9 tips voor beter presterende teams
In mijn laatste blogpost schreef ik over de onderzoeksresultaten van een teamstudie van Google. De belangrijkste factor voor succesvolle teams was volgens deze studie psychologische veiligheid.
Wat is psychologische veiligheid?
Professor Amy Edmondson van de Harvard Business School definieert het als „het gedeelde geloof van teamleden dat ze veilig zijn voor interpersoonlijke risico's". Psychologische veiligheid is het „vertrouwen dat niemand in het team voor een uitspraak te kijk wordt gezet, afgewezen of gestraft wordt", schreef Edmondson in een in 1999 gepubliceerde studie. „Het beschrijft een klimaat binnen het team dat zich kenmerkt door onderling vertrouwen en wederzijds respect, waarin mensen zichzelf kunnen zijn."
In het kader van de agile100 eventserie hielden de experts Gitte Klitgaard en Joseph Pelrine daarnaast presentaties over psychologische veiligheid. Bij Gitte Klitgaard ging het over "Psychologische veiligheid en mentale gezondheid in tijden van crisis", terwijl Joseph Pelrine zich vooral richtte op psychologische veiligheid in virtuele omgevingen.
Hoe creëren we psychologische veiligheid in het team?
Hier zijn negen tips waarmee je psychologische veiligheid in het team creëert en die je team helpen om topprestaties te leveren:
1) Werk je met een nieuw team? Begin dan met een test.
Iedereen schrijft volledig anoniem op een post-it hoe veilig hij/zij zich voelt op een schaal van 1-5:
Ik bespreek alles. Ik kan over alle problemen praten. Ik voel me veilig.
Ik bespreek bijna alles. Over sommige problemen kan ik niet zo goed praten.
Ik bespreek sommige dingen. Over andere dingen zal ik liever niet praten.
Ik bespreek maar weinig dingen. Ik laat het liever aan anderen over om bepaalde dingen aan te kaarten.
Ik glimlach, beweer dat alles goed gaat en geef mijn baas of manager altijd gelijk. Ik bespreek problemen niet graag. Ik voel me hier niet veilig.
Wanneer iedereen een getal heeft opgeschreven en het briefje heeft dichtgevouwen, worden de briefjes verzameld en geëvalueerd. Als de antwoorden tussen 1 en 3 liggen, is alles in orde. Liggen ze echter tussen 3 en 5, dan zijn er problemen met het gevoel van veiligheid in het team waar je iets aan moet doen. Let ook op uitschieters, want zelfs als er maar één 4 of 5 bij zit, betekent dat dat het team niet voor iedereen veilig genoeg is.
2) Werkafspraken en teamregels. De werkafspraken die het team maakt, scheppen wederzijdse verwachtingen. Daardoor worden veel alledaagse dingen een stuk concreter. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat de kernwerktijd van het team tussen 10:00 en 14:00 uur ligt en dat in die tijd alle teamleden in de teamruimte aanwezig moeten zijn. Andere voorbeelden van zulke afspraken zijn: "Respectvol over problemen praten" of "In de lunchpauze geen vis opwarmen in de magnetron in de teamruimte". Vaak zijn het de kleine dingen waar je je aan ergert. Werkafspraken helpen daarom iedereen om vast te leggen waar je je aan committeert. Deze afspraken ontstaan tegelijkertijd met de doorontwikkeling van het team.
3) Een gezamenlijke werkplek. Dagelijks op dezelfde plek samenwerken is de snelste manier om werk gedaan te krijgen. Er is geen vertraging in de communicatie door meetings of coördinatie-inspanningen. Door non-verbale communicatie wordt de echte en authentieke communicatie enorm versterkt. Samenwerken op dezelfde plek vermindert digitale afleidingen en de behoefte aan e-mails en instant messaging. Op dezelfde plek werken is een grote motivatiefactor. Vind je het ook niet makkelijker om te gaan sporten als een vriend meegaat? Teamgenoten kunnen soms als storend worden ervaren, maar meestal helpen ze elkaar om zich op één ding te concentreren. Mensen zijn sociale wezens en werken in een goed functionerend team kan veel leuker zijn.
4) Maak retrospectives een vast onderdeel van je werk. Als je reflecteert op je werk en het verbetert, zal dat je leven eenvoudiger maken. Verbeteringen doorvoeren die ook andere teamleden helpen, creëren goodwill en respect. Als je met Scrum werkt, zou je eerst deze belangrijke verbetering moeten doorvoeren voordat je aan nieuwe features begint.
5) Laat de teamleden de stemming in het team beoordelen. Daarvoor bestaan verschillende mogelijkheden, zoals de Happiness Metric. Het team kan de stemming over een bepaalde periode vastleggen en bespreken hoe die verbeterd kan worden. Enkele voorbeeldvragen voor de stemming in het team zijn ontwikkeld door de Agile Coach en bedrijfspsycholoog Christiaan Verwijs:
In mijn team voel ik me goed en sterk.
Ik ben trots op het werk dat ik voor mijn team lever.
Ik ben enthousiast over het werk dat ik voor mijn team doe.
Ik ervaar het werk dat ik voor mijn team doe als zinvol en waardevol.
Deze punten kunnen op een schaal van 1 tot 5 of 1 tot 7 beoordeeld worden. De bovenstaande link verwijst naar een goed artikel over dit onderwerp.
6) Teams zouden moeten leren om effectieve teams te zijn. Hoe kunnen we verwachten dat een groep onbekenden in een team met hoge standaarden en weinig of geen training kan samenwerken? Teams zouden iets moeten leren over verschillende teammodellen, zoals het Tuckman Model, dat door Bruce Tuckman in dit artikel werd geïntroduceerd. In effectieve teams is er een gezamenlijke en regelmatige samenwerking. Dat betekent dat effectieve teams hun lopende werkzaamheden reduceren en multi-tasking zoveel mogelijk vermijden. Daniel Pink geeft in zijn boek Drive geweldige, wetenschappelijk onderbouwde ideeën. Stel je team voor om deze geïllustreerde video van Dan Pink's Ted Talk te bekijken. Coach K vertelt daarin uitgebreid over hoe hij het Amerikaanse olympische basketbalteam van een verliezend team, bestaande uit individuele NBA-superstars, heeft omgevormd tot een succesvol, hecht olympisch team. Coach K vertelt in zijn toespraak aan Duke University in detail over zijn ervaringen. Daarnaast heeft hij een boek over dit onderwerp geschreven, The Gold Standard: Building a World-Class Team.
7) Als we high-performance teams willen, moeten we ook in deze teams investeren, en dat omvat training en coaching. In Scrum is de Scrum Master ervoor verantwoordelijk om voortdurend verbetermogelijkheden voor het team te vinden. Een goede Scrum Master ontdekt hoe een team zelforganiserend, betrokken, veerkrachtig en effectief wordt. Haal goede trainers erbij, leer van hen en ontwikkel zelf de vaardigheden om je medewerkers te coachen.
8) Implementeer Scrum. Scrum is een minimalistisch framework voor het gedaan krijgen van werk. Het is een teamgebaseerd framework, waarin een organisatorische herstructurering rond de teams plaatsvindt en waarin de silo's in organisaties worden doorbroken. Sinds het eerste Scrum Team van 1993 heeft Scrum zich doorontwikkeld en het grote succes van Scrum in 2016 kwam na 23 jaar praktische toepassing en doorontwikkeling als het ware van de ene op de andere dag. Enkele grote namen die je misschien kent en waar met Scrum wordt gewerkt, zijn bijvoorbeeld Amazon, Salesforce, Jon Deere, Ericsson, Twitter en vele andere.
9) Vind en probeer effectieve organisatiepatronen. Veel mensen vallen dingen op die goed werken en herhaalbaar zijn. In plaats van deze dingen te codificeren met strikt gedefinieerde, testbare onderzoekscriteria, worden deze observaties door de "Pattern Community" verzameld en als "Patterns" gepubliceerd. Als je deze patronen wilt overnemen, moet je ook op de context letten, want patronen die in de ene context werken, passen niet automatisch in een andere context. Toch bieden ze goede ideeën met veel informatie die je ook in een andere context kunt uitproberen. In de softwarecommunity worden zulke patterns sinds de jaren 90 verzameld om oplossingen voor code en voor organisaties te vinden. Deze patronen zijn te vinden in boeken en op internet. Enkele belangrijke patronen voor teams zijn onder andere Stable Teams, Swarming en One-Piece Continuous Flow, Illegitimus Non Interruptus, Whack The Mole en het interdisciplinaire ontwikkelteam.
Samenvatting van de tips voor beter presterende teams
Dit zijn negen geweldige ideeën, waarvan de meeste echter veel facetten hebben en niet altijd eenvoudig te implementeren zijn. En precies dat is waarschijnlijk al het belangrijkste punt. Geweldige teams ontstaan niet zomaar uit het niets, ze worden gecreëerd door een proces en discipline – ze zijn als een reis die iedereen in het team moet ondernemen. Geweldige teams bieden veel geweldige ervaringen en zijn de voortdurende inspanningen waard – dat kun je aan Coach K vragen!
Deze tekst is afkomstig uit de blog van Robin Dymond en is door ons naar het Nederlands vertaald.
