Come Facilitare i Working Agreement

Tempo necessario: 45-60 minuti (a seconda della durata delle discussioni e della dimensione del team)

Materiali: Post-it, pennarelli, lavagna condivisa (fisica o digitale) potenzialmente progettata sulla base del Working Agreement Canvas

La facilitazione segue tre passaggi: 1) generare idee individualmente, 2) consolidare senza dibattito, 3) far emergere e risolvere il disaccordo per arrivare a un accordo.

Passaggio 1: Generare Idee (5-10 minuti)

L'obiettivo qui è mettere i pensieri individuali su carta prima che le dinamiche di gruppo prendano il sopravvento. Questo impedisce alla voce più forte o al responsabile di dettare l'agenda.

Brainstorming Silenzioso

Dai a tutti dei post-it e 3-5 minuti di silenzio completo. Ogni persona scrive comportamenti o pratiche specifiche che renderebbero il lavoro del team più fluido. Un'idea per post-it.

La domanda conta. Inquadrala come problem-solving, non come aspirazione: "Cosa ci rallenta o crea attrito in questo momento, e cosa lo risolverebbe?"

Alternativa: Esplorazione delle Frustrazioni

Usa questa variante quando il team ha bisogno del permesso di essere onesto su ciò che non funziona. Cambia la domanda: "Scrivi le 3 cose principali che ci rallentano o creano attrito nel nostro attuale modo di lavorare. Sii specifico riguardo al comportamento, non alla persona."

Passaggio 2: Consolidare le Idee (10-20 minuti)

Ora hai molti post-it. L'obiettivo è raggruppare idee simili ed eliminare le ridondanze senza perdere il gruppo in discussioni infinite.

Facilitazione Bingo

Una persona si offre volontaria per iniziare. Legge il suo primo post-it ad alta voce e lo posiziona sulla lavagna.

Se qualcun altro ha la stessa idea o una molto simile, grida "Bingo!" e scarta quel post-it. La prima persona continua finché non ha condiviso tutte le sue idee uniche.

La persona successiva si fa avanti e fa lo stesso.

• Procedete rapidamente. Non lasciate che le persone discutano se due idee sono abbastanza simili. Se la persona pensa che sia un match, accettate il bingo.
• Perché funziona: La facilitazione Bingo trasforma l'eliminazione delle ridondanze in un gioco. Le persone ascoltano attivamente per poter gridare bingo invece di distrarsi.

Alternativa: Raggruppamento per Affinità Silenzioso

Usa questo metodo quando hai più di 30 idee o un team che preferisce interazioni meno performative. Tutti simultaneamente e in silenzio spostano i post-it in gruppi che sembrano correlati sulla lavagna. Niente discussioni.

Passaggio 3: Arrivare all'Accordo (10-20 minuti)

Qui è dove la maggior parte delle facilitazioni fallisce. I team o corrono troppo o si bloccano in dibattiti infiniti. Serve un meccanismo strutturato per consolidare l'impegno.

Votazione Romana

Poiché gli accordi sono già visibili dal passaggio precedente, non perdere tempo a rileggerli. Chiedi semplicemente al team di guardare la lavagna e richiedi una votazione simultanea sull'intero set di accordi.

• Pollice su: Sono d'accordo e seguirò questi accordi.
• Pollice giù: Ho delle preoccupazioni che mi impediscono di impegnarmi.

Consiglio Fondamentale per i Leader: Se hai autorità sul team, vota per ultimo o tieni la mano vicina al petto fino alla rivelazione. Se il capo alza subito il "Pollice Su", il team si autocensurerà. Non condizionare il voto.

Gestire il "Pollice Giù"

Quando vedi un Pollice Giù, fermati immediatamente. Chiedi a quella persona di specificare quale accordo è il blocco e di articolarlo in una di tre categorie:

1. "Ho una domanda di chiarimento..." (Rispondi, poi rivota)
2. "Ho una preoccupazione specifica..." (Modifica l'accordo per affrontarla, poi rivota)
3. "Manca qualcosa..." (Aggiungi l'elemento mancante, poi rivota)

Regola di Facilitazione: Il Pulsante "Elimina"

Non lasciare che un singolo punto controverso faccia deragliare l'intera sessione. Se un accordo specifico crea uno stallo o non può essere risolto rapidamente, rimuovi completamente quell'elemento.

È meglio iniziare con meno accordi unanimi che includerne di controversi che le persone ignoreranno. Lascia che il team sperimenti le conseguenze della mancanza di quell'accordo. Se l'assenza di quella regola causa problemi (attrito), il team chiederà naturalmente di aggiungerla durante la prossima revisione a 30 giorni.

Organizzare con il Canvas

Dopo aver ottenuto i comportamenti consolidati e concordati, dedica 5 minuti a ordinarli nelle cinque aree del canvas: Riunioni, Comunicazione, Conflitto, Decisioni, Pratiche di Lavoro. Se una categoria è vuota, chiedi: "Perché? Siamo allineati o non ci abbiamo pensato?"