3 Vragen tegen Micromanagement in Scrum

Een van de fundamentele principes van Agile en Scrum is het exacte tegenovergestelde van micromanagement: het geloof in de kracht van zelforganiserende teams. Precies dat maakt een micromanagerende chef, Scrum Master of Product Owner tot een bijzonder lastig probleem voor agile teams.

Ik heb drie vragen gevonden die handig zijn in de omgang met micromanagers:

Wie?

De eerste vraag is "Wie?". Wie heeft last van micromanagement? Als jij te maken hebt met micromanagement, maar de rest van het Scrum Team niet, kan dat erop wijzen dat iemand zich zorgen maakt over jouw prestaties. Als dat zo is, moet je aan je eigen prestaties werken en de perceptie van deze stakeholder over jouw prestaties verbeteren.

Als echter het hele team onder micromanagement staat, is dit gedrag waarschijnlijk eerder toe te schrijven aan de betreffende stakeholder.

Om erachter te komen of alleen jij of het hele team te maken heeft met micromanagement, kun je het beste één tot twee Sprints lang bijhouden waar de micromanager zich vooral op richt. Leg alle micromanagement-activiteiten vast, zodat je deze gegevens later nog eens kunt bekijken en kunt achterhalen wie er precies mee te maken heeft.

Wanneer?

Het bijhouden van een logboek over het micromanagement helpt je ook om de tweede vraag te beantwoorden: Wanneer komt micromanagement voor?

Komt het micromanagement eerder voor of na een meeting? Bijvoorbeeld: de Product Owner komt misschien elke dinsdag gestrest uit het telefoongesprek met de klant en heeft daardoor een grotere neiging tot micromanagement. Of de Scrum Master heeft de dag voor de maandelijkse vergadering met de VP Engineering de neiging tot micromanagement.

Soms hebben mensen ook op een bepaald moment van de dag de neiging tot micromanagement. Een voormalige baas van mij had vooral vóór zijn eerste kop koffie de neiging tot micromanagement.

Weer anderen hebben op bepaalde momenten tijdens een iteratie de neiging tot micromanagement. Misschien heeft een persoon waarmee je te maken hebt vooral tijdens de laatste dagen van een iteratie de neiging tot micromanagement, omdat hij/zij langzaam nerveus wordt en zich afvraagt of alles wel op tijd af komt. Ook hier is het belangrijk om deze informatie vast te leggen, zodat je later eventuele patronen kunt herkennen.

Ik gebruik hiervoor een tabel met de volgende kolommen:

Datum: De specifieke datum (bijv. 8 maart 2017). Hiermee kun je meestal geen patronen ontdekken. Maar je kunt de gegevens zo altijd opnieuw bekijken als je je wilt herinneren wat er op dat moment precies speelde binnen de organisatie.

Dag van de week: Mogelijk komt micromanagement alleen op bepaalde dagen van de week voor (bijv. op vrijdag). Daarom is het belangrijk om de dag van de week te noteren.

Dag in de Sprint: Om te kunnen herkennen of micromanagement regelmatig op een bepaald moment in de Sprint optreedt, noteer je op welke dag van de Sprint het micromanagement plaatsvond. Dat kan simpelweg "Dag 3" zijn of "7/10", om vast te leggen dat het om de zevende dag in een Sprint van 10 dagen gaat.

Tijd: Schrijf ook het tijdstip op (bijv. 10:15 uur).

Wie had te maken met het micromanagement: Betrof het jou zelf, het hele Scrum Team of een teamgenoot?

Waar ging het over: Leg in deze kolom vast waar het micromanagement over ging.

De context: Waren er tegelijkertijd bijzondere gebeurtenissen in de Sprint, het project of de organisatie? Deed het micromanagement zich direct voor of na een meeting voor? Welke meeting was dat? En wat speelde er in het algemeen tijdens de iteratie?

Opmerkingen: Noteer hier alles wat je in dit verband belangrijk vindt. Als voorbeeld dient de volgende tabel.

Waarom?

Nadat je een paar weken de micromanagement-activiteiten hebt bijgehouden, is het tijd om de derde vraag te stellen: Waarom ontstond het micromanagement überhaupt?

Doorzoek je logboek op patronen. Probeer de triggers ervoor te vinden.

Misschien neigt je Product Owner na de wekelijkse meeting met zijn baas tot micromanagement.

Misschien neigt je directe leidinggevende aan het einde van de maand tot micromanagement, wanneer hij een rapport voor zijn baas moet schrijven.

Op basis van deze patronen zou je moeten proberen zinvolle gesprekken met de betreffende personen te voeren. De kans is groot dat je geen succes zult hebben als je simpelweg zegt: „Stop alsjeblieft met micromanagement!" Probeer in plaats daarvan met hen te praten over wat hen bezighoudt en dus wat de oorzaak van dit gedrag is.

Zodra je een aantal oorzaken van het micromanagement hebt kunnen identificeren, zou je dit in de toekomst moeten kunnen voorzien en elimineren.

Triggers voorzien en elimineren

Als je in staat bent om ongewenst gedrag door nauwkeurige observatie te voorzien, zou je moeten werken aan het wegnemen van de triggers. Vaak bereik je dit door proactief naar de micromanager toe te stappen en hem van informatie te voorzien.

Is je Product Owner bijvoorbeeld na de wekelijkse meeting met de baas regelmatig gestrest en vervalt hij weer in micromanagement, ga dan vóór die meeting met de Product Owner om tafel zitten. Zorg ervoor dat je Product Owner goed geïnformeerd en voorbereid is op de meeting met de baas.

Stap actief af op de stakeholders die gevoelig zijn voor micromanagement en geef hen de benodigde informatie. Probeer dit te doen kort voordat de betreffende trigger zich voordoet. Zo zorg je ervoor dat deze personen alle belangrijke informatie hebben of zich er nog aan herinneren.

Wees echter voorzichtig dat je geen nieuwe tijdrovende processen voor jezelf creëert. Je hebt wel controle over de relatie met de stakeholder (of baas) als je actief informatie aanbiedt, in plaats van zo lang te wachten tot ernaar gevraagd wordt en je je vervolgens aan het tijdschema van anderen moet houden.

Sommige mensen zijn niet te helpen

Ook met deze tips zul je niet altijd in staat zijn om elk micromanagement uit te bannen. Sommige stakeholders zijn onverbeterlijke micromanagers. De hier genoemde tips zullen je echter helpen om meer controle over de meeste situaties te krijgen en ze zo draaglijker te maken.

Deze tekst komt uit de blog van Mike Cohn en is door ons naar het Nederlands vertaald.

Wat is productiviteit eigenlijk

=> We ruimen op met de grootste mythes over productiviteit.

Prioritering en middellange termijn doelen

=> Leer hoe je als Product Owner beter kunt prioriteren.

Besluitvorming in het team

=> Zo kom je sneller tot betere beslissingen met Scrum.