Mettre en œuvre les résultats des rétrospectives

Parfois, j'entends des équipes me dire qu'elles ont arrêté de faire des rétrospectives parce qu'elles ne voyaient aucune amélioration. Souvent, il s'avère qu'elles n'ont pas réussi à définir de bonnes actions d'amélioration lors des rétrospectives, ou que ces actions n'ont pas été mises en œuvre et revenaient donc sans cesse sur la table.

Si tu n'agis pas, tu ne peux rien améliorer ! Voici quelques conseils pour obtenir des actions concrètes de ta rétrospective et t'assurer qu'elles soient réellement mises en œuvre.

La rétrospective

Les rétrospectives agiles aident les équipes à s'améliorer continuellement. Pendant la rétrospective, les membres de l'équipe réfléchissent à ce qu'ils peuvent faire lors de la prochaine itération pour progresser. La mise en œuvre de ces actions lors de l'itération suivante finira par améliorer le travail et la performance de l'équipe.

Les rétrospectives peuvent être utilisées avec Scrum ou Kanban pour planifier et suivre le travail de l'équipe. C'est aussi pourquoi tu devrais organiser des rétrospectives régulièrement. Ce n'est qu'en évaluant régulièrement les bénéfices des actions mises en œuvre que tu obtiendras de meilleurs résultats.

Obtenir des actions concrètes en rétrospective

Des améliorations vraiment durables issues des rétrospectives commencent par rendre les résultats exploitables. J'essaie toujours de m'assurer que les membres de l'équipe ressortent d'une réunion avec des actions qu'ils peuvent et vont mettre en œuvre directement lors de la prochaine itération. Ces actions devraient être ajoutées au tableau de suivi et/ou au backlog, afin qu'elles restent toujours visibles et ne tombent pas dans l'oubli.

Pour moi, des actions concrètes sont :

• petites mais percutantes
• claires et compréhensibles
• formulées de manière à ce que l'avantage soit clairement identifiable

Tu devrais aussi clarifier le « pourquoi » :

• Pourquoi avons-nous choisi cette raison, cette action ?
• Pourquoi est-ce le problème que nous devons résoudre ?
• Quel est le bénéfice espéré ?

Cela motivera l'équipe à passer vraiment à l'action !

Simplement varier le format des rétrospectives – même si c'est utile – ne résout pas les problèmes dans la plupart des cas. On peut certes trouver de meilleures actions, car différentes méthodes apportent différentes perspectives. La façon dont tu organises les rétrospectives est certainement importante, mais tu dois rappeler aux équipes qu'en tant qu'équipe auto-organisée, elles sont elles-mêmes responsables de leur façon de travailler et de ce qui doit être amélioré.

Mettre en œuvre les actions de la rétrospective

Quand j'accompagne une équipe, j'essaie d'aider en rappelant aux membres de l'équipe d'intégrer réellement les actions identifiées dans les prochaines itérations. Par exemple, lors d'un Daily Standup Meeting, quand je discute avec les membres de l'équipe ou quand ils font une review, etc. J'accompagne aussi les Scrum Masters et leur rappelle de mettre en œuvre ce qu'ils avaient initialement prévu de faire.

Voici un exemple d'une équipe avec laquelle j'ai travaillé : ils ont fait une rétrospective et ont constaté que leurs compétences et connaissances (étant une équipe multidisciplinaire) étaient réparties entre les différents membres de l'équipe. Comme l'exprime Jerry Weinberg dans sa loi de la confiture de framboises tirée de son livre Les secrets du conseil : plus on étale quelque chose, plus ça devient mince. Dans certains cas, il n'y avait qu'une seule personne capable d'effectuer un travail spécifique, ce qui n'était pas souhaitable.

L'équipe a défini une action pour « plus de travail en binôme ». Cette action est formulée de manière un peu vague, mais nous nous sommes mis d'accord pour la considérer comme une opportunité pour les gens de collaborer et de développer de nouvelles compétences et aptitudes. De cette façon, l'action est devenue réalisable.

Au cours d'une itération, l'équipe s'est rendu compte qu'elle était bloquée sur une tâche. Une partie du logiciel devait être testée, mais les testeurs étaient encore occupés à tester d'autres modules. Lors du Standup Meeting, un des développeurs a mentionné qu'il aimerait prendre cette tâche mais qu'il avait peu d'expérience dans ce domaine. Le Scrum Master a demandé aux testeurs si l'un d'entre eux pouvait travailler avec le développeur pour lui montrer comment tester. Il a fait référence à l'action sur le tableau des tâches et a rappelé à l'équipe que c'était quelque chose sur quoi ils s'étaient mis d'accord pour cette itération. Un des testeurs s'est donc porté volontaire et a travaillé quelques heures avec le développeur.

Il s'est avéré que c'était tout à fait suffisant pour que le développeur puisse aussi tester. En répondant à quelques questions supplémentaires, il a finalement été capable de terminer cette tâche. Dans les itérations suivantes, il a également travaillé sur des tâches impliquant des tests et s'est ainsi amélioré. L'équipe a donc pu réaliser beaucoup plus de tests et terminer des User Stories, car les tests représentaient souvent un goulot d'étranglement et étaient la raison pour laquelle les Stories ne pouvaient pas être terminées.

Assure-toi donc toujours que les actions d'amélioration soient bien visibles. Cela aide à réellement mettre en œuvre ces actions quand l'occasion se présente, puisqu'elles sont visibles à tout moment pour les membres de l'équipe.

Suivi des actions d'amélioration

Normalement, je commence une rétrospective en regardant les actions d'amélioration de la réunion précédente pour voir si elles ont toutes été mises en œuvre. Si ce n'est pas le cas (et je demande toujours aux équipes de formuler les actions de manière à ce qu'elles puissent être accomplies en une itération), alors je demande à l'équipe pourquoi elle n'y est pas parvenue.

Parfois, il y a tout simplement trop d'actions (dans ce cas, je recommande certains exercices pour identifier les actions les plus importantes). Parfois, il y a des raisons plus profondes pour lesquelles une équipe n'arrive pas à s'améliorer (dans ce cas, je recommande une analyse des causes racines).

Les équipes devraient généralement sortir de la rétrospective avec un certain nombre d'actions qu'elles peuvent réellement accomplir dans la prochaine itération. Avec de petits pas, on peut atteindre une amélioration durable et continue.

Amélioration continue grâce aux rétrospectives

La rétrospective est bien plus qu'une simple réunion à la fin d'une itération. Il s'agit de créer une culture dans laquelle les équipes peuvent constamment améliorer leur façon de travailler.
J'espère avoir pu te donner quelques idées sur comment obtenir des actions réellement réalisables à partir des rétrospectives.

Si tu t'intéresses aux rétrospectives ou à une formation Scrum Master, jette un œil à l'offre de l'Agile Academy. Nous transmettons des connaissances approfondies sur les rétrospectives dans nos Deep Dives.

Ce texte provient du blog de Ben Linders et a été traduit par nos soins.