Poner en práctica los resultados de las retrospectivas

A veces escucho de equipos que dejaron de hacer retrospectivas porque no podían ver ninguna mejora. A menudo resulta que no obtuvieron buenas acciones de mejora de las retrospectivas o que las acciones no se ejecutaron y por lo tanto seguían volviendo a la retrospectiva.

Si no actúas, ¡no puedes mejorar nada! Aquí hay algunos consejos sobre cómo llegar a acciones ejecutables desde la retrospectiva y cómo asegurarte de que realmente se lleven a cabo.

La retrospectiva

Las retrospectivas ágiles ayudan a los equipos a mejorar continuamente. En la retrospectiva, los miembros del equipo reflexionan sobre qué pueden hacer en la próxima iteración para mejorar. La implementación de estas acciones en la próxima iteración finalmente mejorará el trabajo y la capacidad de rendimiento del equipo.

Las retrospectivas pueden usarse tanto en Scrum como en Kanban para planificar y dar seguimiento al trabajo del equipo. Esta es también la razón por la que debes realizar las retrospectivas regularmente. Solo si compruebas regularmente el beneficio de las acciones implementadas llegarás a un mejor resultado.

Obtener acciones ejecutables en la retrospectiva

Las mejoras verdaderamente duraderas de las retrospectivas comienzan con hacer que los resultados sean ejecutables. Siempre intento asegurarme de que los miembros del equipo salgan de una reunión con acciones que puedan y vayan a implementar directamente en la próxima iteración. Estas acciones deben añadirse al tablero de estado y/o al Backlog para que siempre sean visibles y no se olviden.

Para mí, las acciones ejecutables son:

• pequeñas pero poderosas
• claras y comprensibles
• formuladas de manera que el beneficio respectivo sea claramente reconocible

También debes aclarar el "por qué":

• ¿Por qué se eligió esta razón, esta acción?
• ¿Por qué es este nuestro problema a resolver?
• ¿Cuál es el beneficio esperado?

¡Esto motivará al equipo a poner las acciones en práctica!

Simplemente variar la realización de las retrospectivas, aunque útil, no resuelve problemas en la mayoría de los casos. Por supuesto, se pueden encontrar mejores acciones porque con diferentes métodos también se obtienen diferentes conocimientos. Cómo se diseñan las retrospectivas es ciertamente importante, sin embargo, debes hacer conscientes a los equipos de que como equipo autoorganizado también son responsables de cómo trabajan y qué debe mejorarse.

Implementar las acciones de la retrospectiva

Cuando hago coaching a un equipo, intento ayudar recordando a los miembros del equipo que incluyan realmente las acciones identificadas en las próximas iteraciones. Eso sería, por ejemplo, en un Daily Standup Meeting, cuando hablo con los miembros del equipo o cuando hacen un review, etc. También hago coaching a los Scrum Masters y les recuerdo implementar las cosas que originalmente querían hacer.

Aquí hay un ejemplo de un equipo con el que trabajé: Realizaron una retrospectiva y descubrieron que sus habilidades y conocimientos (porque eran un equipo multidisciplinario) estaban distribuidos entre los miembros individuales del equipo. Como lo expresa Jerry Weinberg en su Ley de la Mermelada de Frambuesa de su libro Secretos de la Consultoría: Cuanto más se distribuye algo, más fino se vuelve. En algunos casos, había solo una persona que podía realizar un trabajo específico, y eso era indeseable.

El equipo definió una acción de "más trabajo en parejas". Esta acción está algo vagamente formulada pero acordamos verla como una oportunidad para que las personas trabajen juntas y desarrollen nuevas habilidades y competencias. De esta manera, la acción se volvió ejecutable.

Durante una iteración, el equipo descubrió que estaban atascados en una tarea. Una parte del software necesitaba ser testeada, pero los testers aún estaban ocupados probando otros módulos. En el Standup Meeting, uno de los desarrolladores mencionó que le gustaría asumir esa tarea pero que tenía poca experiencia. El Scrum Master preguntó a los testers si alguno de ellos podía trabajar con el desarrollador para mostrarle cómo se prueba. Al hacerlo, señaló la acción en el tablero de tareas y recordó al equipo que era algo en lo que habían acordado para esa iteración. Uno de los testers se ofreció y trabajó durante unas horas con el desarrollador.

Resultó que eso fue completamente suficiente para que el desarrollador también pudiera testear. Al responder unas pocas preguntas, finalmente fue capaz de completar esa tarea. También en las iteraciones siguientes trabajó en algunas tareas donde realizó pruebas y así fue mejorando cada vez más. El equipo, por tanto, fue capaz de realizar muchas más pruebas y completar User Stories, ya que el testing generalmente representaba un cuello de botella y era la razón por la que las Stories no podían completarse.

Así que siempre asegúrate de que las acciones de mejora sean bien visibles. Esto ayuda a ejecutar realmente estas acciones cuando surge la oportunidad, ya que son visibles en todo momento para los miembros del equipo.

Seguimiento de las acciones de mejora

Normalmente comienzo una retrospectiva mirando las acciones de mejora de la reunión anterior para descubrir si todas fueron implementadas. Si no es el caso (y siempre pido a los equipos que formulen las acciones de manera que puedan completarse en una iteración), entonces le pregunto al equipo por qué no lo lograron.

A veces simplemente son demasiadas acciones (entonces recomiendo ciertos ejercicios para encontrar las acciones más importantes). A veces hay razones más profundas por las que un equipo no puede mejorar (en ese caso recomiendo un análisis de causa raíz).

Los equipos deberían salir básicamente con una cierta cantidad de acciones de la retrospectiva que realmente puedan lograr en la próxima iteración. Con pasos pequeños se puede lograr una mejora continua sostenible.

Mejora continua a través de retrospectivas

La retrospectiva es mucho más que una simple reunión al final de una iteración. Se trata de crear una cultura en la que los equipos puedan mejorar permanentemente su forma de trabajar.
Espero haberte dado algunas ideas sobre cómo obtener realmente acciones ejecutables de las retrospectivas.

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Este texto proviene del blog de Ben Linders y fue traducido al español.