Travail agile avec des équipes distribuées

Dans mes cours, on me pose toujours la même question :

Comment former une équipe agile dont les membres sont répartis sur différents sites ?

Cependant, quand je creuse un peu, il s'avère presque toujours que ces personnes sont déjà dans une situation où les membres de l'équipe travaillent à différents endroits. Et presque toujours, il s'agit d'organisations par projet, où des spécialistes travaillent dans un domaine d'expertise particulier. Ces spécialistes doivent souvent travailler sur au moins trois projets en même temps. Avec un peu de chance, les membres de l'équipe se trouvent au moins dans le même fuseau horaire. Mais j'ai aussi vu des cas où les membres de l'équipe travaillaient dans des fuseaux horaires avec un décalage de dix heures.

Aujourd'hui, je voudrais te donner quelques astuces et conseils pour travailler avec des membres d'équipe et des collègues quand on n'est pas au même endroit.

Selon l'application de voyage Tripit, j'ai été en déplacement pas moins de 304 jours en 2012. J'ai du mal à le croire, car j'étais resté à la maison tout le mois de juin pour la naissance de mon fils Nico. (Ça devait être un bug.) Mais c'était quand même très proche de la réalité. Je travaille depuis 2006 avec des membres d'équipe répartis sur différents sites. J'espère pouvoir te partager quelques expériences intéressantes.

La distance a un prix

Quand les équipes ne peuvent pas travailler ensemble au même endroit, cette distance a un prix. Il y a un problème que la plupart des managers ne voient pas – et ce problème n'a rien à voir avec les différences de coûts salariaux. En fait, la plupart des entreprises répartissent leurs équipes sur différents sites pour économiser sur les salaires – mais elles ne prennent pas en compte la perte sociale qui en résulte.

La perte sociale survient quand les membres de l'équipe ne se connaissent plus entre eux parce qu'ils ne se sont jamais rencontrés.

Que signifie la perte sociale ?

Richard Hackman en parle dans son livre Leading Teams. Selon Hackman, une équipe connaît certains gains et pertes au fil du temps passé ensemble. Ces gains et pertes concernent l'effort, la stratégie de performance ainsi que les connaissances et compétences.

En ce qui concerne l'effort, le « paressage social » (social loafing) peut affecter l'engagement collectif des équipes et leur travail. Concernant la stratégie de performance, une confiance aveugle dans la routine habituelle peut devenir un obstacle à l'émergence de méthodes de travail innovantes et meilleures. De plus, une répartition inégale de ce que chaque membre apporte peut freiner le partage des connaissances et le développement des compétences des membres de l'équipe.

Ces trois types de pertes – le paressage social, la confiance aveugle dans la routine et la participation inégale des membres – sont beaucoup plus probables quand les membres de l'équipe sont géographiquement séparés. Ils ne peuvent pas prendre de bonnes décisions sur la répartition du travail, car ils ne se connaissent tout simplement pas assez bien. De plus, ils n'ont pas une aussi bonne compréhension commune du contexte de l'organisation. Ils ne peuvent pas trouver de meilleures méthodes de travail pour leurs tâches. Et finalement, il est beaucoup moins probable que les connaissances soient partagées avec toute l'équipe. C'est tout simplement difficile à réaliser quand les heures de travail sur les différents sites ne se chevauchent que deux heures par jour.

Contrairement aux coûts salariaux, ces facteurs sont difficiles à chiffrer avec un prix concret à payer. Il est donc d'autant plus difficile d'évaluer s'il vaut la peine de répartir le travail sur différents sites. On peut rendre ces coûts un peu plus transparents en se demandant combien il en coûterait de réunir l'équipe toutes les deux semaines. C'est irréaliste ? C'est trop compliqué ? C'est trop cher ? Eh bien oui, mais combien cela coûterait-il si on ne le faisait pas ? Il y a quelques années, j'avais un client dont l'équipe était transportée par avion depuis Prague toutes les deux semaines. On était conscient des coûts sociaux que cela impliquait. Et on était prêt à payer ce prix.

Bien sûr, ce n'est pas une garantie que tout fonctionnera. Cependant, il est ainsi beaucoup moins probable qu'une équipe échoue.

Mais que faire si tu ne veux pas payer ce prix ? Tu as toujours la possibilité de constituer des équipes qui travaillent ensemble au même endroit. Si tu fais cela, tu devrais essayer de rendre la coordination entre les équipes aussi simple que possible.

La visioconférence à la rescousse

Il y a quelques années, j'étais dans une équipe projet dont les membres travaillaient en partie en Allemagne et en partie en Malaisie. Ces deux fuseaux horaires ont un décalage de six heures.

Tous les deux jours, nous avions une conférence téléphonique. Cependant, nous avons constaté que nous avions un problème de communication. Il y avait toujours un silence à l'autre bout quand quelqu'un posait une question – la plupart du temps, c'était un silence très gênant. Plus tard, nous avons découvert que ce silence avait très souvent conduit à ce que des tâches ne soient pas accomplies. (Avais-je mentionné que le projet était très stressant ?)

À un moment donné, j'ai réussi à convaincre mon chef de projet d'en parler avec le chef de projet de l'autre site. Ils ont décidé d'organiser des visioconférences à partir de ce moment-là. C'était toujours un appel, mais au moins nous pouvions nous voir. À partir de ce jour, nos réunions ont complètement changé, car nous pouvions voir les visages de nos interlocuteurs. Nous pouvions reconnaître les expressions faciales des autres. Nous pouvions voir quand les autres n'avaient pas compris quelque chose. Et donc nous étions en mesure de reformuler les choses pour les rendre plus compréhensibles. Bien sûr, tout cela se passait aussi de l'autre côté. Cela a complètement transformé nos réunions.

Si tu décides de travailler avec une équipe répartie sur différents sites, tu devrais toujours t'assurer que la technologie nécessaire est disponible pour bien communiquer et coordonner les différents sites. Un de mes clients ultérieurs avait une fois réquisitionné une salle de conférence complète. Cette salle ne pouvait plus être réservée par personne d'autre dans l'organisation. Tous les tableaux de bord et aperçus des équipes étaient installés dans la salle et il y avait un projecteur ainsi qu'une caméra 360°. Tout cela a été fait uniquement pour assurer la communication entre les membres de l'équipe. Je ne peux que te supplier d'investir dans cette technologie. Tes réunions seront ainsi beaucoup plus efficaces à long terme.

La transparence crée la confiance

Se voir réellement lors des réunions est une spécialisation d'un concept plus général. Rendre le travail et les tâches individuelles transparents crée la confiance. J'ai vu des équipes qui se plaignaient constamment parce qu'elles ne savaient plus ce que l'autre équipe faisait. Cependant, la confiance peut aussi se perdre quand il y a trop peu de transparence dans certains domaines et que la nouvelle transparence déroute.

Malheureusement, la transparence est généralement aussi associée à un certain effort. Tu dois fournir les données que les autres veulent voir, comme par exemple le pourcentage de code testé avec des tests unitaires, ou le montant du bénéfice net des nouvelles fonctionnalités. Dans l'industrie du logiciel, ces chiffres sont peut-être affichés avec un autre programme. Dans les équipes qui n'ont rien à voir avec le logiciel, il faut peut-être trouver d'autres moyens de fournir ces informations. Dans tous les cas, cela demande un effort.

Cet effort en vaut-il la peine ? Si mon hypothèse est correcte, à savoir que la transparence crée la confiance (beaucoup même), alors tu devrais essayer de trouver le point optimal entre suffisamment de confiance et l'effort nécessaire pour la transparence correspondante. Tu devrais donc te demander si l'effort que tu fournis pour créer de la transparence est un bon investissement pour la confiance au sein de l'équipe.

Kent Beck a développé un autre point de vue il y a quelques années. Il dit qu'il a toujours essayé de tout rendre transparent, car cacher des informations demande un effort. Quand on a une transparence totale, on peut s'épargner la peine de cacher certaines informations et ainsi se consacrer davantage à d'autres choses. J'aime cette approche.

Une dernière réflexion : si créer de la transparence te semble trop laborieux et pénible, rappelle-toi que tu as toujours la possibilité de travailler avec des équipes qui ne sont pas réparties sur plusieurs sites. Si tu travailles pour une entreprise où les équipes ne travaillent pas ensemble au même endroit, tu devrais être prêt à payer le prix de la transparence et donc aussi d'une plus grande confiance.

Ce texte provient du blog de Markus Gärtner et a été traduit en français par nos soins.

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