Hebben Scrum Teams te veel meetings?

Met al die Daily Scrums, Sprint Planning Meetings, Sprint Reviews, Retrospectives en misschien zelfs Product Backlog Refinement Meetings is het begrijpelijk dat deze zorg ontstaat.

Maar klopt dat eigenlijk wel?

Een meeting-experiment

Ik heb een experiment dat je zou moeten proberen – vooral als je denkt dat er in Scrum te veel meetings zijn.

Kies een getal tussen 5 en 10.

Denk nu terug aan de periode waarin jouw team begon met agile werken, of er goed in begon te worden.

Open je werkagenda van precies die maand in Outlook, Google, Apple Calendar of waar je hem ook bijhoudt. Weet je nog welk getal je eerder had gekozen? Neem dat getal en tel dat aantal maanden terug vanaf de maand die je zojuist hebt vastgesteld.

Laten we aannemen dat jouw team in oktober echt begon met agile werken en dat je het getal 5 hebt gekozen. In dat geval ga je vanaf oktober vijf maanden terug, bekijk je dus de maand mei in je agenda en vergelijk je het aantal meetings dat jouw team in die maand vóór Agile had, met het huidige aantal meetings.

Resultaat: Bij de teams waarmee ik dit experiment heb uitgevoerd, bleek dat er vóór het werken met Agile veel meer meetings waren geweest – het waren alleen andere meetings.

En hoe gaan vergaderingen bij jullie?

Vóór Scrum had je vast wel af en toe meetings met stakeholders. Dan had je een wekelijkse update met je baas. Misschien maakte je deel uit van verschillende werk- of projectgroepen. Dan waren er reviews – of het nu ging om design, technische vraagstukken, databases of iets dergelijks. Mogelijk was er ook een wekelijks statusmeeting, code-inspecties of reviews. Er waren losse discussies over designvraagstukken bij het whiteboard. Daarbovenop nog een aantal telefonische vergaderingen. En bovendien waren er vast ook meetings die het simpelweg nooit tot in je agenda hebben geschopt en die je daarom nu niet meer terugvindt.

Het is goed mogelijk dat je in de tijd vóór Agile meer meetings had dan nu met Agile.

Dat geldt natuurlijk niet voor iedereen. Maar ongeveer de helft van alle mensen met wie ik dit experiment heb gedaan, had vóór Scrum meer meetings. Degenen die hoogstwaarschijnlijk vóór Agile meer meetings hadden, zijn teamleden die hun werk met anderen moeten afstemmen.

Waarom we het gevoel hebben dat er in Agile te veel meetings zijn

Waarom is het gevoel dat er in Agile te veel meetings zijn dan zo wijdverbreid?

Omdat de meetings namen hebben. Als iets een naam heeft, wordt het al snel een doelwit voor kritiek. Dan klagen mensen over „die verdomde Sprint Planning Meetings" en „die irritante Daily Scrum". (Mogelijk gebruiken ze ook sterkere woorden.)

Veel van de meetings in je agenda vóór Scrum hadden geen namen en werden niet regelmatig gehouden. Men noemde ze eerder „Design bespreken met Mary", „Code Review met Ashish" of „Janet – testcases".

Je had vast veel design-meetings, maar niet allemaal met Mary, en ze heetten ook absoluut niet officieel „Design bespreken met Mary".

Als een meeting regelmatig plaatsvindt en een naam heeft, is het veel makkelijker om er kritiek op te hebben.

Conclusie over het aantal Scrum Meetings

Als het goed wordt gedaan, is Scrum helpend in plaats van belastend!

De meetings in Scrum hebben absoluut het potentieel om een last te worden. Veel teams besteden ook daadwerkelijk te veel tijd aan meetings. Voor elk team dat ik vertel dat het meer tijd aan meetings moet besteden, zijn er 20 of 30 die ik vertel dat ze minder tijd in meetings zouden moeten doorbrengen. (Dit geldt vooral voor het Sprint Planning en het Product Backlog Refinement.)

Maar als het goed wordt gedaan, zou Scrum moeten helpen en geen obstakel moeten zijn als het gaat om het snel ontwikkelen van producten.

Elke meeting zou je het gevoel moeten geven:

• op het juiste moment

• met de juiste duur

• met de juiste mensen

• en met de juiste mate van detail gehouden te zijn.

Dat is precies wat het Scrum Framework mogelijk moet maken. Als een team dit gevoel niet heeft, moet de Scrum Master heel goed kijken naar hoe de meetings worden uitgevoerd.

Hoogstwaarschijnlijk moeten de meetings wel gewoon doorgaan in plaats van ze af te schaffen, maar ze moeten ook efficiënter worden gemaakt.

Er zal altijd iemand zijn die op elk meeting iets aan te merken heeft. Zelfs een meeting om de tien jaar is voor sommige mensen al te veel. Maar als je het goed aanpakt, zullen veel Scrum Teams merken dat ze minder tijd in meetings doorbrengen dan in de tijd vóór Scrum.

Volg onze training tot Scrum Master, leer meer best practices en profiteer van de ervaring van onze zorgvuldig geselecteerde, gecertificeerde Scrum Trainers en Scrum Professionals!