4 métodos para alcanzar el consenso en el equipo

Los Scrum Masters, Agile Coaches, Product Owners y otros roles frecuentemente deben ayudar a los equipos a encontrar consenso. Por ejemplo, un Product Owner puede ayudar a un grupo de stakeholders a ponerse de acuerdo en un objetivo concreto para la próxima fase de desarrollo. O un Scrum Master lleva a cabo una retrospectiva e intenta descubrir en qué acciones de mejora se pondrá de acuerdo el equipo a continuación.

En este artículo presento cuatro métodos para crear consenso. Seguramente ya conoces alguno de estos métodos, pero quizás no todos. Después de la explicación de cada uno de los cuatro métodos, te daré indicaciones sobre cuándo puedes utilizar cada método de la manera más efectiva.

Método de consenso 1: Dot Voting

El Dot Voting, es decir, la votación por puntos, es útil cuando un grupo necesita seleccionar algunas opciones de una lista más larga. He utilizado el Dot Voting como Scrum Master en las siguientes situaciones, por ejemplo:

• En el equipo, cuando después de una retrospectiva se deben seleccionar acciones de mejora para el siguiente Sprint.
• Con mi familia, cuando se trata de planificar actividades para las próximas vacaciones.
• En el equipo directivo, para definir cuáles serán las prioridades de la organización en el próximo trimestre.

Dot Voting en la práctica

En el Dot Voting, cada persona tiene una cierta cantidad de puntos disponibles. Normalmente, cada uno recibe más de un voto, pero siempre menos que las opciones disponibles. El Dot Voting también funciona con un solo voto por persona, pero entonces no es más que levantar la mano por tu opción preferida.

Todas las personas reciben normalmente la misma cantidad de puntos. Eso es lo más justo. Por supuesto, también puedes dar más puntos a determinadas personas, pero hasta ahora nunca lo he hecho, ya que a los demás a menudo no les parece justo.

Después de crear una lista de posibles opciones (normalmente mediante brainstorming), cada uno puede colocar sus puntos en la opción u opciones que prefiera. Esto puede hacerse dibujando con rotuladores o pegando pequeños adhesivos.

En la mayoría de los casos, se debería permitir a las personas asignar varios puntos a la opción que prefieran fuertemente. Por ejemplo, en nuestras vacaciones familiares, realmente quería pasar un día en un velero. Así que di mis cinco votos a esa opción. Mi esposa le dio un punto a esa opción y distribuyó los otros cuatro puntos entre otras dos opciones.

Primero mirar por qué votan los demás

En el Dot Voting puede ocurrir que algunas personas duden un poco para ver cómo votan los demás. Quizás mi esposa quería ir a navegar tanto como yo. Sin embargo, después de ver que yo usé mis cinco puntos solo para esa opción, se sintió segura de que de todos modos iríamos a navegar, incluso si ella solo dedicaba uno de sus puntos a eso.

En general, no deberías preocuparte demasiado por esto. Por cada persona que espera a ver cómo votan los demás, hay otras que distribuyen sus votos directamente con la esperanza de influir en el resto.

Si aún tienes preocupaciones, puedes hacer que cada persona distribuya primero sus puntos en un papel de forma privada y luego se recopilen los resultados.

Elegir al ganador

Como el Dot Voting se utiliza frecuentemente cuando un grupo quiere seleccionar entre varias opciones, alcanzar el consenso en este caso significa identificar una serie de opciones preferidas. Para ello no existe un procedimiento estandarizado.

Antes de votar, puedes decir por ejemplo: “Tomaremos las tres opciones (o las que sean) con más votos.” Esto funciona bien cuando se sabe de antemano cuántas opciones se pueden seleccionar. Sin embargo, a menudo es mejor decidir después de la votación cuántas opciones se seleccionarán realmente, ya que frecuentemente hay grandes diferencias en la puntuación entre las opciones más y menos populares.

¿Cuándo se debería usar el Dot Voting?

El Dot Voting es un método excelente cuando hay varias formas de proceder como opción. Además, el Dot Voting es adecuado para determinar el grado general de consenso. Si, por ejemplo, dos opciones reciben tres votos cada una y otras ocho opciones reciben un punto cada una, eso muestra que las personas aún no están realmente de acuerdo. Eso puede significar que se necesitan más discusiones, ya sea concretamente en esa reunión o en general.

Método de consenso 2: Pulgar arriba, pulgar abajo

Este método proviene de un emperador romano que levantaba o bajaba el pulgar para demostrar si un gladiador debía vivir o morir.

Este tipo de votación se utiliza en equipos u otros grupos de organizaciones ágiles cuando se debe tomar una decisión simple de sí/no. Después de discutir las ventajas de la decisión en cuestión, todos los participantes votan. Pulgar arriba significa un voto a favor de esa decisión. Pulgar abajo es un voto en contra de la decisión.

Si un equipo quiere ir a almorzar juntos, por ejemplo, alguien podría decir: “Vamos a la hamburguesería de al lado.” Luego se vota: tres pulgares arriba, dos abajo y un pulgar hacia un lado.

Cuidado con el pulgar hacia un lado

Debes tener cuidado cuando alguien muestra el pulgar hacia un lado. Puede tener diferentes significados.

En el ejemplo de la hamburguesería, probablemente significa que a esa persona le da igual dónde almuerza el equipo: “¡Podemos comer ahí o en otro sitio, me da relativamente igual!”
En este ejemplo no supone una gran diferencia. Pero no siempre es así.

Supongamos que un equipo quiere votar si contratar a un nuevo miembro del equipo que acaba de ser entrevistado por todo el equipo, y un miembro del equipo muestra el pulgar hacia un lado.
¿Qué significa eso? No se puede contratar a alguien a medias. Una decisión así es binaria. O la persona obtiene el puesto o no.

He elegido este ejemplo porque me ha pasado varias veces que un miembro del equipo en esa situación dijo: “El candidato está bastante bien, pero quizás encontremos uno mejor.”

Por supuesto que podríamos encontrar uno mejor. Nuestro objetivo nunca fue encontrar al mejor candidato del mundo para el puesto. Solo queríamos a alguien que pudiera hacer bien el trabajo y que además encajara bien en el equipo. Lo que realmente necesito saber es si este candidato cumple con esos criterios o no.

¿Cuándo se debería usar el método de los pulgares?

Con pulgar arriba o pulgar abajo se puede votar mejor cuando se trata de una opción específica. Así que, ¿deberíamos usar esta arquitectura o tecnología? ¿Deberíamos contratar a esta persona? ¿Deberíamos cambiar a Sprints de tres semanas?

Método de consenso 3: Fists of Five

De este método de los 5 dedos supe por primera vez a través de Jean Tabaka, autora de Collaboration Explained. Este enfoque es útil cuando un facilitador quiere consultar y evaluar el nivel de consenso. Por ejemplo, a mí me podría parecer genial ir a comer hamburguesas, mientras que otro miembro del equipo encuentra esa idea terrible. Con cinco dedos se puede votar de forma más diferenciada que solo con pulgar arriba o abajo.

Qué significa la cantidad de dedos

En una votación así, cada miembro del equipo levanta más o menos dedos según su grado de acuerdo. Hay diferentes posibilidades para esto, pero esta es mi favorita:

• 5 dedos: Gran idea. ¡¿Por qué no se me ocurrió a mí?!

• 4 dedos: Es una buena idea y la apoyo completamente.

• 3 dedos: Soy neutral. La idea está bien. Quizás haya una idea mejor, quizás no.

• 2 dedos: No me gusta la idea. Preferiría una alternativa.

• 1 dedo: Esta decisión pone en peligro el proyecto. Debemos encontrar una alternativa.

Primero definir qué tan grande debe ser el consenso

Antes de votar de esta manera sobre algo, el equipo debería discutir qué tan fuerte debe ser el consenso. Una decisión sobre arquitectura debería requerir ciertamente un mayor consenso que la elección del catering para la comida en el Planning Meeting.

Veamos algunos ejemplos.

Un equipo puede determinar que todos deben levantar al menos tres dedos para que una decisión sea unánime. Esta es una forma muy fuerte de consenso, porque significa que nadie puede considerar la idea ni siquiera ligeramente mala. No digo que nunca se deba proceder así, pero definitivamente se requiere un nivel fuerte de consenso, lo que significa que puede llevar más tiempo alcanzarlo.

Considera en cambio si no sería mejor que un equipo se ponga de acuerdo en una decisión que sea suficientemente buena, porque más personas votaron con cuatro o cinco dedos que con solo uno o dos. Este es un nivel mucho más moderado de consenso y por lo tanto más fácil de alcanzar. Por supuesto, puede ocurrir que esta decisión sea cuestionada si no produce resultados perfectos.

Incluso podrías considerar que el equipo decida perseguir una decisión en la que simplemente nadie vote con un solo dedo. Poder bloquear una decisión votando con un dedo significa básicamente otorgar a cada uno un derecho de veto.

Como con otros ejemplos mencionados, puede haber situaciones en las que esto sea apropiado. Un simple derecho de veto puede tener sentido cuando se quiere elegir el restaurante para el almuerzo. Quizás todos excepto Mary quieran ir al asador, pero Mary levanta un dedo porque es vegetariana y allí solo hay platos de carne.

Eso no significa que esta decisión sea una amenaza para el proyecto. Pero ir a comer donde un miembro del equipo simplemente no podría comer nada sería descortés y simplemente una mala decisión.

Recuerda siempre que puedes usar diferentes niveles de consenso para diferentes decisiones. Sin embargo, antes de votar sobre un tema específico, deberías hablar brevemente sobre qué tan relevante es el consenso para esa decisión en particular.

Mostrar los dedos

Una vez que todos se han puesto de acuerdo sobre un nivel de consenso, se discute el tema en cuestión y luego se vota. Normalmente, todos levantan simultáneamente de uno a cinco dedos. (¡Si es solo un dedo, asegúrate de que no sea el incorrecto!)

Evalúa el resultado y si ya hay consenso, has terminado. Si no, todos deberían hablar nuevamente sobre el tema y votar de nuevo. Los participantes también pueden acordar reducir un poco el nivel de consenso si es necesario.

¿Cuándo se debería usar Fists of Five?

El método Fists of Five no solo es adecuado para crear consenso, sino también para votar sobre una decisión. Al igual que con el método romano, debería usarse cuando se vota sobre una sola opción en lugar de varias.

Método de consenso 4: 1-2-4-Todos

En este método se trata realmente más de crear consenso que de votar sobre algo. De hecho, es bastante probable que al final de este método se utilice uno de los tres primeros métodos para la votación.

El nombre proviene del número de personas que participan en una serie de conversaciones. Se comienza con que cada uno tiene unos minutos (2-5 suelen ser suficientes) para reflexionar y tomar una decisión.

Formar parejas

Se forman parejas. Cada uno comparte su opinión con el otro y luego los compañeros intentan llegar a un acuerdo. Cómo se forman estas parejas es algo que puedes decidir libremente.

Si hay un número impar de participantes, el facilitador se abstiene de la discusión (especialmente si es un facilitador realmente neutral). Alternativamente, el facilitador también puede participar, pero asume más bien un rol de oyente y ayuda a la otra persona a encontrar argumentos para su punto de vista.

Las parejas normalmente tienen entre 5 y 10 minutos para su discusión. Aunque esto puede variar según la importancia, recomiendo no tomar más de 15 minutos.

Una vez que el tiempo se ha agotado o todas las parejas se han puesto de acuerdo, se forman parejas de parejas. Para eso está el “4” en el nombre del método. En este punto, los grupos pueden tener tamaños diferentes. Eso está bien, simplemente ajusta los grupos como consideres conveniente. Estos grupos tienen ahora 10-15 minutos para ponerse de acuerdo.

Una vez que el tiempo se ha agotado o todos los grupos se han puesto de acuerdo, estos grupos también se unen. En un equipo ágil clásico, esto normalmente es todo el equipo. Si no, amplía el tamaño del grupo hasta que todo el equipo esté en un solo grupo.

Luego intenta tomar una decisión con todo el equipo. Esto no siempre funciona, pero el método 1-2-4 a menudo hace la discusión grupal mucho más fácil. Para la decisión final puedes aplicar Dot Voting, Fists of Five o el método de los pulgares.

¿Cuándo se debería usar 1-2-4-Todos?

Este método se usa mejor para decisiones importantes y cuando los miembros del equipo no tienen aproximadamente la misma opinión. Gracias a los grupos de discusión cada vez más grandes, se asegura que la opinión de cada uno sea escuchada, pero al principio también se tiene tiempo para reflexionar sobre los propios pensamientos.

Elegir el método de consenso adecuado

Cada uno de los métodos descritos tiene sus fortalezas y debilidades. Un buen facilitador ágil los utiliza en diferentes situaciones. No existe un único enfoque que sea el correcto para todas las decisiones y todos los equipos.

• Si quieres seleccionar algunas opciones de una lista más grande, usa el Dot Voting.

• Si una decisión es importante, pero es aún más importante que todos realmente entiendan y estén de acuerdo con esa decisión, usa el método 1-2-4-Todos y eventualmente después uno de los otros tres enfoques.

• Si solo necesitas un sí o un no para una determinada decisión, el método de los pulgares es adecuado.

• Si quieres una evaluación más diferenciada de una posible decisión, Fists of Five es la elección correcta.

Certificación Scrum Master

=> Convértete en Certified Scrum Master con Agile Academy.

Scrum Burndown Chart

=> Descubre las ventajas de los Sprint Burndown Charts.

El Project Manager en Scrum

=> Así es como previenes luchas de poder entre la gestión de proyectos y el Scrum Master.