De 3 grootste voordelen van de overstap naar Scrum

Als je bedrijf of afdeling wil overstappen naar Scrum, heb je ongetwijfeld behoorlijk hoge verwachtingen. Of het nu gaat om het verhogen van de productiviteit, het verbeteren van het werkplezier of het behalen van financieel voordeel – je hebt waarschijnlijk bepaalde doelen die je met Scrum in je organisatie wilt bereiken, en die je pas volledig kunt realiseren wanneer Scrum helemaal is geïmplementeerd.

Wat de meeste mensen echter niet weten, is dat er ook grote voordelen zijn die zich al in de beginfase laten zien, waarin je de principes en processen van agile management nog moet leren kennen. Terwijl teamleden en managers leren om in dit heel andere systeem samen te werken, worden steeds meer pluspunten van dit intensieve en soms ook stressvolle veranderingsproces zichtbaar.

1) Scrum creëert een cultuur van communicatie

Als de overstap naar Scrum één grote uitdaging kent, dan is het wel iedereen aan boord krijgen. Maar een van de eerste zichtbare voordelen is dat je iedereen met elkaar aan de praat krijgt. Vooral de razendsnelle verbetering van de informatie-uitwisseling tussen verschillende afdelingen verrast iedereen, zegt Mike Cohn, Certified Scrum Trainer® en auteur van Succeeding with Agile en Agile Estimating and Planning. „Bij Scrum draait alles om communicatie – iedereen moet delen wat hij of zij doet, zodat alle anderen begrijpen wat diegene wil bereiken."

Wanneer medewerkers die niet vertrouwd zijn met cross-functionele teams, stap voor stap ervaring opdoen in de samenwerking met mensen van andere afdelingen, zal de vrije toegang tot informatie hun de ogen openen en hen motiveren. „Scrum dwingt je om aan je communicatievaardigheden te werken – en dat is iets goeds", zegt Steve Forte, bestuurslid van de Scrum Alliance en Managing Partner van Fresco Capital, een durfkapitaalfonds dat jonge bedrijven ondersteunt. „Je zult al snel merken dat je harder je best moet doen."

Ideeën komen van overal

„De wereld van werk is aanzienlijk complexer geworden en het is absoluut onmogelijk dat één persoon alle aspecten van een project begrijpt", zegt Tom Ulrich, Senior Director van de softwareontwikkelingsafdeling bij Tandem Diabetes. Dat betekent dat samenwerking extreem belangrijk is. De teamleden zullen al snel de vele voordelen ontdekken wanneer ze antwoorden krijgen uit hoeken waar ze dat nooit verwacht hadden. „Je weet nooit wie de ontbrekende informatie heeft die je nodig hebt om een puzzel op te lossen." Ulrich wijst erop dat het altijd negatieve gevolgen heeft als je niet over alle informatie beschikt bij het nemen van beslissingen, en benadrukt dat organisaties vrijwel vanaf het begin de voordelen van informatiedeling kunnen zien.

Incrementele prestaties worden erkend

Wanneer teams leren werken met Sprints en Releases, gebeurt er iets interessants. In plaats van belangrijke mijlpalen met veel bombarie in het hele bedrijf te vieren, vieren de teams elke afzonderlijke succesvolle Sprint en hebben zo het gevoel beloond te worden voor hun voortdurende inspanningen – niet alleen voor de grote en voor de hand liggende successen. Dit heeft een echt positief effect op productiviteit en moraal.

Succesvolle strategieën kunnen gedeeld worden

Scrum biedt in feite veel meer mogelijkheden om successen te bevestigen dan traditioneel gecentraliseerd management. „Bij Scrum proberen we goede praktijken te stimuleren in plaats van slechte te stoppen", zegt Mike Cohn. „Als een team iets heeft gevonden dat goed werkt, vertellen we iedereen over dat succes." Dat geeft alle teams in de organisatie nieuwe energie.

2) Transparantie in Scrum onthult sterke punten – én zwakke punten

Met behulp van deze opener cultuur binnen Scrum kun je problemen in de organisatie en in de processen heel goed blootleggen, die bij andere managementmethoden verborgen zouden zijn gebleven. "Elk soort verstoring of disfunctie in een bedrijf die het ervan weerhoudt om zo te worden als Apple, wordt met Agile en Scrum veel eerder ontdekt dan met de watervalmethode – en dat verrast mensen", legt Steve Forte uit. "Op een gegeven moment zou het natuurlijk sowieso aan het licht zijn gekomen; misschien kloppen de kwartaalcijfers dan niet of is het product ondermaats. Dus wat het probleem ook is, het is altijd goed om het zo vroeg mogelijk te ontdekken."

De aantrekkingskracht van verantwoordelijkheid

Volgens Tom Ulrich is een ander aspect van deze transparantie dat teamleden die niet hun steentje bijdragen, zichtbaar worden: „Het wordt duidelijker wie niet presteert." Ook al is dit in het begin wat ongemakkelijk, op de lange termijn verhoogt het de moraal enorm, vindt Mike Cohn. „Mensen verantwoordelijk houden klinkt misschien intimiderend, en mensen zijn daar in het begin misschien een beetje bang voor, maar het kan net zo demotiverend zijn als je ziet dat collega's die niet echt iets bijdragen, ermee wegkomen." En natuurlijk zijn het de competentere teamleden die daar dan voor opdraaien. Door het overdragen van verantwoordelijkheid is er nog een voordeel: mensen weten precies wat er van hen verwacht wordt, en ze hebben zo veel betere mogelijkheden om de ondersteuning te krijgen die ze nodig hebben.

Het grote geheel zien

Door het plotseling delen van ideeën tussen teams, afdelingen en zelfs binnen het hele bedrijf voelden veel mensen zich – vooral de managers – overvallen, zegt Ulrich. Ook al kan het wat intimiderend zijn en sommige managers onzeker maken, al snel zullen alle betrokkenen de zin van hun werk in het licht van de algemene doelen kunnen herkennen.

„Het idee achter Scrum is dat er geen enkele persoon is die alle details begrijpt; daarom is het voor ieder individu waardevol om het grotere geheel te zien", deelt Tom Ulrich mee. Bovendien kunnen medewerkers ook aan andere projecten bijdragen, niet alleen aan hun eigen project. „Goede ideeën kunnen overal vandaan komen – het feit dat je zelf niet op dat idee bent gekomen, betekent niet dat het een slecht idee is."

3) Scrum versterkt Leadership

Agiles Management leidt vaak tot een uitstekende herverdeling van machtsverhoudingen, vindt Tom Ulrich. „Het mooie aan Scrum is dat titels er niet meer zo toe doen. Het gaat niet om een positie, maar om daadwerkelijke invloed." Volgens Ulrich ontstaat die invloed door vakkennis, ervaring en respect – vooral het soort respect dat ontstaat wanneer je in een wederzijdse afhankelijkheid samenwerkt.

Macht en invloed moet je verdienen

„Denk eens terug aan een leraar of coach die je geweldig vond. Als hij je om een gunst had gevraagd, had je het gedaan. Dat is het soort invloed dat ontstaat door respect." Volgens Ulrich is er ook nog het soort invloed dat ontstaat door een hoger niveau van informatie of kennis. „Stel je voor dat je op een eiland woont en er is maar één persoon die weet hoe je een kano bouwt – dan volg je die persoon." Zo kunnen leiders uit alle hoeken van het bedrijf komen, en dat puur door kwaliteiten als vertrouwen, intelligentie en betrouwbaarheid, zegt Ulrich.

Minder controle = meer creativiteit

Een van de geheimen van succesvol teamwork is het stimuleren van flexibiliteit, compromisbereidheid en onderlinge aanpassing van de individuele teamleden. In klassiek management kan het behoorlijk lastig zijn om deze eigenschappen te ontwikkelen. Maar wanneer teams de gedecentraliseerde verdeling van macht ervaren die kenmerkend is voor Scrum, bloeien deze eigenschappen vanzelf op. "Bij Scrum moeten managers de teugels laten vieren en doelgericht managen, door uit te leggen wat ze willen bereiken, het team de doelen mee te geven en dan het pad vrij te maken", zegt Mike Cohn. Hij voegt eraan toe dat ze ook afstand moeten nemen van het idee dat je een project alleen kunt beheersen als je het volledige plan vooraf kent. Het resultaat is dat de leiderschapskwaliteiten van iedere medewerker worden gestimuleerd.

Medewerkers zullen hun nieuw verworven vrijheid benutten en de daaruit voortvloeiende behoefte aan samenwerking leidt op een heel natuurlijke manier tot aanpassing en inspiratie, waarmee creatieve doorbraken bereikt kunnen worden.

Uiteraard zijn de voordelen die je tijdens de reorganisatie ontdekt nog maar het begin. Zodra Scrum volledig is geïmplementeerd, worden de resultaten zichtbaar op de meest uiteenlopende gebieden – van medewerkerstevredenheid en productkwaliteit tot aan de financiën van je organisatie.

Deze tekst is afkomstig uit de blog van de Scrum Alliance en is door ons naar het Nederlands vertaald.