Lotta di potere: Il Project Manager in Scrum

Cos'è Scrum? Scrum è un framework per lo sviluppo incrementale di un prodotto. Scrum è un insieme di regole che può essere facilmente adattato. Aiuta i team interfunzionali a risolvere compiti complessi nel modo più semplice possibile. L'idea di base dietro Scrum è ottenere il massimo dal team, affinché possa raggiungere risultati migliori. I team si auto-organizzano, collaborano e ottengono così risultati eccezionali.

Ruoli in Scrum

Una descrizione più dettagliata dei ruoli si trova nei nostri fondamenti di Scrum alla voce Ruoli in Scrum. Qui ci limiteremo a un breve riepilogo.

1. Lo Scrum Master è responsabile di rimuovere gli ostacoli, affinché il team possa progredire efficacemente e lavorare verso il proprio obiettivo. Lo Scrum Master non ha autorità gerarchica sul team, ma può guidare il processo. Poiché può esercitare solo un potere limitato e agisce come "Servant Leader" (leader al servizio del team), il suo ruolo può essere più difficile di quello di un tipico project manager.
2. Il Product Owner indica al team un obiettivo, mentre lo Scrum Master aiuta il team a raggiungerlo nel modo più efficiente possibile. Il Product Owner ha l'autorità di stabilire un obiettivo e di plasmare la visione del team. È responsabile, ad esempio, di elaborare e dare priorità al Product Backlog, che definisce l'obiettivo.
3. Il team di sviluppo sviluppa e realizza ciò che è importante in uno Sprint e lo mostra poi al Product Owner. Quest'ultimo decide quali attività includere nel prossimo Sprint.

Project Manager in Scrum

L'ironia è che nei progetti Scrum il ruolo del project manager non è previsto. I team si auto-organizzano e quindi non esiste un ruolo ufficiale per un project manager. Ma l'eliminazione del ruolo del project manager significa forse che si può fare completamente a meno delle competenze e delle responsabilità di un project manager? Chi è allora responsabile della qualità, del rischio, degli incarichi e degli stakeholder?

Nella pratica, le competenze dei project manager non possono essere completamente ignorate. Questo è il motivo principale per cui continuano a essere assunti anche nelle aziende che utilizzano Scrum. Da quando sono stati introdotti i metodi di lavoro agili, il modo tradizionale di lavorare di un manager è cambiato significativamente. I project manager devono essere in grado di abbandonare i vecchi schemi, come dirigere i team e prendere decisioni al posto loro. Ora sono richieste altre qualità, come l'agilità, per compiere il salto da master a "Servant Leader", ovvero il project manager dovrebbe motivare il team e non ostacolarli. Dovrebbe "servire" il team e non impartire ordini. Il coinvolgimento di un project manager può aiutare le aziende a migliorare i propri prodotti e portarli a un livello superiore.

I Project Manager possono...

• trovare partner strategici: i PM hanno molta esperienza nel settore. Possono trovare nuovi partner strategici e acquisire clienti. Le aziende possono così ampliare i propri portfolio e ottenere maggiori profitti. I PM possono collaborare con il team di pre-vendita per utilizzare le proprie conoscenze tecniche sui prodotti nell'acquisizione di nuovi clienti.

• formare lo Scrum Master: i PM possono mostrare allo Scrum Master come funzionano le dinamiche di team e come motivare il team a svolgere determinati compiti. Possono insegnare come gestire i conflitti e come ottenere il massimo dal team per raggiungere la massima produttività.

• essere coinvolti nella pianificazione strategica dei rilasci: i rilasci sono nuove versioni di un prodotto in evoluzione. La pianificazione strategica dei rilasci si riferisce alla selezione e all'assegnazione di requisiti o feature da affrontare nel corso dei rilasci. A causa di vari vincoli e incertezze, è sempre piuttosto difficile creare un piano strategico dei rilasci. Un PM supporta il team per quanto riguarda la ripianificazione, il budget, le risorse necessarie, i rischi e le dipendenze tecniche. In questo modo si può creare un piano realistico e garantirne l'alta qualità.

• assumere personale: i PM sono esperti nella gestione del personale. Sono in grado di allineare gli obiettivi personali di una persona con quelli dell'organizzazione e possono così assicurarsi che la persona sia quella giusta per il progetto.

• essere il Chief Product Owner: i PM possono utilizzare le proprie capacità di comunicazione e multitasking agendo come Chief Product Owner e coordinando diversi Product Backlog. Questo ha due importanti vantaggi: in primo luogo, aiuta a coordinare i diversi prodotti nel portfolio e a raggiungere così l'obiettivo strategico dell'azienda. In secondo luogo, aiuta gli Scrum Team a comprendere meglio i progetti e ad assicurarsi di essere sulla strada giusta per soddisfare il cliente.

• essere mediatori di risorse: il PM gestisce tutto da un livello superiore e può così formare Scrum Team interfunzionali ad alte prestazioni. Può utilizzare le proprie competenze gestionali per colmare le lacune di personale all'interno dei vari Scrum Team.

• rimuovere ostacoli che uno Scrum Team non può eliminare da solo: i PM possono fungere da ponte tra il top management e lo Scrum Team nella ricerca di soluzioni. Possono rappresentare lo Scrum Team sia lì che presso i clienti per rimuovere gli ostacoli. Questo fa risparmiare molto tempo al team di sviluppo, al Product Owner e allo Scrum Master.

• fornire valutazioni delle prestazioni e feedback: in primo luogo, è compito dello Scrum Master rimuovere i problemi e assicurarsi che il team di sviluppo segua il processo corretto e che gli obiettivi vengano raggiunti. Poiché le valutazioni delle prestazioni possono variare, possono portare lo Scrum Master fuori strada. Ciò può indebolire la sua capacità di guidare lo Scrum Team. I PM sono esperti nel creare valutazioni delle prestazioni e dovrebbero quindi occuparsi di questo compito. Inoltre, i membri del team si sentono trattati equamente, poiché le valutazioni vengono effettuate da una persona esterna allo Scrum Team.

• restare sempre aggiornati: i PM possono tenersi costantemente aggiornati sulle novità tecniche e gli strumenti che arrivano sul mercato. Questo aiuta le aziende a formare il personale in tempo utile e a ottenere così un vantaggio competitivo.

• pianificare budget e calcolo dei costi: budget e calcolo dei costi sono sempre stati visti come la fine dei metodi agili. Anche se si riesce a far firmare agli sponsor e agli stakeholder le lunghe liste di requisiti, possono verificarsi sforamenti di budget. E poi si sentono Product Owner e utenti esclamare: "No, non è quello che volevamo!" I PM possono pianificare budget e calcolo dei costi molto meglio grazie alla loro esperienza.

• aiutare i membri del team nella pianificazione della carriera: per stare al passo con i continui cambiamenti del settore, i dipendenti devono formarsi continuamente. Acquisire conoscenze che non portano avanti non è mai sensato. Per essere sicuri di aver intrapreso la strada giusta verso un determinato obiettivo, è bene consultare un mentore. Grazie alla loro esperienza nel settore, i PM sono molto adatti a questo ruolo. Possono suggerire le giuste opportunità di formazione e verificarne i risultati. Una volta raggiunti gli obiettivi desiderati, possono anche assicurarsi che i dipendenti utilizzino le conoscenze in modo mirato, in modo che anche l'azienda ne tragga beneficio.

• essere un leader al servizio del team: i PM possono agire come Servant Leader. Possono trasmettere una visione al team e supportarlo nel trovare e implementare la migliore soluzione per il progetto. I metodi agili come Scrum rappresentano il passaggio dallo stile di leadership tradizionale, in cui le decisioni vengono normalmente prese da un dirigente, allo stile di leadership al servizio, in cui i leader cedono il potere e mettono le esigenze degli altri al primo posto. Questo porta i dipendenti a svilupparsi bene e a svolgere un lavoro eccellente. I Servant Leader credono che un team sia abbastanza intelligente da prendere le proprie decisioni e che non debba ricevere decisioni imposte dall'alto.

Riepilogo: Il Project Manager come supporto

Scrum è un metodo adattabile che rappresenta un framework per la gestione dei progetti. Allo stesso tempo, offre ai membri del team la possibilità di modificare le regole in base alle proprie esigenze, senza però cambiare il metodo in sé. Si può anche considerare Scrum come una spugna che assorbe tutto ciò che è vantaggioso per il progetto, ma che non accetta nulla di irrilevante per il progetto.

Qui viene illustrato come un project manager all'interno del framework Scrum possa diventare un grande supporto per te. I PM hanno moltissime competenze specialistiche, sono esperti di management e questo non va trascurato. Con le loro conoscenze e l'aiuto di Scrum, molti problemi aziendali possono essere risolti. Perché cercare nuove soluzioni quando possiamo semplicemente trasformare i metodi tradizionali?

Questo testo proviene dal blog della Scrum Alliance ed è stato tradotto in italiano.