Mettere in pratica i risultati delle retrospettive

A volte sento dire dai team che hanno smesso di condurre retrospettive perché non riuscivano a vedere miglioramenti. Spesso emerge che non hanno ottenuto buone azioni di miglioramento dalle retrospettive o che le azioni non sono state eseguite e quindi sono tornate continuamente nella retrospettiva.

Se non si agisce, non si può migliorare nulla! Ecco alcuni consigli su come arrivare ad azioni concrete dalla retrospettiva e come assicurarsi che vengano effettivamente realizzate.

La retrospettiva

Le retrospettive agili aiutano i team a migliorarsi costantemente. Nella retrospettiva, i membri del team riflettono su cosa possono intraprendere nella prossima iterazione per migliorare. L'implementazione di queste azioni nella prossima iterazione migliorerà infine il lavoro e le prestazioni del team.

Le retrospettive possono essere utilizzate con Scrum o Kanban per pianificare e monitorare il lavoro del team. Questo è anche il motivo per cui dovresti condurre le retrospettive regolarmente. Solo se verifichi regolarmente l'utilità delle azioni implementate, raggiungerai un risultato migliore.

Ottenere azioni concrete nella retrospettiva

I miglioramenti davvero duraturi dalle retrospettive iniziano con il rendere i risultati delle retrospettive effettivamente attuabili. Cerco sempre di fare in modo che i membri del team escano da un meeting con azioni che possono e vorranno implementare direttamente nella prossima iterazione. Queste azioni dovrebbero essere aggiunte alla board di stato e/o al Backlog, in modo che siano sempre ben visibili e non cadano nell'oblio.

Per me le azioni concrete sono:

• piccole ma potenti
• chiare e comprensibili
• formulate in modo che il rispettivo vantaggio sia chiaramente riconoscibile

Dovresti anche chiarire il "perché":

• Perché si è scelto questo motivo, questa azione?
• Perché questo è il problema da risolvere?
• Qual è il vantaggio sperato?

Questo motiverà il team a mettere in pratica le azioni!

Limitarsi a variare lo svolgimento delle retrospettive – per quanto utile – nella maggior parte dei casi non risolve i problemi. Naturalmente si possono trovare azioni migliori perché con metodi diversi si ottengono anche conoscenze diverse. Come si strutturano le retrospettive è sicuramente importante, tuttavia devi far presente ai team che come team auto-organizzato sono anche responsabili di come lavorano e di cosa va migliorato.

Implementare le azioni della retrospettiva

Quando faccio coaching a un team, cerco di aiutare ricordando ai membri del team di includere effettivamente le azioni indicate nelle iterazioni successive. Questo succede ad esempio durante un Daily Standup Meeting, quando parlo con i membri del team o quando fanno una review ecc. Faccio coaching anche agli Scrum Master e ricordo loro di implementare le cose che originariamente volevano fare.

Ecco un esempio di un team con cui ho lavorato: hanno condotto una retrospettiva e hanno constatato che le loro competenze e conoscenze (essendo un team multidisciplinare) erano distribuite tra i singoli membri del team. Come dice Jerry Weinberg nella sua Legge della Marmellata di Lamponi dal suo libro I segreti della consulenza: più si spalma qualcosa, più diventa sottile. In alcuni casi c'era una sola persona che poteva svolgere un determinato lavoro, e questo non era desiderabile.

Il team definì un'azione per "più lavoro in coppia". Questa azione è un po' vaga, ma ci accordammo nel vederla come un'opportunità per le persone di collaborare e sviluppare nuove capacità e competenze. In questo modo l'azione divenne attuabile.

Durante un'iterazione, il team si accorse di essere bloccato su un task. Una parte del software doveva essere testata, ma i tester erano ancora impegnati a testare altri moduli. Nello Standup Meeting uno degli sviluppatori menzionò che avrebbe voluto occuparsi di quel compito ma aveva poca esperienza. Lo Scrum Master chiese ai tester se uno di loro potesse lavorare con lo sviluppatore per mostrargli come si testa. Si riferì all'azione sulla taskboard e ricordò al team che era qualcosa su cui si erano precedentemente accordati per quell'iterazione. Uno dei tester si rese disponibile e lavorò per alcune ore con lo sviluppatore.

Si rivelò essere del tutto sufficiente perché lo sviluppatore potesse anche testare. Rispondendo a qualche domanda, fu infine in grado di completare quel compito. Anche nelle iterazioni successive lavorò su alcuni task dove effettuò test e divenne sempre più bravo. Il team fu così in grado di eseguire molti più test e completare le User Story, dato che il testing rappresentava di solito un collo di bottiglia ed era il motivo per cui le Story non potevano essere completate.

Assicurati quindi sempre che le azioni di miglioramento siano ben visibili. Questo aiuta a eseguire effettivamente queste azioni quando si presenta l'opportunità, poiché sono sempre visibili per i membri del team.

Monitoraggio delle azioni di miglioramento

Normalmente inizio una retrospettiva esaminando le azioni di miglioramento del meeting precedente, per scoprire se sono state tutte implementate. Se non è il caso (e chiedo sempre ai team di formulare le azioni in modo che possano essere completate in un'iterazione), chiedo al team perché non ci sono riusciti.

A volte ci sono semplicemente troppe azioni (allora raccomando determinati esercizi per trovare le azioni più importanti). A volte ci sono però ragioni più profonde per cui un team non riesce a migliorare (in questo caso raccomando un'analisi delle cause).

I team dovrebbero fondamentalmente uscire dalla retrospettiva con un certo numero di azioni che possono effettivamente completare nella prossima iterazione. Con piccoli passi si può raggiungere un miglioramento sostenibile e continuo.

Miglioramento continuo attraverso le retrospettive

La retrospettiva è molto più di un semplice meeting alla fine di un'iterazione. Si tratta di creare una cultura in cui i team possano migliorare permanentemente il proprio modo di lavorare.
Spero di averti dato qualche idea su come ottenere azioni davvero attuabili dalle retrospettive.

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Questo testo proviene dal blog di Ben Linders ed è stato tradotto in italiano.