Wat je moet weten over Product Backlog Refinement (Grooming)

Om in Scrum überhaupt een Sprint te kunnen plannen en met het werk te beginnen, moet de Product Backlog goed onderhouden zijn en gevuld met zorgvuldig uitgewerkte Product Backlog Items. Logisch dat er regelmatig Refinement van de Backlog moet plaatsvinden – maar hoe werkt dat eigenlijk?

Wat Product Backlog Refinement precies betekent, waar je op moet letten en waarom het Refinement zo belangrijk is, laten we je in dit artikel zien.

Wat betekent Product Backlog Refinement in Scrum?

Tot voor kort noemde men in Scrum het Product Backlog Refinement nog Backlog Grooming (grooming betekent: verzorgen/onderhouden). Bij Backlog Refinement gaat het er namelijk om de Product Backlog met zijn Items en Epics zo te onderhouden en uit te werken, dat het Scrum Team deze als basis kan gebruiken voor het Sprint Planning.

Product Backlog Refinement betekent dus: De Product Backlog Items worden zo uitgewerkt, beoordeeld en geprioriteerd, dat het Development Team daaruit zijn Sprint Backlog kan samenstellen. Een goed onderhouden Product Backlog zou altijd op voorraad minstens zoveel uitgewerkte Product Backlog Items moeten bevatten, dat daaruit een complete Sprint gepland kan worden.

Het overkoepelende doel van Backlog Grooming is dat het Development Team de productvisie van de Product Owner en de door hem opgestelde User Stories begrijpt, en zo in staat is om de volgende Sprint volgens de Sprintdoelen te plannen.

Trouwens: als je de term Refinement opzoekt in de Scrum Guide, zul je merken dat het niet tot de officiële Scrum Events behoort, zoals bijvoorbeeld Sprint en Daily Scrum. Het Product Backlog Refinement is eerder een zogenaamde Activity die als meeting plaatsvindt. Naast de Product Owner en het Development Team nemen aan het Refinement Meeting ook de Scrum Master deel en – vooral bij strategische Refinements – Stakeholders.

Zo verloopt het Backlog Refinement Meeting

Vóór het eigenlijke Backlog Refinement staat de voorbereiding:

1. De Product Owner stelt het doel van de Sprint (Outcome) vast.
2. Op basis van dit Sprintdoel prioriteert de PO de Product Backlog en selecteert de belangrijkste Product Backlog Items (PBI's) of schrijft nieuwe.
3. Het Scrum Team formuleert gezamenlijk een Definition of Ready (DoR), die vastlegt welke kenmerken en welk detailniveau deze Product Backlog Items moeten hebben, zodat het ontwikkelteam ze in een Sprint kan opnemen.

Nu kan de uitvoering van het Backlog Refinement Meeting beginnen:

1. De Product Owner en het ontwikkelteam bespreken de Sprintdoelen en de bijbehorende PBI's. Daarbij is het belangrijk dat de PO alleen het te bereiken doel communiceert en niet voorschrijft hoe het bereikt moet worden.
2. Het ontwikkelteam levert input. Dit omvat enerzijds eigen ideeën voor de uitvoering, gebaseerd op kennis van de applicatie of het product, en anderzijds opmerkingen over technische afhankelijkheden tussen de PBI's, waarna sommige onderwerpen nog geherprioriteerd worden.
3. Zodra het ontwikkelteam en de PO een gezamenlijk begrip over een Product Backlog Item hebben bereikt, documenteert de PO of een teamlid dit PBI volgens de onder punt 3 geformuleerde DoR en noteert bijvoorbeeld acceptatiecriteria. Veel teams voeren op dit punt ook de inspanningsschatting uit – ze noemen het dan Estimation Poker en niet Planning Poker, omdat het immers niet tijdens de Planning plaatsvindt.

Het Product Backlog Refinement (Grooming) is belangrijk voor het succes

Een goede Product Owner neemt het Refinement zeer serieus. Hij weet dat een regelmatig en serieus uitgevoerd Backlog Grooming de basis legt voor het verloop van de latere Sprint en daarmee voor het succes van een product, want:

• het Refinement zorgt ervoor dat de Product Backlog up-to-date is en als basis voor het volgende Sprint Planning gebruikt kan worden.
• door dit soort voorwerk houdt het ontwikkelteam zich vroegtijdig bezig met de belangrijkste PBI's en kan het vragen stellen die anders pas tijdens het Sprint Planning naar boven zouden komen. Dit geeft de PO de kans om de antwoorden tijdig voor het Planning Meeting te vinden.
• de Sprint Planning Meetings worden korter, want daarin hoeft nu alleen nog het "hoe" van de uitvoering besproken te worden, aangezien het "wat" door het Refinement al duidelijk is. Bovendien zijn de PBI's in het ideale geval al door het team ingeschat en kunnen ze op basis van de Velocity getrokken worden. Zo wordt voorkomen dat er tijdens het Sprint Planning niet genoeg uitgewerkte PBI's beschikbaar zijn.
• door de gezamenlijke bezigheid met de PBI's ontwikkelen PO en Development Team sneller een gemeenschappelijk begrip van de visie, doelen en taken.
• alle ideeën van het ontwikkelteam voor de uitvoering van een PBI worden tijdens het Refinement daarin genoteerd.
• er vindt een enorme kennisoverdracht plaats, doordat de PO het team via het Refinement steeds meer context geeft over klanten, businessmodel etc.
• tijdens de Sprint kan het team zich sterker op het eigenlijke werk focussen, want de belangrijkste vragen zijn in het Refinement al beantwoord.

Hier moet je op letten bij het Product Backlog Refinement!

1. Voordat je de PBI's in de Product Backlog definitief kunt prioriteren of ordenen, moet je een gevoel hebben voor de omvang van de individuele Items, want deze bepaalt de kosten, die op hun beurt de prioriteit beïnvloeden. De omvang wordt in Scrum geschat in relatieve eenheden zoals Story Points.
2. Scrum schrijft niet voor wanneer en hoe vaak je het Product Backlog Refinement moet uitvoeren. Onze aanbeveling is: 1 x per week, bijvoorbeeld in het midden van de Sprint. Sommige teams voeren in plaats daarvan dagelijkse en daardoor kortere Refinements uit, wat vooral afhangt van de beschikbaarheid van de Product Owner.
3. Net als bij Events en andere Activities in Scrum is het ook bij Product Backlog Refinement aan te raden om het regelmatig uit te voeren volgens een vast ritme, zodat er een routine ontstaat.

Conclusie over Product Backlog Refinement

Een regelmatig en zorgvuldig Product Backlog Refinement is absoluut essentieel voor een succesvol Sprintverloop – en daarmee voor het succes van het product. Als je al als Product Owner werkt of je wilt voorbereiden op deze spannende rol en Product Backlog Refinement in de praktijk wilt oefenen, ondersteunen we je graag met een passende Product Owner Training.

Download Template Backlog Refinement