Retrospectivas para equipos remotos más felices
La semana pasada, el equipo de Happy Melly realizó una retrospectiva... por supuesto como “equipo remoto”, ya que los miembros del equipo están distribuidos en los lugares más diversos.
Problemas con equipos distribuidos
Recientemente cambiamos la forma en que nos organizamos: de un equipo de nueve personas con las que nos reuníamos regularmente, a cuatro diferentes llamados “Crews” que se reúnen en diferentes momentos. Lo hicimos porque teníamos que dividirnos, y aunque en realidad éramos un equipo feliz, los problemas fueron creciendo.
Al principio todo fue un poco confuso porque tuvimos que ajustar nuestros horarios y nuestro enfoque. Antes, el equipo se reunía dos o tres veces por semana. Ahora algunos de nosotros ya no nos vemos porque no están en la misma Crew. Ante todos estos cambios, sentíamos que nos íbamos distanciando cada vez más. Como ya era hora de una retrospectiva, fue natural fijar una fecha para ello.
Herramientas y formatos para equipos distribuidos
Usamos Retrium, una herramienta para retrospectivas con miembros del equipo en diferentes ubicaciones, porque poco antes había tenido una entrevista con el fundador David Horowitz. Utilizamos el formato “Mad-Sad-Glad” (enfadado-triste-contento) para esta retrospectiva, porque está más basado en emociones y me pareció muy adecuado para la situación en la que se encontraba el equipo en ese momento.
Me conecté diez minutos antes y tenté a los demás con mirar juntos fotos de gatitos adorables. En segundos, Anja se conectó, sonriendo de oreja a oreja y preguntó: “¿Has dicho gatitos adorables?”. Los demás también se unieron bastante rápido. Pasamos unos minutos admirando gatitos y luego empezamos grabando nuestra retrospectiva (para los que no pudieron estar). Después definimos qué significaba Mad-Sad-Glad para nosotros.
Una vez hecho eso, tuvimos una sesión de brainstorming de diez minutos (para la cual todos silenciaron su micrófono) en la que cada uno podía añadir comentarios a las categorías Mad, Sad y Glad en Retrium. Lo que me gusta de Retrium es que las contribuciones de los demás no se muestran hasta después del brainstorming. Así no te influencian las ideas de otras personas.
Cuando todos terminaron, hice visibles las tarjetas para todos. Cada uno podía dar cinco puntos a los temas que quería discutir. Estos puntos podían distribuirse libremente o darse todos a un solo tema.
Retrium contó automáticamente los puntos y ordenó los temas por popularidad. Discutimos tantos temas en orden como fue posible hasta que se acabó el tiempo. Entremedio hicimos una breve pausa de tres minutos para una fiesta de baile virtual y después continuamos con la discusión. De nuevo nos dimos cuenta de lo asombrosamente bien que sienta una breve pausa en la que te mueves un poco.
Después de la hora que teníamos disponible, tuve la sensación de que ciertas tensiones se habían disipado y de que había una mejor cohesión de nuevo.
“Esta retrospectiva fue exactamente lo que necesitaba para volver a motivarme por el proyecto” – Jennifer Riggins
Realizar esta retrospectiva me demostró una vez más cuánta fuerza tiene este proceso. Por supuesto, no todo irá bien siempre cuando sigamos ampliando nuestro equipo y colaborando en un proyecto tan grande. Pero si nos intercambiamos regularmente, resolveremos los problemas y aumentaremos nuestra satisfacción.
Y muchas gracias a los miembros del equipo por dejarme probar una nueva herramienta para la discusión.
Este texto proviene del blog de Happy Melly y fue traducido por nosotros al alemán.
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