Kotter Verandermanagementmodel

Wat is het Kotter Change Management Model?

Change Management volgens Kotter is een model dat organisaties in tijden van verandering helpt om de bijbehorende uitdagingen het hoofd te bieden. Bedacht door John P. Kotter in 1995, behoort het 8-stappenmodel tot de bekendste methoden om medewerkers en leidinggevenden te begeleiden in tijden van verandering.

Kotter ontwikkelde het model op basis van de veldtheorie van psycholoog Kurt Lewin. Zijn conclusies trok hij uit zijn onderzoek naar succesvolle veranderprojecten in grote organisaties.

Centraal in zijn verandermodel voor organisaties staan de mens en de communicatie rondom de verandering. Want alleen door weerstand van medewerkers te voorkomen of weg te nemen en nieuwe gewoonten te verankeren, kan verandering in een organisatie duurzaam plaatsvinden.

Waarom is Change Management eigenlijk nodig?

Snelle en aanhoudende maatschappelijke en economische veranderingen, zoals die bijvoorbeeld in de VUCA-wereld worden beschreven, stellen organisaties steeds meer op de proef. De behoefte aan modellen voor het managen van verandering wordt daardoor steeds groter.

Hoe werkt het 8-stappenmodel van Kotter?

Kotters 8-stappenmodel stelt dat een organisatie alle stappen van het model in de juiste volgorde moet doorlopen om het veranderproces succesvol te doorstaan. Volgens Kotter kan een organisatie in verandering zich tegelijkertijd op meerdere stappen bevinden.

John Kotter verdeelt het 3-fasenmodel van verandering in 8 stappen. De drie fasen bestaan uit:

• het ontdooien van de status quo,
• het invoeren van nieuw gedrag en
• het verankeren van de verandering in de organisatiecultuur.

Fase 1 - Ontdooien van de status quo

Stap 1: Een gevoel van urgentie creëren

In de eerste stap van verandermanagement gaat het erom de noodzaak van de verandering binnen de organisatie duidelijk te maken aan zowel medewerkers als leidinggevenden. De reden: alleen als de mensen binnen de organisatie het belang en de urgentie van de verandering begrijpen, zullen ze de verandering coöperatief ondersteunen.

Een doorslaggevende factor in deze stap is heldere communicatie, om bij alle betrokkenen emotionele acceptatie te bereiken. Daarvoor is het nodig om mogelijke gevolgen voor de organisatie te schetsen (bijv. banenverlies), als de noodzakelijke veranderingen niet worden doorgevoerd.

Stap 2: Een leidende coalitie opbouwen

Om ervoor te zorgen dat de medewerkers van een organisatie zo breed mogelijk achter het noodzakelijke veranderproces en de bijbehorende maatregelen staan, is het belangrijk om een leidend team voor het Change Management samen te stellen.

Ideaal is het wanneer deze leidende coalitie bestaat uit leden van verschillende teams, om een breed draagvlak binnen de organisatie te creëren.

Stap 3: Visie en strategie ontwikkelen

Hoe sterker de visie van de beoogde verandering, hoe beter medewerkers deze kunnen begrijpen en ondersteunen. Ook een duurzame strategie voor het realiseren van de visie is belangrijk om binnen de organisatie een gedeeld begrip voor het veranderproject te creëren.

Stap 4: De visie van de verandering communiceren

In deze stap komt het erop aan om de visie achter het veranderproces open en regelmatig te communiceren naar de mensen binnen de organisatie. Door verschillende communicatiekanalen in te zetten, zorgen Change Agents ervoor dat werkelijk alle medewerkers met het onderwerp in aanraking komen.

Fase 2 - Invoeren van nieuw gedrag

Stap 5: Obstakels uit de weg ruimen

Om het veranderproces op gang te brengen en de medewerkers de strategie daadwerkelijk te laten uitvoeren, moeten nu ook de systemen en structuren binnen de organisatie worden aangepast aan de nieuwe eisen.

De systemen die in deze stap het dringendst moeten worden aangepast, zijn de personeels- en informatiesystemen. De reden: een teamoverstijgende informatie-uitwisseling is de voorwaarde om medewerkers hun taken efficiënt te laten uitvoeren en in de geest van een lerende organisatie kennis en ervaringen te laten delen.

Stap 6: Kortetermijnsuccessen nastreven en waarderen

Om te voorkomen dat het veranderproject halverwege vastloopt, is het in deze stap belangrijk om kortetermijndoelen te stellen en bij het behalen ervan de juiste waardering te geven. Want in plaats van uitsluitend te focussen op de grote visie achter de veranderprocessen en bij grotere projecten tussentijds misschien de motivatie te verliezen, houden medewerkers bij het behalen van kortetermijnsuccessen het doel en de urgentie helder voor ogen.

Een extra voordeel: critici van de transformatie kunnen door vroege successen in het proces worden overtuigd en gemotiveerd.

Fase 3 - Verandering verankeren in de organisatiecultuur

Stap 7: Verandering blijven aandrijven

Om te voorkomen dat het grotere geheel achter het veranderproject door de focus op kortetermijnsuccessen uit het zicht raakt, is het in deze stap zaak om de urgentie van de visie opnieuw onder de aandacht te brengen.

Dankzij de vele kleinere successen kunnen leidinggevenden en het Change Management Team nu meer mensen betrekken bij het veranderproces en grotere veranderingen aanpakken.

Stap 8: Veranderingen verankeren in de organisatiecultuur

Om de nieuwe waarden, werkwijzen en gedragspatronen uit het veranderproces duurzaam te laten beklijven, gaat het in deze laatste stap erom ze echt in de organisatiecultuur te verankeren. Want zoals zo vaak wanneer we ons nieuwe gewoonten eigen willen maken, geldt ook bij Change Management: zodra de druk van de noodzakelijke verandering afneemt, vallen we snel terug in oude patronen.

Om de duurzame verandering in stand te houden, adviseert John P. Kotter om regelmatig te communiceren in hoeverre de vernieuwingen het succes van de organisatie positief hebben beïnvloed. Het is ook belangrijk om nieuwe medewerkers vanaf het begin vertrouwd te maken met de veranderde koers.

Conclusie over Change Management volgens John P. Kotter

Kotter heeft met zijn Change Management-model voor organisaties het proces van duurzame verandering inzichtelijk gemaakt. De verschillende stappen kun je ook voor jouw organisatie gebruiken als een checklist voor Change Management.

Volgens Kotters model horen de volgende punten absoluut bij duurzaam verankerde verandering:

• de aansturing van het proces door daarvoor aangewezen leidinggevenden of een team van Change Agents,
• het herkennen van de noodzaak en urgentie van verandering door alle medewerkers en het volgen van de gezamenlijke visie,
• transparante, open en regelmatige communicatie binnen en tussen de teams van een organisatie op alle niveaus.

John Kotter heeft zijn achtstappenmodel uitgebreid beschreven in zijn publicatie "Leading Change" (1996). De Duitstalige versie is beschikbaar als "Chaos, Wandel, Führung: Leading Change" (1997) van Kotter.