Trabajo ágil con equipos distribuidos

En mis cursos siempre me hacen la misma pregunta:

¿Cómo se forma un equipo ágil cuyos miembros están distribuidos en diferentes ubicaciones?

Sin embargo, cuando indago un poco más, casi siempre resulta que estas personas ya se encuentran en una situación en la que los miembros del equipo trabajan en diferentes lugares. Y casi siempre se trata de organizaciones por proyectos en las que los especialistas trabajan en un área de conocimiento específica. Estos especialistas a menudo tienen que trabajar en al menos tres proyectos simultáneamente. Con suerte, los miembros individuales del equipo se encuentran al menos en la misma zona horaria. Sin embargo, también he visto casos en los que los miembros del equipo trabajaban en zonas horarias con una diferencia de diez horas.

Hoy quiero darte algunos trucos y consejos sobre cómo trabajar con miembros del equipo y colegas cuando no estás en el mismo lugar.

Según la app de viajes Tripit, en 2012 estuve viajando 304 días. Me cuesta creerlo, porque me quedé todo el mes de junio en casa por el nacimiento de mi hijo Nico. (Eso tuvo que haber sido un bug.) Pero se acercó bastante. He trabajado desde 2006 con miembros de equipo distribuidos en los más diversos centros de trabajo de la empresa. Espero poder compartir algunas experiencias interesantes.

La distancia tiene su precio

Cuando los equipos no pueden trabajar juntos en el mismo lugar, esa distancia tiene su precio. Hay un problema que la mayoría de los gerentes no reconocen — y este problema no tiene nada que ver con los diferentes costos salariales. De hecho, la mayoría de las empresas distribuyen sus equipos en diferentes ubicaciones porque quieren ahorrar en costos salariales — pero no calculan la pérdida social que se produce.

La pérdida social ocurre cuando los miembros del equipo ya no se conocen entre sí porque no se han reunido ni una sola vez.

¿Qué significa pérdida social?

Richard Hackman habla de ello en su libro Leading Teams. Según Hackman, en un equipo se producen ciertos beneficios y pérdidas a lo largo del tiempo de trabajo conjunto. Estos beneficios y pérdidas se refieren al esfuerzo, la estrategia de rendimiento, así como al conocimiento y las habilidades.

En cuanto al esfuerzo, el llamado "holgazaneo social" (social loafing) puede perjudicar el compromiso conjunto de los equipos y su trabajo. Con respecto a la estrategia de rendimiento, la confianza ciega en la rutina habitual puede convertirse en un obstáculo para el surgimiento de flujos de trabajo innovadores y mejores. Además, una distribución desigual de lo que cada miembro del equipo aporta puede frenar el intercambio de conocimientos y el desarrollo de las habilidades de los miembros del equipo.

Estos tres tipos de pérdida — holgazaneo social, confianza ciega en la rutina y participación desigual de los miembros del equipo — son significativamente más probables cuando los miembros del equipo están separados geográficamente. No pueden tomar buenas decisiones sobre cómo distribuir el trabajo porque simplemente no se conocen lo suficientemente bien. Además, no tienen una comprensión compartida tan buena del contexto de la organización. No pueden encontrar mejores flujos de trabajo para sus tareas. Y en última instancia, es mucho menos probable que el conocimiento se comparta con todo el equipo. Eso es simplemente casi imposible de lograr cuando el horario laboral en las diferentes ubicaciones solo se superpone durante dos horas al día.

A diferencia de los costos salariales, a estos factores no se les puede poner un precio concreto. Por lo tanto, es aún más difícil evaluar si vale la pena distribuir el trabajo entre diferentes ubicaciones. Se puede hacer estos costos algo más transparentes preguntándose cuánto costaría reunir al equipo cada dos semanas. ¿Es poco realista? ¿Es demasiado complicado? ¿Es demasiado caro? Bueno, sí, pero ¿cuánto más caro sería no hacerlo? Hace algunos años tuve un cliente donde el equipo se trasladaba cada dos semanas desde Praga. Eran conscientes de los costos sociales asociados. Y estaban dispuestos a pagar ese precio.

Por supuesto, eso no es una garantía de que todo funcione. Sin embargo, es mucho menos probable que un equipo fracase.

Pero ¿qué pasa si no quieres pagar ese precio? Todavía tienes la opción de construir equipos que trabajen juntos en un mismo lugar. Si lo haces, deberías intentar que el esfuerzo de coordinación entre los equipos sea lo menos complicado posible.

La videoconferencia como salvación

Hace unos años estuve en un equipo de proyecto cuyos miembros trabajaban en parte en Alemania y en parte en Malasia. Estas dos zonas horarias tienen una diferencia de seis horas.

Cada dos días teníamos una conferencia telefónica. Sin embargo, descubrimos que teníamos un problema de comunicación. Siempre se hacía el silencio en el otro extremo cuando alguien hacía una pregunta — generalmente era un silencio muy incómodo. Más tarde descubrimos que este silencio había provocado frecuentemente que tareas no se completaran. (¿Mencioné que el proyecto era muy estresante?)

En algún momento pude convencer a mi gerente de proyecto para hablar con el gerente de proyecto de la otra ubicación. Decidieron realizar videoconferencias a partir de entonces. Seguía siendo una llamada telefónica, pero al menos podíamos vernos. A partir de ese día, nuestras reuniones fueron completamente diferentes, porque podíamos ver los rostros de nuestros interlocutores. Podíamos reconocer la expresión facial de los demás. Podíamos ver cuando los otros no habían entendido algo. Y por lo tanto pudimos reformular las cosas para hacerlas más comprensibles. Todo esto ocurría naturalmente también en el otro lado. Eso cambió nuestras reuniones por completo.

Así que si decides trabajar con un equipo distribuido en diferentes lugares, siempre deberías asegurar que la tecnología necesaria esté disponible para comunicarse bien y coordinar las diferentes ubicaciones. Uno de mis clientes posteriores una vez ocupó una sala de conferencias completa. Esta sala ya no podía ser reservada por nadie más en la organización. Todas las vistas generales y tableros de los equipos se instalaron en la sala y había un proyector así como una cámara de 360°. Todo esto se hizo solo para asegurar la comunicación entre los miembros del equipo. Solo puedo pedirte encarecidamente que inviertas en esta tecnología. Entonces tus reuniones serán mucho más efectivas a largo plazo.

La transparencia crea confianza

Verse realmente en las reuniones es una especialización de un concepto más general. Hacer el trabajo y las tareas individuales transparentes crea confianza. He visto equipos que se quejaban constantemente porque en algún momento ya no sabían qué estaba haciendo el otro equipo. Sin embargo, la confianza también puede perderse cuando hay muy poca transparencia en ciertas áreas y la nueva transparencia confunde.

Desafortunadamente, la transparencia generalmente también conlleva cierto esfuerzo. Hay que proporcionar los datos que los demás quieren ver, como por ejemplo el porcentaje de código probado con tests unitarios o el beneficio neto de las nuevas funcionalidades. En la industria del software, estos números quizás se presentan con un programa adicional. En equipos que no tienen nada que ver con software, quizás haya que encontrar otras formas de proporcionar esta información. En cualquier caso, conlleva esfuerzo.

¿Vale la pena este esfuerzo? Si mi suposición de que la transparencia crea confianza es correcta (y mucha), entonces deberías intentar encontrar el punto óptimo entre suficiente confianza y el esfuerzo necesario para la transparencia correspondiente. Así que deberías preguntarte si el esfuerzo que inviertes en crear transparencia es una buena inversión para la confianza dentro del equipo.

Kent Beck desarrolló otra perspectiva hace algunos años. Dice que siempre intentó hacer todo transparente, porque ocultar información significa esfuerzo. Cuando se tiene transparencia completa, se puede ahorrar el esfuerzo de ocultar cierta información y así ocuparse más de otras cosas. Me gusta esta actitud.

Un último pensamiento: Si crear transparencia te resulta demasiado esforzado y laborioso, recuerda que siempre tienes la posibilidad de trabajar con equipos que no estén distribuidos en múltiples lugares. Si trabajas para una empresa donde los equipos no trabajan juntos en un mismo lugar, deberías estar dispuesto a pagar el precio de la transparencia y, por tanto, también de una mayor confianza.

Este texto proviene del blog de Markus Gärtner y fue traducido al alemán por nosotros.

Certified Scrum Master

=> ¡Conviértete en Scrum Master certificado con Agile Academy!

Características de equipos exitosos

=> Conoce las 5 características de los equipos exitosos.

Consejos para el Sprint Planning

=> ¡Definición, desarrollo y consejos importantes para el Sprint Planning!