Tableau Kanban

Le tableau Kanban est un élément clé de la méthode Kanban. Cet outil de gestion de projet permet aux équipes agiles de visualiser les flux de travail, d'identifier les faiblesses et d'organiser la collaboration de manière efficace et productive.

• Représentation du flux de travail en plusieurs étapes
• Chaque tâche passe par chaque phase du processus
• Limitation des tâches en cours (Work-in-Progress)

Définition : Qu'est-ce qu'un tableau Kanban ?

Le tableau Kanban est devenu ces dernières années l'instrument central des projets Kanban. Bien qu'il représente toutes les tâches à venir dans le projet, il est bien plus qu'une simple liste de choses à faire.

Sur le tableau Kanban, les membres de l'équipe notent toutes les étapes du processus dans des colonnes, par exemple « Tâches à faire », « En cours » et « Terminé ». Les différentes tâches sont saisies sur des cartes Kanban qui traversent chaque phase du flux de travail.

Le tableau Kanban aide les équipes à visualiser et optimiser leurs processus, à limiter les tâches en cours et à développer une méthode de travail plus efficace.

Synonymes

Tableau de tâches Kanban, panneau Kanban, mur Kanban, tableau blanc Kanban, tableaux muraux

Utilisation : Comment fonctionne un tableau Kanban ?

Le plus grand avantage du tableau Kanban : on peut commencer à utiliser cet outil à tout moment et sans grande préparation.

Éléments importants du tableau dans la méthode Kanban

Selon David Anderson, considéré comme le fondateur du système Kanban dans le développement logiciel, on distingue les éléments suivants dans les tableaux Kanban :

• Signaux visuels : Qu'il s'agisse de notes adhésives ou de cartes numériques de différentes couleurs, les tâches créent des stimuli visuels dans le système Kanban. Elles donnent une vue d'ensemble de tout le tableau.
• Colonnes : Chaque colonne représente une étape du processus. Elles sont disposées verticalement côte à côte et représentent ensemble le processus de l'entreprise. Toutes les cartes passent par chaque colonne.
• Limites de travail en cours : La limite WIP est une caractéristique essentielle du système Kanban. Elle décrit le nombre maximum de cartes pouvant se trouver simultanément dans une phase donnée. Si trop de cartes atteignent une phase en même temps, l'équipe Kanban doit définir des mesures. Ce n'est qu'une fois ces tâches traitées que de nouvelles cartes peuvent être déplacées vers la phase concernée.
• Point d'engagement (Commitment Point) : Les équipes Kanban tiennent souvent un backlog où sont rassemblées les idées pour les futurs projets. Le point d'engagement est le moment où l'équipe commence à travailler sur une idée du backlog.
• Point de livraison : Ce moment signale la fin du travail sur une tâche.

Selon Jim Benson, fondateur du Personal Kanban, il peut aussi suffire de visualiser le processus et de définir des limites WIP. Chaque entreprise doit décider quel système fonctionne pour elle individuellement.

Cas d'utilisation du tableau Kanban

Comme la méthode s'adapte si facilement aux besoins changeants, le tableau Kanban peut être utilisé dans les environnements les plus divers, par exemple :

• Production (Kanban de production)
• Ressources humaines
• IT et développement logiciel agile
• Marketing de contenu et en ligne
• Répartition des tâches dans les équipes classiques
• Développement de produits

Physique vs numérique : Types de tableaux Kanban

À l'origine, ce sont principalement des tableaux blancs physiques qui se sont développés pour la gestion Kanban. Ces panneaux Kanban sont divisés en colonnes verticales sous lesquelles les tâches sont disposées sous forme de post-its. Sur les tableaux physiques, la progression est visible à tout moment pour tous les membres de l'équipe, les parties prenantes et la direction. Ils encouragent la communication et rendent transparent l'état actuel du projet.

Le travail avec des tableaux Kanban numériques est nettement plus récent. L'équipe a besoin d'un logiciel pour mettre en œuvre le système Kanban en ligne. On y retrouve également la structure éprouvée en colonnes verticales. Cependant, au lieu de notes adhésives, on utilise ici des cartes Kanban numériques qui peuvent être déplacées par glisser-déposer vers la phase suivante du processus. Si l'équipe configure son tableau Kanban en ligne, elle peut collaborer sur plusieurs sites. Cela facilite l'organisation des formes de travail alternées en présentiel et à distance.

Débuter avec le processus Kanban

Pour utiliser Kanban, aucune longue préparation n'est nécessaire. L'équipe transfère simplement le processus actuel sur le tableau et saisit toutes les tâches à venir. Suit alors une phase d'amélioration continue : dès que des problèmes deviennent visibles, par exemple parce que trop de tâches s'accumulent dans une phase, l'équipe révise le flux de travail.

Origine des tableaux Kanban

Alors que la méthode elle-même remonte au système de production Toyota des années 1940 et à Taiichi Ohno dans les années 1960, le tableau Kanban est un développement plus récent. Au milieu des années 2000, les principes Kanban se sont répandus dans le développement logiciel. Pour garder une vue d'ensemble de l'avancement du projet, les équipes utilisaient des tableaux blancs pour saisir les tâches en cours de traitement.

Questions fréquentes sur les tableaux Kanban

Tableaux Kanban numériques ou physiques – qu'est-ce qui est mieux ?
La gestion numérique du flux de travail convient particulièrement aux équipes à distance qui peuvent rester à jour de n'importe où grâce aux tableaux Kanban en ligne. Lorsque des équipes collaboratives travaillent ensemble dans l'entreprise, les tableaux physiques présentent des avantages malgré les systèmes Kanban modernes. Ils sont clairs, montrent la progression du travail en cours et facilitent la communication.

Comment les tableaux Kanban permettent-ils de découvrir les goulots d'étranglement dans le flux de travail ?
Dès que plus de cartes se retrouvent dans une phase que ne le permettent les limites de travail en cours, c'est un signal d'alarme indiquant une surcharge de travail existante. Il faut alors clarifier si l'étape de travail doit être davantage divisée ou si la personne responsable reçoit du soutien.

Pourquoi les équipes devraient-elles utiliser un tableau Kanban ?

• Les tableaux Kanban présentent de nombreux avantages :
• Rendre visibles les faiblesses du processus
• Collaboration optimisée au sein de l'équipe
• Facile à implémenter
• Travailler ensemble de manière plus productive et efficace en équipe
• Se concentrer pleinement sur peu de tâches
• Gagner du temps (par ex. suppression des réunions de point d'avancement)