¿Qué es una Unconference?

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Henrik Kniberg
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¿Te interesa el concepto de"Unconference" oOpen Space? ¿Quizás quieres realizar una Unconference o un formato Open Space tú mismo? ¿Fuiste invitado a una Unconference o un Open Space y ahora quieres informarte al respecto? ¡Entonces estás absolutamente en el lugar correcto!

Este documento es un resumen. Para más información e instrucciones puedes ver este Ebook (de Henrik Kniberg).

¿Qué es una Unconference?

Una Unconference es básicamente una conferencia sin temas predefinidos. Hay una estructura general y un lema general, pero los temas concretos de una Unconference son determinados espontáneamente por los participantes y los grupos de trabajo (breakout groups) se forman de manera completamente dinámica según interés y relevancia.

Si ya conoces el formato Open Space, entonces una Unconference es básicamente solo un evento Open Space con una estructura adicional al final, para que funcione mejor como evento interno de la empresa.

Es un formato grandioso si quieres tener una agenda y estructura extremadamente flexible y determinada por los participantes. Durante muchos años he usado este formato ya en Crisp, Spotify, Lego y otros clientes y parece propagarse viralmente en las organizaciones. La mayoría de las veces he realizado una Unconference con 20-80 personas, que luego a menudo dijeron cosas como: "Todas las conferencias deberían ser así" o "Esa fue la mejor conferencia a la que he asistido".

Descargo de responsabilidad: No inventé el término Unconference y no soy responsable de la definición. Esta es solo mi opinión personal sobre este tema.

¿Cuáles son las ventajas de este formato?

Las principales ventajas de una configuración tan descentralizada son:

  • Más energía. Las personas se concentran en cosas que les importan.

  • Menos necesidad de planificación. Nadie tiene que tomarse el tiempo de antemano para establecer una agenda detallada.

  • Más flexibilidad. Una vez que todos los participantes se han reunido, pueden surgir temas inesperados que son extremadamente interesantes e importantes. Con una agenda dinámica puedes capturar el momento y obtener el máximo valor de la conferencia.

  • Conversaciones espontáneas. A menudo, las conversaciones informales entre diferentes personas en diversos roles, que de otra manera no hablarían entre sí, son lo más valioso de una conferencia. Las personas se conocen, intercambian conocimiento y construyen confianza. El formato Open Space apoya exactamente eso.

Si el propósito de una conferencia es fomentar la colaboración y la comunicación, ¡entonces una Unconference puede hacer exactamente eso de una manera más simple, divertida y efectiva!

¿Cuáles son las posibles desventajas?

Si quieres que las personas hablen sobre un tema específico o decisiones específicas que deben tomarse, este formato tal vez no sea óptimo (o al menos tendría que ser adaptado). Dado que este tipo de conferencia se basa absolutamente en la participación de los participantes, son los participantes los que deciden sobre qué quieren hablar; y eso tal vez no es lo que tú quieres. Como organizador solo estableces el lema y luego dejas que los demás hagan.

La pregunta es entonces: ¿En qué medida necesitas mantener la conversación bajo control y cuánto confías en otras personas para que usen su tiempo de la mejor manera? Si no estás seguro, intenta una vez renunciar al control y mira qué pasa. ¡Te sorprenderás!

¿Qué? ¿No hay estructura en absoluto?

Por supuesto que hay una estructura. Sin embargo, es muy minimalista en comparación con otras conferencias.

El organizador define un lema general, también llamado Theme. Eso podría ser algo como: "Cómo este proyecto se vuelve totalmente grandioso" o "¿Cuáles son nuestros mayores desafíos y cómo los abordamos?" o "¿Cómo se ve la versión 2.0 de nuestra empresa?".

El lema es extremadamente importante, porque las personas correctas se sienten atraídas por el evento (y las incorrectas son disuadidas por ello). La participación debería ser por tanto definitivamente voluntaria. Una vez que tienes un lema inspirador, un moderador experimentado y las personas correctas en la sala, ¡este evento solo puede ser un éxito!

Los organizadores también definen una estructura muy general – generalmente siguiendo este patrón:

Parte 1: Intro y Creación de la Agenda de la Unconference

Todos se reúnen (normalmente en un círculo) y el moderador explica el lema del día y los principios principales para la realización de tales conferencias.
Luego los participantes identifican los temas individuales y trabajan juntos para dividirlos en los llamados Breakout Slots. Casi todo puede convertirse en "tema" – una discusión, una pregunta, una presentación, una demostración, un paseo, una sesión de Pair Programming o lo que sea.

Parte 2: Breakout Slots

En la sala hay varios rincones para los diferentes breakouts. Todas estas áreas tienen un flipchart y algunas sillas. El horario muestra cuándo y dónde tiene lugar qué sesión. Las sesiones normalmente duran aproximadamente 45 a 60 minutos.
Cada uno puede pensar dónde le gustaría ir: esa es la regla de los dos pies (Law of 2 Feet): "Si donde estás no puedes aprender, contribuir o divertirte, usa tus dos pies y ve a algún lugar donde puedas aprender, contribuir o divertirte."
Los participantes pueden moverse libremente y no tienen que quedarse en las sesiones de breakout planificadas. También pueden surgir conversaciones espontáneas en la máquina de café o en el balcón. Los breakouts no tienen que quedarse en el tema respectivo, porque las personas pueden hablar sobre lo que quieran hablar.
El timebox es solo una guía general. A veces una conversación solo dura 20 minutos, a veces las personas quieren hablar sobre un tema durante una hora completa. La regla de los dos pies es más importante que todo lo demás, por lo tanto el horario no es fijo, sino solo una guía para tener una orientación de dónde te llevan tus dos pies.
Para cada tema hay un responsable que registra las medidas/decisiones/conocimientos (en la medida en que haya alguno). Normalmente esa es la persona que propuso el tema. Sin embargo, esta función también puede ser asumida por cualquier otra persona, ya que todo es bastante informal.

Parte 3: Reunirse y Compartir Información

Todo el grupo se reúne nuevamente. Los participantes ahora pueden compartir todas las medidas/decisiones/conocimientos/preguntas que surgieron en las sesiones con las otras personas.
Está completamente bien si en tu sesión no surgió nada concreto. A menudo las conversaciones y el contacto personal son lo suficientemente valiosos.
También se abordan todos los demás temas que afectan a todo el grupo (como decisiones de las que todos se ven afectados).
Antes del intro, el organizador también puede agregar varios otros elementos, como oradores inspiradores que pueden contribuir contexto o conocimiento relevante. Pero también puede agregar elementos a la tercera parte de la conferencia para capturar resultados de una manera algo más formal. A veces también hay reuniones adicionales, por ejemplo después del almuerzo (para recopilar los resultados de la mañana).

La Parte 2 (las sesiones de breakout) está libre de cualquier interrupción y el moderador se involucra lo menos posible.

Ley de los dos pies

Ya he mencionado la ley de los dos pies. Pero porque es tan importante, quiero dedicarle su propia sección. Es la única ley en Open Space y en Unconferences.

"Si donde estás no puedes aprender, contribuir o divertirte, usa tus dos pies."

Básicamente esto significa que asumimos que las personas asumirán responsabilidad y usarán su tiempo de la mejor manera. Si el organizador y todos los participantes tienen esto en mente, casi cualquier problema y pregunta se resolverá por sí solo en algún momento.

¿Te gustaría obtener una visión práctica del formato Open Space? ¡Entonces visita el evento de networking Scrumtisch (por ejemplo, el Scrumtisch Colonia), que tiene lugar regularmente en muchas ciudades de Alemania!

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