Qu'est-ce qu'une non-conférence ?

Le concept « Unconference » ou Open Space vous intéresse ? Vous souhaitez peut-être organiser vous-même une Unconference ou un format Open Space ? Vous avez été invité à une Unconference ou un Open Space et vous aimeriez en savoir plus ? Alors vous êtes au bon endroit !  

Ce document est un résumé. Pour plus d'informations et de conseils pratiques, vous pouvez consulter cet Ebook (de Henrik Kniberg).

Qu'est-ce qu'une Unconference ?

Une Unconference est essentiellement une conférence sans sujets prédéfinis. Il y a une structure générale et un thème global, mais les sujets concrets d'une Unconference sont déterminés spontanément par les participants et les groupes de travail (breakout groups) se forment de manière dynamique selon les intérêts et la pertinence.

Si vous connaissez déjà le format Open Space, une Unconference n'est en fait qu'un événement Open Space avec une structure supplémentaire à la fin, pour qu'il fonctionne mieux comme événement interne à l'entreprise.

C'est un format formidable quand on veut un agenda et une structure extrêmement flexibles, définis par les participants. Depuis de nombreuses années, j'utilise ce format chez Crisp, Spotify, Lego et d'autres clients, et il semble se propager de façon virale dans les organisations. La plupart du temps, j'ai animé des Unconferences avec 20 à 80 personnes, qui disaient souvent des choses comme : « Toutes les conférences devraient être comme ça » ou « C'était la meilleure conférence à laquelle j'ai participé ».

Avertissement : Je n'ai pas inventé le terme Unconference et je ne suis pas responsable de sa définition. Ceci n'est donc que mon avis personnel sur le sujet.

Quels sont les avantages de ce format ?

Les principaux avantages d'une telle organisation décentralisée sont :

• Plus d'énergie. Les participants se concentrent sur ce qui compte vraiment pour eux.

• Moins de planification nécessaire. Personne n'a besoin de prendre du temps à l'avance pour établir un ordre du jour détaillé.

• Plus de flexibilité. Une fois tous les participants réunis, des sujets inattendus peuvent émerger, souvent extrêmement intéressants et importants. Avec un ordre du jour dynamique, on peut saisir l'instant et tirer le maximum de valeur de la conférence.

• Conversations spontanées. Souvent, les échanges informels entre différentes personnes occupant des rôles variés, qui ne se parlent pas habituellement, représentent ce qu'il y a de plus précieux dans une conférence. Les gens apprennent à se connaître, partagent leurs savoirs et construisent la confiance. Le format Open Space favorise exactement cela.

Si le but et l'objectif d'une conférence est de favoriser la collaboration et la communication, alors une unconference peut faire exactement cela de manière plus simple, plus amusante et plus efficace !

Quels sont les inconvénients potentiels ?

Si tu veux que les gens parlent d'un sujet précis ou de certaines décisions à prendre, ce format n'est peut-être pas optimal (ou du moins, il faudrait l'adapter). Comme ce type de conférence repose entièrement sur la participation des participants, ce sont les participants qui décident de quoi ils veulent parler ; et ce n'est peut-être pas ce que tu souhaites. En tant qu'organisateur, tu ne fais que donner le thème, puis tu laisses les autres faire.

La question est donc : dans quelle mesure as-tu besoin de garder le contrôle sur la conversation et à quel point fais-tu confiance aux autres pour utiliser leur temps de la meilleure façon possible ? Si tu n'es pas sûr, essaie de lâcher le contrôle et regarde ce qui se passe. Tu seras surpris !

Quoi ? Il n'y a vraiment aucune structure ?

Bien sûr qu'il y a une structure. Mais elle est très minimaliste comparée à d'autres conférences.

L'organisateur définit un thème général, aussi appelé Theme. Cela pourrait être quelque chose comme : « Comment rendre ce projet vraiment génial » ou « Quels sont nos plus grands défis et comment les aborder ? » ou « À quoi ressemble la version 2.0 de notre entreprise ? ».

Le thème est extrêmement important, car il attire les bonnes personnes à l'événement (et décourage les mauvaises). La participation devrait donc absolument être volontaire. Une fois qu'on a un thème inspirant, un modérateur expérimenté et les bonnes personnes dans la salle, cet événement ne peut être qu'un succès !

Les organisateurs définissent également une structure très sommaire – généralement selon ce schéma :

Partie 1 : Introduction et création de l'agenda de la non-conférence

Tout le monde se rassemble (généralement en cercle) et l'animateur explique le thème de la journée ainsi que les principes fondamentaux pour mener ce type de conférences.
Ensuite, les participants identifient les différents sujets et travaillent ensemble pour les répartir dans ce qu'on appelle les créneaux de breakout. Pratiquement tout peut devenir un « sujet » – une discussion, une question, une présentation, une démonstration, une promenade, une session de pair-programming ou autre chose.

Partie 2 : Créneaux de breakout

La salle dispose de plusieurs espaces pour les différents breakouts. Chacun de ces espaces est équipé d'un flipchart et de quelques chaises. Le planning indique quand et où chaque session a lieu. Les sessions durent généralement entre 45 et 60 minutes.
Chacun peut décider où il souhaite aller : c'est la loi des deux pieds (Law of 2 Feet) : « Si là où tu te trouves, tu ne peux rien apprendre, contribuer ou t'amuser, utilise tes deux pieds et va quelque part où tu pourras apprendre, contribuer ou t'amuser. »
Les participants peuvent se déplacer librement et ne sont pas obligés de rester dans les sessions de breakout prévues. Des conversations spontanées peuvent aussi naître à la machine à café ou sur le balcon. Les breakouts n'ont pas besoin de rester sur le sujet prévu, car les gens peuvent discuter de ce dont ils ont envie de discuter.
La timebox n'est qu'une indication approximative. Parfois une conversation ne dure que 20 minutes, parfois les gens veulent parler d'un sujet pendant une heure entière. La loi des deux pieds prime sur tout le reste, c'est pourquoi le planning n'est pas figé, mais seulement une ligne directrice pour savoir où tes deux pieds peuvent t'emmener.
Pour chaque sujet, il y a un responsable qui note les actions/décisions/enseignements (s'il y en a). En général, c'est la personne qui a proposé le sujet. Mais ce rôle peut aussi être assumé par quelqu'un d'autre, car tout cela reste assez informel.

Partie 3 : Se retrouver et partager les informations

Tout le groupe se rassemble à nouveau. Les participants peuvent maintenant partager avec les autres toutes les actions/décisions/enseignements/questions qui ont émergé pendant les sessions.
C'est tout à fait normal si ta session n'a pas abouti à quelque chose de concret. Souvent, les échanges et le contact humain sont suffisamment précieux en soi.
Tous les autres sujets qui concernent l'ensemble du groupe (comme par exemple des décisions qui impactent tout le monde) sont également abordés.
Avant l'introduction, l'organisateur peut aussi ajouter différents éléments, comme par exemple des intervenants inspirants qui peuvent apporter un contexte ou des connaissances pertinentes. Il peut également ajouter des éléments à la troisième partie de la conférence pour capturer les résultats de manière plus formelle. Parfois, il y a aussi des rassemblements supplémentaires, par exemple après la pause déjeuner (pour faire le point sur les résultats de la matinée).

La partie 2 (les sessions de breakout) est exempte de toute interruption et l'animateur intervient le moins possible.

Loi des deux pieds

J'ai déjà mentionné la loi des deux pieds. Mais comme elle est si importante, je souhaite lui consacrer une section à part entière. C'est la seule loi en Open Space et lors des Unconferences.

« Si là où tu te trouves, tu ne peux rien apprendre, contribuer ou t'amuser, utilise tes deux pieds. »

En substance, cela signifie que nous partons du principe que les gens prendront leurs responsabilités et utiliseront leur temps au mieux. Si l'organisateur et tous les participants gardent cela à l'esprit, pratiquement tous les problèmes et toutes les questions finiront par se résoudre d'eux-mêmes.

Tu aimerais découvrir le format Open Space de manière pratique ? Alors participe à l'événement de networking Scrumtisch (par exemple le Scrumtisch Cologne), qui a lieu régulièrement dans de nombreuses villes d'Allemagne.