Retrospettive per team remoti più felici
La settimana scorsa il team di Happy Melly ha condotto una retrospettiva... naturalmente come "team remoto", dato che i membri del team sono distribuiti nei luoghi più diversi.
Problemi con i team distribuiti
Di recente abbiamo cambiato il modo in cui ci organizziamo – da un team di nove persone che si incontravano regolarmente a quattro diversi cosiddetti "crew" che si riuniscono in orari diversi. L'abbiamo fatto perché dovevamo dividerci e, nonostante fossimo un team felice, i problemi aumentavano sempre di più.
All'inizio era tutto un po' confuso perché dovevamo riadattare i nostri programmi e il nostro focus. In precedenza il team si riuniva due o tre volte a settimana. Ora alcuni di noi non si vedono più, perché non sono nella stessa crew. Considerando tutti questi cambiamenti, avevamo la sensazione di allontanarci sempre di più gli uni dagli altri. Dato che era comunque ora di fare una retrospettiva, è stato naturale fissare un appuntamento.
Strumenti e formati per team distribuiti
Usiamo Retrium – uno strumento per le retrospettive con membri del team in luoghi diversi – perché poco prima avevo avuto un'intervista con il fondatore David Horowitz. Abbiamo utilizzato il formato "Mad-Sad-Glad" (arrabbiato-triste-felice) per questa retrospettiva, perché si basa più sulle emozioni e lo trovavo molto adatto alla situazione in cui si trovava il team in quel momento.
Mi sono collegato dieci minuti prima e ho attirato gli altri proponendo di guardare insieme foto di gattini carini. In pochi secondi Anja si è collegata, raggiante, e ha chiesto: "Hai detto gattini carini?". Anche gli altri si sono collegati abbastanza velocemente. Abbiamo passato qualche minuto ad ammirare i micetti e poi abbiamo iniziato a registrare la nostra retrospettiva (per chi non poteva esserci). Quindi abbiamo definito cosa significava Mad-Sad-Glad per noi.
Dopo averlo fatto, abbiamo avuto una sessione di brainstorming di dieci minuti (durante la quale tutti avevano il microfono disattivato), in cui ciascuno poteva aggiungere commenti alle categorie Mad, Sad e Glad in Retrium. Ciò che apprezzo di Retrium è che i contributi degli altri vengono mostrati solo dopo il brainstorming. In questo modo non si viene influenzati dalle idee degli altri.
Quando tutti avevano finito, ho reso visibili le card a tutti. Ciascuno poteva assegnare cinque punti ai temi che voleva discutere. Questi punti potevano essere distribuiti liberamente o assegnati tutti a un unico tema.
Retrium ha poi automaticamente contato i punti e ordinato i temi per popolarità. Abbiamo discusso quanti più temi possibile in ordine, fino allo scadere del tempo. Nel frattempo abbiamo fatto una breve pausa di tre minuti per una festa da ballo virtuale e poi abbiamo continuato con la discussione. Ancora una volta ci siamo resi conto di quanto faccia bene una breve pausa in cui ci si muove un po'.
Dopo l'ora a nostra disposizione, avevo la sensazione che certe tensioni si fossero dissolte nell'aria e che ci fosse di nuovo una migliore coesione.
"Questa retrospettiva era esattamente ciò di cui avevo bisogno per ritrovare la motivazione per il progetto" – Jennifer Riggins
Condurre questa retrospettiva mi ha mostrato ancora una volta quanta forza abbia questo processo. Naturalmente non andrà sempre tutto liscio mentre continuiamo a far crescere il nostro team e a collaborare in un progetto così grande. Ma se ci confrontiamo regolarmente, riusciremo a risolvere i problemi e ad aumentare la nostra soddisfazione.
E un grande grazie ai membri del team per avermi lasciato provare un nuovo strumento per la discussione.
Questo testo proviene dal blog di Happy Melly ed è stato da noi tradotto in italiano.
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