Haben Scrum Teams zu viele Meetings?

Mit all den Daily Scrums, Sprint Planning Meetings, Sprint Reviews, Retrospektiven und vielleicht sogar Product Backlog Refinement Meetings kann man den Grund für diese Sorge nachvollziehen.

Aber stimmt das wirklich?

Ein Meeting-Experiment

Ich habe ein Experiment, das Sie ausprobieren sollten – vor allem, wenn Sie glauben, dass es in Scrum zu viele Meetings gibt.

Wählen Sie eine Zahl zwischen 5 und 10.

Jetzt erinnern Sie sich an die Zeit, als Ihr Team damit anfing, agil zu arbeiten, bzw. gut darin zu werden.

Öffnen Sie in Ihren Arbeitskalender aus genau diesem Monat in Outlook, Google, im Apple Calendar oder wo auch immer. Erinnern Sie sich an die Zahl, die Sie zuvor ausgewählt hatten? Jetzt nehmen Sie diese Zahl und rechnen die Anzahl der Monate von dem Monat zurück, den Sie gerade festgelegt haben.

Nehmen wir einmal an, dass Ihr Team im Oktober so richtig angefangen hat, agil zu arbeiten, und Sie haben die Zahl 5 gewählt. In diesem Fall gehen Sie von Oktober fünf Monate zurück, schauen sich dementsprechend den Monat Mai im Kalender an und vergleichen Sie die Anzahl der Meetings, die Ihr Team in diesem Monat vor Agile hatte, mit der jetzigen Anzahl der Meetings.

Ergebnis: Bei den Teams, mit denen ich dieses Experiment durchgeführt habe, stellte sich heraus, dass es vor der Arbeit mit Agile viel mehr Meetings gegeben hatte – es waren nur andere Meetings.

Und wie sind Meetings bei Ihnen?

Vor Scrum hatten Sie sicherlich gelegentliche Meetings mit Stakeholdern. Dann hatten Sie ein wöchentliches Update mit Ihrem Chef. Vielleicht waren Sie Teil von verschiedenen Arbeits- oder Projektgruppen. Dann gab es Reviews – egal ob zum Design, technischen Fragen, Datenbanken o.ä. Unter Umständen gab es auch ein wöchentliches Statusmeeting, Code Inspektionen oder Reviews. Es gab vereinzelte Diskussionen zu Designfragen am Whiteboard. Zusätzlich noch einige Telefonkonferenzen. Und außerdem gab es sicherlich auch Meetings, die es einfach nie in Ihren Kalender geschafft haben und die Sie daher jetzt nicht im Kalender wiederfinden können.

Es ist gut möglich, dass Sie in der Zeit vor Agile mehr Meetings hatten als jetzt mit Agile.

Das gilt natürlich nicht für jeden. Aber ca. die Hälfte aller Leute, mit denen ich dieses Experiment gemacht habe, hatten vor Scrum mehr Meetings. Diejenigen, die mit hoher Wahrscheinlichkeit vor Agile mehr Meetings hatten, sind Teammitglieder, die ihre Arbeit mit anderen abstimmen müssen.

Warum wir das Gefühl haben, dass es in Agile zu viele Meetings gibt

Warum ist also das Gefühl, dass es in Agile zu viele Meetings gibt, so weit verbreitet?

Weil die Meetings Namen haben. Wenn etwas einen Namen hat, wird es leicht ein Ziel für Kritik. Dann beschweren sich die Leute über „diese verdammten Sprint Planning Meetings” und „dieses nervige Daily Scrum”. (Unter Umständen benutzen sie auch stärkere Wörter.)

Viele der Meetings in Ihrem Kalender vor Scrum hatten keine Namen und wurden nicht regelmäßig abgehalten. Man nannte sie eher „Design mit Mary besprechen”, „Code Review mit Ashish” oder „Janet – Testfälle”.

Sicherlich hatten Sie viele Design-Meetings, jedoch nicht alle mit Mary und sie hießen auch definitiv nicht offiziell „Design mit Mary besprechen”.

Wenn ein Meeting regelmäßig stattfindet und einen Namen hat, ist es viel einfacher, es zu kritisieren.

Fazit zur Anzahl der Scrum Meetings

Wenn es gut gemacht wird, ist Scrum hilfreich statt belastend!

Die Meetings in Scrum haben definitiv das Potenzial, zur Belastung zu werden. Viele Teams verbringen auch tatsächlich zu viel Zeit in Meetings. Auf jedes Team, dem ich sage, es müsse mehr Zeit für Meetings aufbringen, kommen 20 oder 30, denen ich sage, dass sie weniger Zeit in Meetings verbringen sollten. (Das trifft besonders auf das Sprint Planning und das Product Backlog Refinement zu.)

Wenn es aber richtig gemacht wird, sollte Scrum helfen und kein Hindernis sein, wenn es darum geht, schnell Produkte zu entwickeln.

Jedes Meeting sollte einem das Gefühl geben:

  • zur richtigen Zeit

  • mit der richtigen Dauer

  • mit den richtigen Leuten

  • und mit dem richtigen Maß an Details abgehalten worden zu sein.

Genau das soll das Scrum Framework ermöglichen. Wenn ein Team dieses Gefühl nicht hat, sollte sich der ScrumMaster ganz genau anschauen, wie die Meetings durchgeführt werden.

Aller Wahrscheinlichkeit nach sollten die Meetings zwar weitergeführt werden, statt sie abzuschaffen, allerdings sollten sie auch effizienter gemacht werden.

Es wird immer jemanden geben, der an jedem Meeting etwas auszusetzen hat. Selbst ein Meeting alle zehn Jahre ist für manche Leute schon zu viel. Wenn man es jedoch richtig macht, werden viele Scrum Teams feststellen, dass sie weniger Zeit in Meetings verbringen als in den Zeiten vor Scrum.

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