I team Scrum hanno troppi meeting?

Con tutti i Daily Scrum, Sprint Planning Meeting, Sprint Review, Retrospettive e forse persino i Product Backlog Refinement Meeting, si può capire il motivo di questa preoccupazione.

Ma è davvero così?

Un esperimento sui meeting

Ho un esperimento che dovresti provare – soprattutto se credi che in Scrum ci siano troppi meeting.

Scegli un numero tra 5 e 10.

Ora ricorda il momento in cui il tuo team ha iniziato a lavorare in modo agile, o ha iniziato a farlo bene.

Apri il tuo calendario di lavoro di quel preciso mese in Outlook, Google, Apple Calendar o dove preferisci. Ricordi il numero che hai scelto prima? Ora prendi quel numero e sottrai quella quantità di mesi dal mese che hai appena stabilito.

Supponiamo che il tuo team abbia iniziato veramente a lavorare in modo agile a ottobre e che tu abbia scelto il numero 5. In questo caso vai indietro di cinque mesi da ottobre, guardi quindi il mese di maggio nel calendario e confronta il numero di meeting che il tuo team aveva in quel mese prima di Agile con il numero attuale di meeting.

Risultato: Nei team con cui ho fatto questo esperimento, si è scoperto che prima di lavorare con Agile c'erano molti più meeting – erano solo meeting diversi.

E come sono i meeting da te?

Prima di Scrum sicuramente avevi meeting occasionali con gli Stakeholder. Poi c'era un aggiornamento settimanale con il tuo capo. Forse facevi parte di vari gruppi di lavoro o di progetto. Poi c'erano le Review – che fossero sul design, questioni tecniche, database o altro. Probabilmente c'era anche un meeting settimanale sullo stato di avanzamento, ispezioni del codice o review. C'erano discussioni sporadiche su questioni di design alla lavagna. In aggiunta, alcune teleconferenze. E sicuramente c'erano anche meeting che semplicemente non sono mai finiti nel tuo calendario e che quindi ora non riesci a ritrovare.

È possibile che nel periodo prima di Agile avessi più meeting di quanti ne abbia ora con Agile.

Naturalmente questo non vale per tutti. Ma circa la metà delle persone con cui ho fatto questo esperimento aveva più meeting prima di Scrum. Chi con maggiore probabilità aveva più meeting prima di Agile sono i membri del team che devono coordinare il proprio lavoro con altri.

Perché abbiamo la sensazione che in Agile ci siano troppi meeting

Perché la sensazione che in Agile ci siano troppi meeting è così diffusa?

Perché i meeting hanno un nome. Quando qualcosa ha un nome, diventa facilmente bersaglio di critiche. Poi le persone si lamentano di "quei maledetti Sprint Planning Meeting" e di "quel fastidioso Daily Scrum". (Potrebbero anche usare parole più forti.)

Molti dei meeting nel tuo calendario prima di Scrum non avevano nomi e non si tenevano regolarmente. Li si chiamava piuttosto "discutere il design con Mary", "code review con Ashish" o "Janet – test case".

Sicuramente avevi molti meeting sul design, ma non tutti con Mary e sicuramente non si chiamavano ufficialmente "discutere il design con Mary".

Quando un meeting si tiene regolarmente e ha un nome, è molto più facile criticarlo.

Conclusione sul numero di meeting Scrum

Quando è fatto bene, Scrum è un aiuto, non un peso!

I meeting in Scrum hanno sicuramente il potenziale di diventare un peso. Molti team trascorrono effettivamente troppo tempo nei meeting. Per ogni team a cui dico che deve dedicare più tempo ai meeting, ce ne sono 20 o 30 a cui dico che dovrebbero dedicarne meno. (Questo vale in particolare per lo Sprint Planning e il Product Backlog Refinement.)

Quando però è fatto correttamente, Scrum dovrebbe essere un aiuto e non un ostacolo quando si tratta di sviluppare prodotti velocemente.

Ogni meeting dovrebbe dare la sensazione di:

• essere stato tenuto al momento giusto

• con la giusta durata

• con le persone giuste

• e con il giusto livello di dettaglio.

Questo è esattamente ciò che il framework Scrum dovrebbe consentire. Se un team non ha questa sensazione, lo Scrum Master dovrebbe esaminare attentamente come vengono condotti i meeting.

Con ogni probabilità, i meeting dovrebbero continuare piuttosto che essere aboliti, però dovrebbero anche essere resi più efficienti.

Ci sarà sempre qualcuno che trova qualcosa da ridire su ogni meeting. Anche un meeting ogni dieci anni è già troppo per alcune persone. Quando però è fatto correttamente, molti team Scrum scopriranno di trascorrere meno tempo nei meeting rispetto ai tempi precedenti a Scrum.

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