Zelfmanagement

Definitie van zelfmanagement

Per definitie draait zelfmanagement om het zelf aansturen, organiseren en motiveren van jezelf in het dagelijks leven en op het werk. Door zelfmanagement focus je dus op je persoonlijke én professionele ontwikkeling. In tegenstelling tot management door een andere persoon (bijv. een leidinggevende) stuur je jezelf aan met behulp van verschillende zelfmanagementmethoden en handel je zo op eigen verantwoordelijkheid, zelfbepalend en onafhankelijk. Hetzelfde principe kan ook worden toegepast op hele teams die zichzelf zonder formeel leiderschap managen.

De doelen van zelfmanagement

Zelfmanagement pas je toe wanneer je:

1. je doelen sneller wilt bereiken,
2. betere resultaten wilt behalen,
3. daarbij je stress wilt verminderen en
4. je werk-privébalans wilt versterken.

Op deze vier hoofddoelen sluiten de volgende subdoelen aan, waar jij of je team je met verschillende zelfmanagementmethoden op richt:

• Taken verzamelen en het overzicht bewaren
• Werk prioriteren
• Tijdmanagement, werk zinvol plannen en je dag structureren
• Productiviteit verhogen en efficiënter werken
• Motivatie om tot actie over te gaan en vol te houden
• Empowerment en versterking van het zelfvertrouwen
• Focussen op de belangrijke doelen
• Je eigen vaardigheden herkennen en passend inzetten
• Taken delegeren aan iemand die er beter geschikt voor is
• Eigen behoeften en waarden meenemen
• Ook middellange- en langetermijndoelen en visies ontwikkelen
• Zingeving en het waarom achter de doelen vinden
• Voortgang en succes meten
• Leren van ervaringen en maatregelen aanpassen
• Uitvinden welke methoden het beste bij je eigen persoonlijkheid of bij het team passen
• Strategieën ontwikkelen om problemen op te lossen en uitdagingen aan te gaan

Welke zelfmanagementmethoden bestaan er?

De volgende zelfmanagementmethoden dragen bij aan de genoemde doelen. Omdat ze op verschillende aspecten focussen, loont het om er meerdere te combineren voor je eigen zelfmanagement:

• ALPEN-methode
• Pomodoro-methode
• Eisenhower-principe
• ABC-analyse
• Pareto-principe
• SMART-methode
• AMORE-methode
• Journaling met focusvragen

ALPEN-methode

Bij deze zelfmanagementmethode staat elke afzonderlijke letter voor een belangrijke stap. De individuele stappen geven de structuur voor het afwerken van taken:

• Aufgaben (taken) noteren
• Länge (lengte) oftewel duur inschatten
• Pufferzeit (buffertijd) inplannen
• Entscheidungen (beslissingen) prioriteren
• Nachprüfen (nacontroleren) wat er bereikt is

Niet-afgeronde taken worden meegenomen naar de volgende werkdag.

Pomodoro-methode

Bij deze zelfmanagementtechniek draait het er vooral om gemotiveerd en geconcentreerd te werken door taken in korte intervallen (= pomodori) af te ronden. Zodat het werk of de werkdag niet als één grote onoverkomelijke berg voelt, werk je in blokken van elk 25 minuten (zet een timer!) en neem je na elk blok 5 minuten pauze. Na 4 blokken oftewel pomodori neem je een pauze van 30 minuten.

De Pomodoro-techniek kun je aanvullen met andere zelfmanagementmethoden die je helpen om taken te prioriteren.

Eisenhower-matrix

Bij deze zelfmanagementmethode wordt de Eisenhower-matrix ingezet, die uit vier kwadranten bestaat:

• Linksonder plaats je taken die noch dringend noch urgent zijn. Deze to-do's negeer je simpelweg (ze vormen je not-to-do-lijst).
• Linksboven noteer je taken die wel dringend maar onbelangrijk zijn en die je kunt delegeren.
• Rechtsboven orden je de dringende én belangrijke taken. Die moeten direct worden opgepakt.
• Rechtsonder voeg je taken toe die niet dringend maar wel belangrijk zijn. Zulke to-do's plan je in op basis van hun deadline.

Het doel van de Eisenhower-methode is om werk te prioriteren en niet iets alleen maar te doen omdat het bijv. makkelijk is of weinig tijd kost.

ABC-analyse

Bij de ABC-methode worden taken op belangrijkheid gesorteerd – vergelijkbaar met de Eisenhower-methode: A-taken zijn belangrijk en moeten direct worden opgepakt, B-taken zijn minder belangrijk of wel belangrijk maar niet dringend en kunnen later worden gedaan of gedelegeerd. C-taken zijn onbelangrijk en worden gedelegeerd (als ze dringend zijn) of geschrapt (als ze niet dringend zijn).

Pareto-principe

Pareto is minder een methode dan een principe: ook bekend als de 80-20-regel, stelt het dat we 80 procent van het gewenste resultaat kunnen bereiken met slechts 20 procent van de tijdsinvestering. Deze regel laat ons dus zien dat we snel een goed resultaat kunnen behalen als we:

• de echt relevante taken identificeren en uitvoeren,
• onze werkinzet in tijd begrenzen, bijv. door timeboxing, oftewel vastgestelde tijdvensters
• en ons perfectionisme loslaten ("Better Done Than Perfect").

SMART-methode

Om beter zelfmanagement te bereiken, is het belangrijk dat je eigen doelen zinvol geformuleerd worden – anders is het lastig om ze ook daadwerkelijk te bereiken. Wanneer je dus je doelen bepaalt, kun je je oriënteren op de letters van SMART. Je doelen moeten:

• specifiek (in plaats van vaag en onconcreet),
• meetbaar (kwalitatief en kwantitatief),
• attractief (met een prikkel voor jou),
• realistisch (haalbaar qua tijd en middelen)
• en tijdgebonden zijn (dus met een duidelijke planning in de tijd).

AMORE-methode

Deze zelfmanagementmethode dient als alternatief voor SMART, maar focust op licht afwijkende aspecten voor zinvolle doelstelling. Volgens deze methode moeten je doelen ambitieus, motiverend, georganiseerd, realistisch en echt zijn.

Journaling met focusvragen

Een andere populaire en zeer eenvoudig toe te passen methode voor zelfmanagement is dagelijks journaling, oftewel het schriftelijk beantwoorden van focusvragen. Journaling kan bijv. in je ochtendroutine worden geïntegreerd, bijvoorbeeld met vragen als:

• Wat is vandaag mijn belangrijkste taak?
• Welk één ding kan ik vandaag doen om dichter bij mijn doel te komen?

Journaling is daarnaast ook geschikt om voortgang, ervaringen en learnings aan het einde van de werkdag vast te leggen. Daarvoor volstaat bijvoorbeeld een notitieboekje, of je schaft een speciaal succesjournal aan met vooraf opgestelde reflectievragen.

Voor wie zijn zelfmanagementmethoden waardevol?

Zelfmanagementmethoden zijn waardevol voor individuele mensen of teams die:

• hun professionele ontwikkeling willen versnellen,
• gerichter en efficiënter willen werken (en minder willen uitstellen),
• betere resultaten willen behalen en doelen sneller willen bereiken,
• zich persoonlijk willen ontwikkelen,
• onafhankelijk en zelfbepalend hun leven en werk willen vormgeven,
• op eigen verantwoordelijkheid (zonder leidinggevende) willen werken,
• hun stressniveau willen verlagen en een betere werk-privébalans willen creëren
• en (weer) zingeving in hun werk willen vinden.