4 metodi per raggiungere il consenso nel team

Scrum Master, Agile Coach, Product Owner e altri ruoli devono frequentemente aiutare i team a trovare un consenso. Ad esempio, un Product Owner può aiutare un gruppo di stakeholder a concordare su un obiettivo concreto per la prossima fase di sviluppo. Oppure uno Scrum Master conduce una Retrospettiva e cerca poi di capire su quali azioni di miglioramento il team si trovi d'accordo.

In questo articolo presento quattro metodi per creare consenso. Sicuramente conosci già l'uno o l'altro di questi metodi, ma forse non tutti. Dopo la spiegazione di ciascuno dei quattro metodi, ti darò indicazioni su quando è più opportuno utilizzarli.

Metodo di consenso 1: Dot Voting

Il Dot Voting, ovvero la votazione a punti, è utile quando un gruppo deve selezionare alcune opzioni da un elenco più lungo. Come Scrum Master ho utilizzato il Dot Voting ad esempio nelle seguenti situazioni:

• Nel team, quando dopo una Retrospettiva si devono scegliere le azioni di miglioramento per il prossimo Sprint.
• Con la mia famiglia, quando si tratta di decidere quali attività pianificare per le prossime vacanze.
• Nel team di leadership, per stabilire quali saranno le priorità dell'organizzazione nel prossimo trimestre.

Dot Voting nella pratica

Nel Dot Voting ogni persona ha a disposizione un certo numero di punti. Normalmente ognuno riceve più di un voto, ma sempre meno delle opzioni disponibili. Il Dot Voting funziona anche con un solo voto per persona, ma in quel caso non è altro che alzare la mano per la propria opzione preferita.

Di solito tutte le persone ricevono lo stesso numero di punti. È la cosa più equa. Naturalmente puoi anche assegnare più punti a determinate persone, ma finora non l'ho mai fatto perché spesso non sembra equo per gli altri.

Dopo aver creato un elenco di opzioni possibili (di solito tramite brainstorming), ognuno può mettere i propri punti sull'opzione o distribuirli sulle opzioni che preferisce. Si può fare disegnando con i pennarelli o incollando piccoli adesivi.

Nella maggior parte dei casi, dovresti permettere alle persone di assegnare più punti all'opzione che preferiscono fortemente. Ad esempio, durante le nostre vacanze in famiglia volevo davvero passare un giorno su una barca a vela. Così ho dato tutti i miei cinque voti per quella opzione. Mia moglie ha dato un punto a quell'opzione e ha distribuito i restanti quattro punti su altre due opzioni.

Prima guardare per cosa votano gli altri

Nel Dot Voting può capitare che alcune persone esitino un po' per vedere come votano gli altri. Forse mia moglie voleva andare a vela quanto me. Tuttavia, dopo aver visto che io avevo usato tutti i miei cinque punti solo per quella possibilità, si è sentita sicura che saremmo andati a vela in ogni caso, anche dedicando solo uno dei suoi punti.

In generale non dovresti preoccuparti troppo di questo. Per ogni persona che prima aspetta di vedere come votano gli altri, ce ne sono altre che distribuiscono subito i propri voti nella speranza di influenzare il resto.

Se comunque hai dubbi, puoi far distribuire i punti prima su un foglio in privato e poi raccoglierli.

Scegliere il vincitore

Poiché il Dot Voting viene spesso utilizzato quando un gruppo vuole selezionare tra diverse opzioni, raggiungere il consenso in questo caso significa identificare una serie di opzioni preferite. Non esiste una procedura standardizzata per questo.

Prima della votazione puoi dire ad esempio: "Prenderemo le tre opzioni (o quante ne siano) con più voti." Funziona bene quando si sa in anticipo quante opzioni si possono scegliere. Spesso però è meglio decidere dopo la votazione quante opzioni selezionare effettivamente, poiché spesso ci sono grandi differenze nel punteggio tra le opzioni più e meno popolari.

Quando usare il Dot Voting?

Il Dot Voting è un metodo eccellente quando ci sono più alternative tra cui scegliere. Inoltre, il Dot Voting è adatto per determinare il grado generale di consenso. Se ad esempio due opzioni ricevono tre voti ciascuna e otto altre opzioni ricevono un punto ciascuna, ciò indica che le persone non sono ancora veramente d'accordo. Questo può significare che sono necessarie ulteriori discussioni – sia concretamente in quel meeting sia in generale.

Metodo di consenso 2: Pollice su, pollice giù

Questo metodo deriva da un imperatore romano che teneva il pollice in alto o in basso per dimostrare se un gladiatore dovesse vivere o morire.

Questo tipo di votazione viene utilizzato nei team o in altri gruppi di organizzazioni agili quando deve essere presa una semplice decisione sì/no. Dopo aver discusso i pro e i contro della decisione da prendere, tutti i partecipanti votano. Pollice su significa un voto a favore di questa decisione. Pollice giù è un voto contro la decisione.

Se un team ad esempio vuole andare a pranzo insieme, qualcuno potrebbe dire: "Andiamo al ristorante di hamburger qui accanto." Poi si vota; tre pollici su, due giù e un pollice di lato.

Attenzione al pollice di lato

Dovresti fare attenzione al pollice di lato. Può avere diversi significati.

Nell'esempio del ristorante di hamburger, probabilmente significa che alla persona non importa dove il team vada a pranzo: "Possiamo mangiare lì o altrove, per me è lo stesso!"
In questo esempio non fa una grande differenza. Ma non è sempre così.

Supponiamo che un team voglia votare sull'assunzione di un nuovo membro del team che è appena stato intervistato dall'intero team, e un membro del team tiene il pollice di lato.
Cosa significa? Non puoi assumere una persona a metà. Una decisione del genere è binaria. O la persona ottiene il lavoro o no.

Ho scelto questo esempio perché mi è già capitato più volte che in una situazione del genere un membro del team dicesse: "Il candidato è abbastanza buono, ma forse ne troviamo uno migliore."

Naturalmente potremmo trovarne uno migliore. Il nostro obiettivo non era mai trovare il miglior candidato del mondo per il lavoro. Volevamo solo qualcuno che potesse svolgere bene il lavoro e che si integrasse bene nel team. Quello che devo veramente sapere è se questo candidato soddisfa questi criteri o meno.

Quando usare il metodo del pollice?

Con pollice su o pollice giù si vota meglio quando si tratta di una singola opzione. Quindi dovremmo usare questa architettura o tecnologia? Dovremmo assumere questa persona? Dovremmo passare a Sprint di tre settimane?

Metodo di consenso 3: Fists of Five

Ho sentito parlare per la prima volta di questo metodo delle 5 dita da Jean Tabaka, autrice di Collaboration Explained. Questo approccio è utile quando un moderatore vuole sondare e valutare il livello di consenso. Ad esempio, a me potrebbe piacere moltissimo andare a mangiare hamburger, mentre un altro membro del team potrebbe trovare l'idea terribile. Con cinque dita si può votare in modo più differenziato rispetto al semplice pollice su o giù.

Cosa significa il numero di dita

In una votazione del genere, ogni membro del team alza più o meno dita a seconda del grado di accordo. Ci sono diversi modi per farlo, ma ecco il mio preferito:

• 5 dita: Idea fantastica. Perché non mi è venuta in mente?!

• 4 dita: È una buona idea e la supporto pienamente.

• 3 dita: Sono neutrale. L'idea va bene. Forse c'è un'idea migliore, forse no.

• 2 dita: Non mi piace l'idea. Preferirei un'alternativa.

• 1 dito: Questa decisione mette a rischio il progetto. Dobbiamo trovare un'alternativa.

Prima stabilire quanto grande deve essere il consenso

Prima di votare in questo modo su qualcosa, il team dovrebbe discutere quanto forte debba essere il consenso. Una decisione sull'architettura dovrebbe sicuramente presupporre un consenso maggiore rispetto alla scelta del catering per il pranzo durante il Planning Meeting.

Guardiamo alcuni esempi.

Un team potrebbe dire che tutti devono alzare almeno tre dita affinché una decisione sia unanime. Questa è una forma molto forte di consenso, perché significa che nessuno può considerare l'idea nemmeno lontanamente negativa. Non dico che non si debba mai procedere così, ma è sicuramente necessario un livello di consenso molto alto, il che significa che potrebbe volerci più tempo per raggiungerlo.

Considera invece se non sia meglio che un team si accordi su una decisione sufficientemente buona, perché più persone hanno votato con quattro o cinque dita rispetto a una o due. Questo è un livello di consenso molto più moderato e quindi più facile da raggiungere. Naturalmente, è possibile che questa decisione venga messa in discussione se non produce risultati perfetti.

Potresti persino considerare che il team decida di perseguire una decisione in cui nessuno ha votato con un solo dito. Poter bloccare una decisione votando con un dito significa in sostanza dare a tutti un diritto di veto.

Come negli altri esempi menzionati, ci possono essere situazioni in cui ciò è appropriato. Un semplice diritto di veto può avere senso, ad esempio, quando si sceglie il ristorante per la pausa pranzo. Magari tutti tranne Mary vogliono andare alla steakhouse, ma Mary alza un dito perché è vegetariana e lì ci sono solo piatti di carne.

Ciò non significa che questa decisione sia una minaccia per il progetto. Ma andare a mangiare dove un membro del team non può proprio mangiare nulla sarebbe scortese e semplicemente una cattiva decisione.

Ricorda sempre che puoi usare livelli diversi di consenso per decisioni diverse. Prima di votare su un argomento specifico, però, dovresti parlare brevemente di quanto sia rilevante il consenso per quella decisione.

Mostrare le dita

Una volta che tutti si sono accordati su un livello di consenso, si discute il tema e poi si vota. Normalmente tutti alzano contemporaneamente da una a cinque dita. (Se è solo un dito, assicurati che non sia quello sbagliato!)

Valuta il risultato e se c'è già consenso, hai finito. Se no, tutti dovrebbero discutere di nuovo il tema e rivotare. I partecipanti possono anche concordare di abbassare leggermente il livello di consenso.

Quando usare Fists of Five?

Il metodo Fists of Five non è solo adatto per creare consenso, ma anche per votare su una decisione. Come il metodo romano, dovrebbe essere utilizzato quando si vota su una singola opzione piuttosto che su più opzioni.

Metodo di consenso 4: 1-2-4-Tutti

Questo metodo riguarda effettivamente più la creazione di consenso che la votazione su qualcosa. È anzi piuttosto probabile che alla fine di questo metodo si utilizzi uno dei primi tre metodi per votare.

Il nome deriva dal numero di persone coinvolte in una serie di conversazioni. Si inizia con il fatto che ognuno ha alcuni minuti (2-5 sono di solito sufficienti) per riflettere e prendere una decisione.

Formare coppie

Si formano coppie. Ognuno condivide la propria opinione con l'altro e poi i partner cercano di trovare un accordo. Come vengono formate le coppie lo puoi decidere liberamente.

Se c'è un numero dispari di partecipanti, il moderatore si astiene dalla discussione (soprattutto se è un moderatore veramente neutrale). In alternativa il moderatore può partecipare, ma assume più un ruolo di ascoltatore e aiuta l'altra persona a trovare argomenti per la propria posizione.

Le coppie hanno normalmente circa 5-10 minuti per la discussione. Anche se può variare a seconda dell'importanza, consiglio di non prendersi più di 15 minuti.

Dopo che il tempo è scaduto o tutte le coppie si sono accordate, si formano coppie di coppie. Per questo c'è il "4" nel nome del metodo. A questo punto i gruppi possono avere dimensioni diverse. Va bene, adatta i gruppi come ritieni più opportuno. Questi gruppi hanno ora 10-15 minuti per trovare un accordo.

Dopo che il tempo è scaduto o tutti i gruppi si sono accordati, anche questi gruppi si riuniscono. Con un classico team agile, normalmente è l'intero team. Se non è così, amplia la dimensione del gruppo fino a quando l'intero team è in un unico gruppo.

Prova poi a prendere una decisione con l'intero team. Non funziona sempre, ma il metodo 1-2-4 rende spesso la discussione di gruppo molto più semplice. Per la decisione finale puoi applicare il Dot Voting, Fists of Five o il metodo del pollice.

Quando usare 1-2-4-Tutti?

Questo metodo si usa al meglio per decisioni importanti e quando i membri del team non hanno opinioni nemmeno lontanamente simili. Grazie ai gruppi di discussione sempre più grandi, si garantisce che l'opinione di ciascuno venga ascoltata, ma all'inizio si ha anche il tempo di fare le proprie riflessioni.

Scegliere il giusto metodo di consenso

Ognuno dei metodi descritti ha i suoi punti di forza e di debolezza. Un buon moderatore agile li utilizza in situazioni diverse. Non esiste un unico approccio che sia quello giusto per tutte le decisioni e tutti i team.

• Se vuoi selezionare alcune opzioni da un elenco più ampio, usa il Dot Voting.

• Se una decisione è importante, ma è ancora più importante che tutti la capiscano veramente e siano d'accordo, usa il metodo 1-2-4-Tutti e successivamente uno degli altri tre approcci.

• Se serve solo un sì o un no per una determinata decisione, il metodo del pollice è adatto.

• Se si desidera una valutazione più differenziata di una possibile decisione, Fists of Five è la scelta giusta.

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