Rétrospectives pour des équipes à distance plus heureuses
La semaine dernière, l'équipe Happy Melly a réalisé une rétrospective… bien sûr en tant qu'« équipe à distance », car les membres de l'équipe sont répartis aux quatre coins du monde.
Les défis des équipes distribuées
Nous avons récemment changé notre façon de nous organiser – passant d'une équipe de neuf personnes qui se réunissaient régulièrement à quatre « crews » différentes qui se retrouvent à des moments différents. Nous avons fait ce choix parce que nous devions nous répartir, et même si nous étions une équipe heureuse, les problèmes s'accumulaient.
Au début, tout était un peu confus car nous devions réajuster nos plannings et nos priorités. Avant, l'équipe se réunissait deux à trois fois par semaine. Maintenant, certains d'entre nous ne se voient plus du tout parce qu'ils ne font pas partie de la même crew. Face à tous ces changements, nous avions l'impression de nous éloigner les uns des autres. Comme il était de toute façon temps de faire une rétrospective, il allait de soi de fixer une date.
Outils et formats pour les équipes distribuées
Nous utilisons Retrium – un outil de rétrospective pour les équipes réparties sur différents sites – car j'avais eu peu de temps avant une interview avec le fondateur David Horowitz. Nous avons utilisé le format « Mad-Sad-Glad » (en colère-triste-content) pour cette rétrospective, parce qu'il est davantage basé sur les émotions et je trouvais que cela correspondait bien à la situation dans laquelle se trouvait l'équipe à ce moment-là.
Je me suis connectée dix minutes en avance et j'ai appâté les autres en leur proposant de regarder des photos de mignons petits chatons avec moi. En quelques secondes, Anja s'est connectée, rayonnante, et a demandé : « Tu as dit mignons petits chatons ? ». Les autres ont aussi rejoint assez vite. Nous avons passé quelques minutes à nous extasier devant des chatons, puis nous avons commencé par enregistrer notre rétrospective (pour ceux qui ne pouvaient pas être présents). Ensuite, nous avons défini ce que Mad-Sad-Glad signifiait vraiment pour nous.
Après cela, nous avons eu une session de brainstorming de dix minutes (tout le monde avait coupé le son), pendant laquelle chacun pouvait ajouter des commentaires dans les catégories Mad, Sad et Glad sur Retrium. Ce que j'apprécie avec Retrium, c'est que les contributions des autres ne s'affichent qu'après le brainstorming. Ainsi, on n'est pas influencé par les idées des autres.
Une fois que tout le monde avait terminé, j'ai rendu les cartes visibles pour tous. Chacun pouvait attribuer cinq points aux sujets qu'il souhaitait aborder. Ces points pouvaient être répartis librement ou tous attribués à un seul sujet.
Retrium a ensuite automatiquement compté les points et classé les sujets par popularité. Nous avons discuté des sujets dans l'ordre jusqu'à ce que le temps soit écoulé. Entre-temps, nous avons fait une courte pause de trois minutes pour une fête dansante virtuelle, puis nous avons repris la discussion. Nous avons une fois de plus remarqué à quel point une courte pause avec un peu de mouvement fait du bien.
Après l'heure dont nous disposions, j'avais le sentiment que certaines tensions s'étaient dissipées et qu'il y avait à nouveau une meilleure cohésion.
« Cette rétrospective était exactement ce dont j'avais besoin pour me remotiver pour le projet » – Jennifer Riggins
Animer cette rétrospective m'a encore une fois montré la puissance de ce processus. Bien sûr, tout ne se passera pas toujours sans accroc lorsque nous agrandirons notre équipe et collaborerons sur un projet aussi important. Mais si nous échangeons régulièrement, nous pourrons résoudre les problèmes et améliorer notre satisfaction.
Et un grand merci aux membres de l'équipe de m'avoir laissé essayer un nouvel outil pour la réunion.
Ce texte provient du blog de Happy Melly et a été traduit par nos soins en français.
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