Besluitvorming in het team – Beter & sneller door Scrum
Slechte beslissingen kunnen een bedrijf ruïneren en carrières verwoesten.
Is je verteld dat je je besluitvorming moet verbeteren? Als dat zo is, ben je daarin niet de enige. Managers krijgen in een 360°-feedback vaak slechte beoordelingen voor de kwaliteit en de timing van hun beslissingen.
Besluitvorming kan, net als alle andere management- of leiderschapskwaliteiten, verbeterd worden. Het probleem herkennen is de eerste stap naar verbetering. De enige manier om deze verborgen probleemgebieden bloot te leggen, is feedback.
In "Hoe je eerlijke feedback krijgt" vind je tien manieren om eerlijke feedback te ontvangen. In Scrum is feedback sowieso een heel belangrijk element. Daarnaast kun je ook met een aantal van je directe medewerkers, je Scrum Team, je collega's en je leidinggevende om tafel gaan zitten en hun de volgende vragen stellen:
- Zijn we als organisatie of als team duidelijk over wie verantwoordelijk is voor het nemen van de belangrijkste beslissingen?
- Zijn er belemmeringen? Zo ja, waarom?
- Krijg ik de juiste hoeveelheid input voordat ik een beslissing neem? Te veel? Te weinig?
- Win ik de juiste hoeveelheid en ook de juiste kwaliteit aan informatie in? Te veel? Te weinig?
- Op een schaal van één tot tien, hoe zou je de kwaliteit en de timing van mijn beslissingen beoordelen? Wat kan ik verbeteren om van __ naar tien te komen?
- Hoe zit het met een aantal van de laatste beslissingen – waren het goede beslissingen? Zijn ze goed uitgevoerd?
Fris eerst je luistervaardigheden op!
Zodra je een basis hebt, is het tijd om van experts te leren over besluitvorming. Ken je iemand die altijd de juiste beslissingen op het juiste moment lijkt te nemen? Ga met deze mensen in gesprek en ontdek welke processen en vuistregels zij hanteren.
Met anderen praten helpt niet altijd, want veel mensen die ergens echt goed in zijn, zijn "onbewust bekwaam" en kunnen het simpelweg niet aan anderen overbrengen.
Daarnaast zijn hier een aantal tips die ik in Scrum, maar ook daarbuiten, erg nuttig vind en die ik doorgeef aan leidinggevenden om hen te helpen hun besluitvorming te verbeteren:
1) Wees je ervan bewust waarover je beslist
Een „Decision Statement" is een nauwkeurig en eenduidig statement over de voorliggende beslissing. De meest gemaakte fout is dat je je beslissingen te veel inperkt – vaak als een „of … of"-vraag. Bijvoorbeeld, de vraag „Moet ik een nieuwe auto kopen?" laat slechts twee antwoorden toe – ja en nee. Je kunt dit verbreden door te vragen: „Wat voor soort voertuig moet ik kopen?". Of je gaat nog een stap verder en vraagt: „Wat is het beste vervoermiddel?".
Begin altijd met zo'n statement en bespreek het met een paar andere mensen voordat je de verschillende mogelijkheden evalueert. Zo kom je erachter of je ook de juiste vraag stelt.
2) Beslissingscriteria
Als je de juiste criteria hebt, is het makkelijker om de alternatieven te beoordelen. De criteria voor de aankoop van een auto zouden bijvoorbeeld kosten, model, verbruik en veiligheid zijn. Dit is een goed moment om stakeholders naar aanvullende criteria te vragen, vooral als de beslissing ook invloed heeft op andere personen of als je voor de uitvoering de ondersteuning van anderen nodig hebt.
3) Duidelijke verantwoordelijkheden voor de besluitvorming
De vraag wie de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid heeft en wie alleen verantwoordelijk is voor het leveren van input voor de beslissing, is waarschijnlijk het grootste probleem bij de besluitvorming in organisaties. Bij complexe en grote beslissingen die meerdere functies, regio's of partners omvatten, kun je het beste het RAPID-model (van Bain & Company) gebruiken. Leg dus de volgende verantwoordelijkheden vast:
- R = Recommend: De persoon die verantwoordelijk is voor het doen van aanbevelingen om goedkeuring voor de beslissing te krijgen.
- A = Agree: Iedereen die met de beslissing moet instemmen. Lijkt op het punt "I", maar heeft meer macht en invloed.
- P = Perform: De persoon die de beslissing daadwerkelijk moet uitvoeren. (Deze persoon wordt vaak over het hoofd gezien, maar mag vervolgens wel met het resultaat aan de slag.)
- I = Input: Iedereen die input voor de beslissing zou moeten leveren.
- D = Decide: De persoon met de bevoegdheid om de uiteindelijke beslissing te nemen. Er zou altijd maar één zo'n persoon moeten zijn – niet meer en niet minder.
4) Maak je hoofd leeg
De meeste mensen denken dat ze goed zijn in multitasking. Maar daarbij loop je het risico om slechte beslissingen te nemen. Belangrijke beslissingen vragen om concentratie en helderheid. "Mindfulness" is het nieuwe modewoord en er is degelijk wetenschappelijk onderzoek dat aantoont hoe belangrijk het is om aanwezig en gefocust te zijn wanneer je beslissingen neemt.
5) De beslissing toetsen met je "Anti-You"
Dit is een voorstel van organisatiepsycholoog Nick Tasler. Volgens Tasler „kan het grootste deel van alle verkeerde beslissingen worden geëlimineerd door simpelweg je referentiekader te verbreden. De snelste, eenvoudigste en meest effectieve manier is om een „Anti-You" (het tegenovergestelde van jezelf) te raadplegen voordat je een beslissing neemt. „Anti-Yous" worden ook wel „People Not Like Us" genoemd, oftewel „mensen die anders zijn dan wij". Verschillende perspectieven krijgen leidt namelijk meestal tot innovatievere oplossingen.
Probeer deze en andere methoden uit, en met meer oefening en feedback zou de kwaliteit en timing van je beslissingen geleidelijk moeten verbeteren – en dat gaat verder dan alleen Agile en Scrum!
Deze tekst is afkomstig uit de blog van The Balance en is door ons naar het Nederlands vertaald.
Wat is een MVP?
=> Het Minimum Viable Product, MVP is het kleinste leverbare product.
Agile bij Spotify
=> In deze bijdrage vertelt Henrik Kniberg over Agile bij Spotify.
Voorbeeldtabel voor de Product Backlog
=> Hier is een mogelijke Product Backlog Template voor jou en je team.
