Cos'e una Unconference?

Il concetto di “Unconference” o Open Space ti interessa? Forse vorresti organizzare tu stesso una Unconference o un evento in formato Open Space? Sei stato invitato a una Unconference o a un Open Space e vuoi informarti? Allora sei nel posto giusto!

Questo documento è un riassunto. Per maggiori informazioni e istruzioni puoi consultare questo Ebook (di Henrik Kniberg).

Cos'è una Unconference?

Una Unconference è essenzialmente una conferenza senza argomenti predefiniti. Esiste una struttura di massima e un motto generale, ma i temi concreti di una Unconference vengono stabiliti spontaneamente dai partecipanti e i gruppi di lavoro (breakout group) si formano in modo dinamico in base all'interesse e alla rilevanza.

Se conosci già il formato Open Space, una Unconference è fondamentalmente un evento Open Space con una struttura aggiuntiva alla fine, per farlo funzionare meglio come evento aziendale interno.

È un formato eccellente quando si desidera avere un'agenda e una struttura estremamente flessibili e determinate dai partecipanti. Da molti anni utilizzo questo formato presso Crisp, Spotify, Lego e altri clienti e sembra diffondersi in modo virale nelle organizzazioni. Di solito ho condotto Unconference con 20-80 persone, che spesso dicevano cose come: “Tutte le conferenze dovrebbero essere così” o “È stata la migliore conferenza a cui abbia mai partecipato”.

Disclaimer: non ho inventato il termine Unconference e non sono responsabile della sua definizione. Questa è solo la mia opinione personale sull'argomento.

Quali sono i vantaggi di questo formato?

I principali vantaggi di un setup così decentralizzato sono:

• Più energia. Le persone si concentrano su ciò che è importante per loro.

• Meno necessità di pianificazione. Nessuno deve prendersi il tempo in anticipo per preparare un'agenda dettagliata.

• Più flessibilità. Una volta che tutti i partecipanti si sono riuniti, possono emergere temi inaspettati che sono estremamente interessanti e importanti. Con un'agenda dinamica si può cogliere il momento e ottenere il massimo valore dalla conferenza.

• Conversazioni spontanee. Spesso le conversazioni informali tra persone diverse in ruoli differenti, che altrimenti non parlerebbero tra loro, sono la cosa più preziosa di una conferenza. Le persone si conoscono, si scambiano conoscenze e costruiscono fiducia. Il formato Open Space supporta esattamente questo.

Se lo scopo di una conferenza è promuovere la collaborazione e la comunicazione, allora una Unconference può fare esattamente questo in modo più semplice, divertente ed efficace!

Quali sono i potenziali svantaggi?

Se vuoi che le persone parlino di un argomento specifico o di decisioni specifiche che devono essere prese, questo formato potrebbe non essere ottimale (o almeno dovrebbe essere adattato). Poiché questo tipo di conferenza si basa completamente sulla partecipazione dei partecipanti, sono i partecipanti a decidere di cosa vogliono parlare; e potrebbe non essere ciò che tu desideri. Come organizzatore, dai solo il motto e poi lasci fare agli altri.

La domanda è dunque: in che misura hai bisogno di tenere la conversazione sotto controllo e quanto ti fidi che le persone utilizzino il loro tempo nel modo migliore? Se non sei sicuro, prova a cedere il controllo e guarda cosa succede. Rimarrai sorpreso!

Cosa? Non c'è proprio nessuna struttura?

Ovviamente c'è una struttura. Tuttavia, è molto minimalista rispetto ad altre conferenze.

L'organizzatore definisce un motto generale, chiamato anche Theme. Potrebbe essere qualcosa del tipo: “Come rendere questo progetto davvero fantastico” o “Quali sono le nostre sfide più grandi e come le affrontiamo?” o “Come sarà la versione 2.0 della nostra azienda?”.

Il motto è estremamente importante, perché le persone giuste si sentiranno attratte dall'evento (e quelle sbagliate ne saranno scoraggiate). La partecipazione dovrebbe quindi essere assolutamente volontaria. Una volta che hai un motto ispirante, un moderatore esperto e le persone giuste nella sala, questo evento non può che essere un successo!

Gli organizzatori definiscono inoltre una struttura molto generale – di solito secondo questo schema:

Parte 1: Intro e creazione dell'agenda della Unconference

Tutti si riuniscono (di solito in cerchio) e il moderatore spiega il motto della giornata e i principi fondamentali per lo svolgimento di queste conferenze.
Poi i partecipanti identificano i singoli argomenti e lavorano insieme per distribuirli nei cosiddetti Breakout Slot. Praticamente tutto può diventare un “tema” – una discussione, una domanda, una presentazione, una dimostrazione, una passeggiata, una sessione di Pair Programming o qualsiasi altra cosa.

Parte 2: Breakout Slot

Nella sala ci sono diversi angoli per i vari breakout. Tutte queste aree hanno una lavagna a fogli mobili e qualche sedia. La programmazione mostra quando e dove si svolge ogni sessione. Le sessioni durano normalmente circa 45-60 minuti.
Ognuno può decidere dove andare: questa è la regola dei due piedi (Law of 2 Feet): “Se dove ti trovi non puoi imparare, contribuire o divertirti, usa i tuoi due piedi e vai in un posto dove puoi imparare, contribuire o divertirti.”
I partecipanti possono muoversi liberamente e non devono restare nelle sessioni di breakout programmate. Possono nascere conversazioni spontanee alla macchina del caffè o sul balcone. I breakout non devono necessariamente restare sull'argomento previsto, perché le persone possono parlare di ciò che desiderano.
La timebox è solo un'indicazione di massima. A volte una conversazione dura solo 20 minuti, a volte le persone vogliono parlare di un tema per un'ora intera. La regola dei due piedi è più importante di tutto il resto, quindi il programma non è fisso, ma solo una guida per orientarsi su dove i tuoi due piedi ti porteranno.
Per ogni tema c'è un responsabile che registra le azioni/decisioni/insight (se ce ne sono). Di solito è la persona che ha proposto il tema. Questo ruolo può essere assunto da chiunque altro, dato che il tutto è piuttosto informale.

Parte 3: Riunirsi e condividere le informazioni

L'intero gruppo si riunisce di nuovo. I partecipanti possono ora condividere con gli altri tutte le azioni/decisioni/insight/domande emerse durante le sessioni.
È perfettamente normale se nella tua sessione non è uscito nulla di concreto. Spesso le conversazioni e il contatto personale sono già di per sé sufficientemente preziosi.
Vengono affrontati anche tutti gli altri temi che riguardano l'intero gruppo (come decisioni che coinvolgono tutti).
Prima dell'intro, l'organizzatore può aggiungere anche altri elementi, come relatori ispiranti che possono contribuire con contesto o conoscenze rilevanti. Può anche aggiungere elementi alla terza parte della conferenza per raccogliere i risultati in modo più formale. A volte ci sono anche riunioni aggiuntive, ad esempio dopo pranzo (per raccogliere i risultati della mattinata).

La Parte 2 (le sessioni di breakout) è priva di qualsiasi interruzione e il moderatore interviene il meno possibile.

La legge dei due piedi

Ho già menzionato la legge dei due piedi. Ma poiché è così importante, voglio dedicarle una sezione a parte. È l'unica legge nell'Open Space e nelle Unconference.

“Se dove ti trovi non puoi imparare, contribuire o divertirti, usa i tuoi due piedi.”

In sostanza, questo significa che presumiamo che le persone si assumano la responsabilità e utilizzino il loro tempo nel modo migliore. Se l'organizzatore e tutti i partecipanti tengono questo a mente, quasi ogni problema e ogni domanda si risolverà da solo prima o poi.

Vorresti avere un'esperienza pratica del formato Open Space? Allora visita l'evento di networking Scrumtisch (ad esempio lo Scrumtisch di Colonia), che si svolge regolarmente in molte città della Germania!