pracują nad złożonymi zagadnieniami, trzeba wykonywac ad hoc zadania i szybko reagować, zwinne metody pracy mogą być z powodzeniem stosowane.
Co by się stało, gdyby w nowej kadencji parlamentu powstało własne ministerstwo, które uznałoby potrzebę reformy administracji i nadałoby priorytet jej „zwinizowaniu”? Ministerstwo, w którym można byłoby doświadczyć zwinnej pracy, w którym opracowywanoby innowacyjne rozwiązania dla administracji?
Ministerstwo, które we wszystkich aspektach myśli i działa „cyfrowo przede wszystkim” i ma infrastrukturę, która sprawiłaby, że nawet Google zwróciłby uwagę?
Naprawdę uważam, że urzędy państwowe powinny zdecydowanie pracować w sposób zwinny. Moja koleżanka stypendystka Mirine Choi i ja poszłyśmy dalej z istniejącymi myślami i naszymi własnymi doświadczeniami i napisałyśmy koncepcję dla ministerstwa przyszłości, dla „Nowego Ministerstwa”, w którym ustalamy strukturę i organizację jako całkowicie zwinną.
Dla zainteresowanych: „Nowe Ministerium” (strona w języku niemieckim)
Jak długo by to trwało? Można by to wdrożyć jako projekt pilotażowy już w następnej kadencji.
Scrum Academy
To brzmi bardzo ekscytująco. Mam nadzieję, że zostanie bardzo dobrze przyjęte! Jakie są największe „przeszkody” dla urzędów w porównaniu z podobnej wielkości firmami?
Sebnem Andresen
Praca w urzędzie jest zorganizowana hierarchicznie. Największą przeszkodą przy takiej strukturze jest to, że zwinne metody pracy w samozorganizowanych zespołach są utrudnione lub wręcz niemożliwe. Trzeba zaczynać od małych kroków i wprowadzać zwinne metody pracy stopniowo. Należy pokazywać korzyści. Trzeba przekonywać. To wymaga czasu. Chyba że zostanie całkowicie stworzone „Zwinne Ministerstwo” (PDF), tak jak opisano to w koncepcji powyżej.
W większości duże firmy również zazwyczaj pracują według stylu zarządzania z góry na dół. Jednak tam zależy to od kierownictwa – jeśli kierownictwo dostrzega korzyści zwinnych metod pracy, można je wdrożyć w krótkim czasie.
Scrum Academy
Teraz, po zakończeniu okresu stypendialnego, wracasz do pracy w sektorze prywatnym. Czy możesz nam już zdradzić, w jakim kierunku się udasz i jakie będą twoje zadania?
Sebnem Andresen
Cieszę się bardzo, że dołączam do Elia Group. Z jej dwiema spółkami – 50Hertz w Niemczech i Elia w Belgii – Grupa należy do top 5 w Europie. 50Hertz jest również liderem w bezpiecznej integracji energii odnawialnych.
Scrum Academy
Na pewno temat, który w przyszłości nabierze jeszcze większego znaczenia. Czy sądzisz, że będziesz używać innych rzeczy ze szkolenia w biznesie niż w agencji federalnej? Jakie są największe różnice między pracą w agencji rządowej a przedsiębiorstwem komercyjnym?
Sebnem Andresen
Myślę, że zwinne metody i narzędzia z mojego dotychczasowego doświadczenia zawodowego i szkoleń dobrze nadają się zarówno do agencji rządowej, jak i przedsiębiorstwa komercyjnego.
Scrum Academy
Jak zwinny może być urząd państwowy? Czy myślisz, że istnieją ograniczenia? A jeśli tak, dlaczego?
Sebnem Andresen
Jako model teorii organizacji dla administracji publicznej służy teoria biurokracji Maksa Webera. Zgodnie z nią urząd jest zorganizowany hierarchicznie. Ograniczenie wynika z faktu, że w zwinnych zespołach praca i decyzje są samozorganizowane – co nie jest możliwe w strukturze hierarchicznej.
Moje doświadczenie jest jednak takie, że nie musi tak pozostać i że zwinne metody można z powodzeniem stosować w ministerstwie już teraz: z daily, retros i zwinnymi metodami PM, takimi jak daily standups czy tablica Kanban do wizualizacji statusu różnych zadań. Ograniczenia istnieją, ponieważ urzędy państwowe nie chcą lub nie mogą zazwyczaj korzystać z narzędzi w chmurze. To rozumiem. Istnieje jednak również możliwość zainstalowania np. tablicy Kanban lub narzędzia lokalnie na serwerach. Ograniczenia wynikają również z hierarchii. Potrzebujemy polityków i urzędów, które chcą się zastanowić lub namyśleć na nowo. Myślę, że program Work4Germany jest bardzo dobrym podejściem, aby zachęcić do nowego myślenia.
Bardzo ważne dla urzędów, aby w przyszłości mogły pracować bardziej zwinnie, jest to, aby kierownicy się otworzyli i rozwinęli zwinne nastawienie. Liderzy są największyą dźwignią do tworzenia zbiorowej kultury zmiany. Także tutaj ministerstwa nie różnią się od innych organizacji. Liderzy służą jako wzorce do naśladowania dla innych pracowników i wpływają na to, jakie zachowania są zachęcane lub sankcjonowane w organizacji. Liderzy powinni być rozwijani w bardziej zwinnych „nowych liderów” poprzez coaching i szkolenia.
Rola Nowego Lidera polega na rozwijaniu i wspieraniu zespołu, aby wydobyć z każdego członka co najlepsze. Lider powinien stworzyć środowisko, w którym postęp, kreatywność i doskonalenie stań się możliwe.
Scrum Academy
Czy myślisz, że pandemia Korony coś zmieniła w biznesie w zakresie zwinnej pracy i cyfryzacji?
Sebnem Andresen
Myślę, że pandemia Korony zmieniła dość dużo w świecie pracy ogólnie w zakresie cyfryzacji lub musi zmienić. Ponieważ ludzie zazwyczaj pracują zdalnie, szczególnie ważne jest posiadanie zwinnych metod, takich jak daily standupy do porannej wymiany czy tablicy Kanban do wizualizacji statusu różnych zadań, tak aby każdy w zespole był poinformowany i na bieżąco. Eliminuje to wiele rozmow telefonicznych i runów koordynacyjnych.
Scrum Academy
To prawda. Podoba mi się tutaj, że wymusza to takie tematy jak „odbiór i dostarczenie” i każdy może być na bieżąco na własną odpowiedzialność.
Widzimy coraz więcej zapytań od firm, które mało lub wcale nie zajmowały się zwinnymi metodami, ale teraz zdają sobie sprawę, że muszą coś zrobić i dlatego dowiadują się o szkoleniach. Co powiedziałabyś tym ludziom? Jak szkolenie u nas pomoże im lub ich pracownikom?
Sebnem Andresen
Powiedziałabym: „Pora, aby rozbić sztywne struktury! Zróbcie szkolenie, poszerzy wasze horyzonty.”
Scrum Academy
Co dla ciebie oznacza „zwinne nastawienie”?
Sebnem Andresen
Dla mnie zwinne nastawienie to sposób myślenia i postawa, która promuje ducha zespołu, w której na pierwszym miejscu jest korzyść klienta, w której nie wymagana jest perfekcja, lecz zespół rośnie wraz z zadaniami i istnieje kultura błędów rozumiana jako okazja do nauki, aby dalej się rozwijać, zespół i produkt.
Ponadto dla mnie częścią zwinnego nastawienia jest to, że uczenie się sprawia tyle samo radości co umiejętność; mam na myśli gotowość do ciągłego uczenia się nowych rzeczy i poszerzania horyzontów. Osoby ze zwinnym nastawieniem mają istotową wizję i misję. Przykładowo, wspólna nauka z klientem/interesariuszem jest częścią podejścia.
Scrum Academy
Pięknie to ujęłaś. Sebnem, życzymy ci wszystkiego najlepszego na początek nowego rozd ziału zawodowego i dziękujemy za miłą rozmowę.
Sebnem Andresen
Dziękuję bardzo za zaproszenie. To była wielka radość!
