Selbstmanagement

Definition von Selbstmanagement

Per Definition geht es beim Selbstmanagement darum, sich im Alltag und bei der Arbeit selbst zu führen, zu organisieren und zu motivieren. Durch Selbstmanagement fokussierst du also deine persönliche sowie deine berufliche Weiterentwicklung. Im Gegensatz zum Management durch eine andere Person (z. B. eine Führungskraft) leitest du dich durch verschiedene Selbstmanagement-Methoden selbst an und agierst so eigenverantwortlich, selbstbestimmt und unabhängig. Dasselbe Prinzip lässt sich entsprechend auch für ganze Teams anwenden, die sich selbst ohne formale Führung managen.

Die Ziele von Selbstmanagement

Selbstmanagement wendest du an, wenn du:

1. deine Ziele schneller erreichen,
2. bessere Ergebnisse erzielen,
3. dabei deinen Stress reduzieren und
4. deine Work-Life-Balance stärken möchtest.

Auf diese vier Hauptziele zahlen die folgenden Unterziele ein, die du oder dein Team mit verschiedenen Selbstmanagement-Methoden fokussiert:

• Aufgaben sammeln und den Überblick behalten
• Arbeit priorisieren
• Zeitmanagement, Arbeit sinnvoll planen und den Tag strukturieren
• Produktivität steigern und effizienter arbeiten
• Motivation, in die Umsetzung zu gehen und dranzubleiben
• Empowerment und Stärkung des Selbstbewusstseins
• fokussieren auf die wichtigen Ziele
• die eigenen Fähigkeiten erkennen und passend einsetzen
• Aufgaben delegieren an eine Person, die besser dafür geeignet ist
• eigene Bedürfnisse und Werte berücksichtigen
• auch mittel- und langfristige Ziele und Visionen entwickeln
• Sinn und Warum hinter den Zielen finden
• Fortschritt und Erfolg messen
• aus den Erfahrungen lernen und Maßnahmen anpassen
• herausfinden, welche Methoden am besten zur eigenen Persönlichkeit bzw. zum Team passen
• Strategien entwickeln, um Probleme zu lösen und Herausforderungen zu meistern

Welche Selbstmanagement-Methoden gibt es?

Die folgenden Selbstmanagement-Methoden zahlen auf die genannten Ziele ein. Da sie unterschiedliche Aspekte fokussieren, lohnt es sich, mehrere für das eigene Selbstmanagement zu kombinieren:

• ALPEN-Methode
• Pomodoro-Methode
• Eisenhower-Prinzip
• ABC-Analyse
• Pareto-Prinzip
• SMART-Methode
• AMORE-Methode
• Journaling mit Fokus-Fragen

ALPEN-Methode

Bei dieser Methode zum Selbstmanagement steht jeder einzelne Buchstabe für einen wichtigen Schritt. Die einzelnen Schritte geben die Struktur zum Abarbeiten von Aufgaben vor:

• Aufgaben notieren
• Länge bzw. Dauer schätzen
• Pufferzeit planen
• Entscheidungen priorisieren
• Nachprüfen, was erreicht wurde

Nicht erledigte Aufgaben werden in den nächsten Arbeitstag hineingenommen.

Pomodoro-Methode

Bei dieser Technik zum Selbstmanagement geht es vor allem darum, motiviert und konzentriert zu arbeiten, indem die Aufgaben in kurzen Intervallen (= Pomodori) erledigt werden. Damit die Arbeit oder der Arbeitstag nicht wie ein einziger großer und unbezwingbarer Berg erscheint, arbeitest du in Blöcken von je 25 Minuten (Timer stellen!) und machst nach jedem Block 5 Minuten Pause. Nach 4 Blöcken bzw. Pomodori nimmst du dann eine Pause von 30 Minuten.

Die Pomodoro-Technik kannst du mit anderen Selbstmanagement-Methoden ergänzen, die dir dabei helfen, die Aufgaben zu priorisieren.

Eisenhower-Matrix

Bei dieser Selbstmanagement-Methode kommt die Eisenhower-Matrix zum Einsatz, die aus vier Quadranten besteht:

• Links unten schiebst du Aufgaben hinein, die weder dringend noch eilig sind. Diese To-Dos ignorierst du einfach (Sie bilden deine Not-To-Do-Liste).
• Links oben notierst du Aufgaben, die zwar dringend aber unwichtig sind und die du delegieren kannst.
• Rechts oben ordnest du die dringenden und wichtigen Aufgaben ein. Sie sollten sofort erledigt werden.
• Rechts unten fügst du Aufgaben ein, die nicht dringend aber wichtig sind. Solche To-Dos terminierst du entsprechend nach ihrer Deadline.

Ziel der Eisenhower-Methode ist es, die Arbeit zu priorisieren und nicht etwas nur deshalb zu erledigen, weil es z. B. einfach ist oder wenig Zeit in Anspruch nimmt.

ABC-Analyse

Bei der ABC-Methode werden die Aufgaben nach Wichtigkeit sortiert - ähnlich wie bei der Eisenhower-Methode: A-Aufgaben sind wichtig und sollten sofort erledigt werden, B-Aufgaben sind weniger wichtig oder wichtig aber nicht dringend und können später erledigt oder delegiert werden. C-Aufgaben sind unwichtig und werden delegiert (wenn dringend) oder verworfen (wenn nicht dringend).

Pareto-Prinzip

Pareto ist weniger eine Methode als ein Prinzip: Auch als 80-20-Regel bekannt, besagt es, dass wir 80 Prozent des gewünschten Ergebnisses mit nur 20 Prozent zeitlichem Einsatz schaffen können. Diese Regel zeigt und also, dass wir schnell ein gutes Ergebnis erzielen können, wenn wir

• die wirklich relevanten Aufgaben identifizieren und erledigen,
• unseren Arbeitseinsatz zeitlich begrenzen, z. B. durch Timeboxing, also festgesetzte Zeitfenster
• und unseren Perfektionismus herunterschrauben ("Better Done Than Perfect").

SMART-Methode

Um ein besseres Selbstmanagement zu erreichen, ist es wichtig, dass die eigenen Ziele sinnvoll formuliert werden - da es sonst schwierig ist, diese auch wirklich zu erreichen. Wenn du also deine Ziele bestimmst, kannst du dich dabei an den Buchstaben von SMART orientieren. Deine Ziele sollten:

• spezifisch (statt vage und unkonkret),
• messbar (qualitativ und quantitativ),
• attraktiv (mit einem Anreiz für dich),
• realistisch (machbar in Hinblick auf Zeit und Mittel)
• und terminiert sein (also zeitlich bindend geplant).

AMORE-Methode

Diese Selbstmanagement-Methode dient als Alternative zu SMART, fokussiert dabei aber leicht abweichende Aspekte für die sinnvolle Zielsetzung. Nach dieser Methode sollten deine Ziele ambitioniert, motivierend, organisiert, realistisch und echt sein.

Journaling mit Fokus-Fragen

Eine weitere beliebte und sehr leicht anzuwendende Methode zum Selbstmanagement ist das tägliche Journaling, also das schriftliche Beantworten von Fokus-Fragen. Journaling kann z. B. in die Morgenroutine integriert werden, beispielsweise mit Fragen wie:

• Was ist heute meine wichtigste Aufgabe?
• Welche eine Sache kann ich heute tun, um meinem Ziel näherzukommen?

Journaling eignet sich außerdem, um Fortschritte, Erfahrungen und Learnings am Ende des Arbeitstages festzuhalten. Dabei genügt beispielsweise ein Notizbuch oder du besorgst dir ein spezielles Erfolgsjournal mit vorgegebenen Fragen zur Reflexion.

Für wen lohnen sich Methoden zum Selbstmanagement?

Selbstmanagement-Methoden lohnen sich für einzelne Menschen oder auch Teams, die:

• ihre berufliche Entwicklung vorantreiben,
• fokussierter und effizienter arbeiten (und weniger prokrastinieren),
• bessere Ergebnisse erzielen und Ziele schneller erreichen,
• sich persönlich weiterentwickeln,
• unabhängig und selbstbestimmt ihr Leben und ihre Arbeit gestalten,
• eigenverantwortlich (ohne Führungskraft) arbeiten,
• ihren Stresspegel reduzieren und eine bessere Work-Life-Balance etablieren
• und (wieder) Sinn in ihrer Arbeit finden möchten.