Prendere decisioni migliori e piu rapide nel team con Scrum
Le cattive decisioni possono rovinare un'azienda e distruggere carriere.
Ti è stato comunicato che dovresti migliorare il tuo processo decisionale? Se è così, non sei solo. I manager ricevono spesso valutazioni negative nei feedback a 360° per la qualità e il timing delle loro decisioni.
Il processo decisionale può essere migliorato, come tutte le altre qualità di management o leadership. Riconoscere il problema è il primo passo verso il miglioramento. L'unico modo per scoprire queste aree problematiche nascoste è il feedback.
In "Come ottenere feedback onesto" troverai dieci modi per ricevere feedback sincero. In Scrum il feedback è comunque un elemento molto importante. Inoltre puoi incontrare alcuni dei tuoi diretti collaboratori, il tuo Scrum Team, i tuoi colleghi e il tuo capo e porre loro le seguenti domande:
- Come organizzazione o come team, siamo chiari su chi è responsabile di prendere le decisioni più importanti?
- Ci sono ostacoli? Se sì, perché?
- Ricevo la giusta quantità di input prima di prendere una decisione? Troppo? Troppo poco?
- Raccolgo la giusta quantità e qualità di informazioni? Troppo? Troppo poco?
- Su una scala da uno a dieci, come valuteresti la qualità e il timing delle mie decisioni? Cosa posso migliorare per passare da __ a dieci?
- E per quanto riguarda alcune delle decisioni recenti – sono state buone decisioni? Sono state implementate bene?
Prima di tutto, rinfresca le tue capacità di ascolto!
Una volta che hai una base, è il momento di imparare dagli esperti sul processo decisionale. Chi conosci che sembra sempre prendere le decisioni giuste al momento giusto? Parla con queste persone e scopri quali processi e regole pratiche seguono.
Parlare con altri non aiuta sempre, perché molte persone che sono veramente brave in qualcosa sono "inconsciamente competenti" e semplicemente non riescono a trasmetterlo agli altri.
Inoltre, ecco alcuni consigli che trovo molto utili sia in Scrum che in generale e che trasmetto ai dirigenti per aiutarli a migliorare il loro processo decisionale:
1) Sii chiaro su cosa stai decidendo
Un "Decision Statement" è una dichiarazione precisa e univoca sulla decisione in questione. L'errore più comune è limitare troppo le proprie decisioni – spesso come domanda "o...o". Ad esempio, la domanda "Dovrei comprare un'auto nuova?" ammette solo due risposte: sì e no. Si può ampliare chiedendo "Che tipo di veicolo dovrei comprare?". Oppure si va ancora oltre e si chiede "Qual è il miglior mezzo di trasporto?".
Inizia sempre con una tale dichiarazione e parlane con alcune altre persone prima di valutare le varie possibilità. Così scoprirai se stai ponendo anche la domanda giusta.
2) Criteri decisionali
Se hai i criteri giusti, è più facile valutare le alternative. I criteri per l'acquisto dell'auto sarebbero ad esempio costi, modello, consumo e sicurezza. Questa è una buona occasione per chiedere agli stakeholder ulteriori criteri, soprattutto se la decisione avrà un impatto anche su altre persone o se per l'attuazione è necessario il supporto di altre persone.
3) Responsabilità chiare per il processo decisionale
La questione di chi ha l'autorità decisionale finale e chi è responsabile solo di fornire input per la decisione è probabilmente il problema più grande nel processo decisionale nelle organizzazioni. Per decisioni complesse e importanti che coinvolgono più funzioni, regioni o partner, dovresti utilizzare il modello RAPID (di Bain & Company). Stabilisci quindi le seguenti responsabilità:
- R = Recommend: la persona responsabile delle raccomandazioni per ottenere l'approvazione della decisione.
- A = Agree: tutti coloro che devono approvare la decisione. Simile al punto "I", ma con più potere e influenza.
- P = Perform: la persona che deve effettivamente eseguire la decisione. (Questa persona viene spesso trascurata, ma poi deve fare i conti con il risultato.)
- I = Input: tutti coloro che dovrebbero fornire input per la decisione.
- D = Decide: la persona con l'autorità di prendere la decisione finale. Dovrebbe esserci sempre una sola persona di questo tipo – né più né meno.
4) Libera la mente
La maggior parte delle persone crede di essere brava nel multitasking. Tuttavia si rischia di prendere decisioni sbagliate. Le decisioni importanti richiedono concentrazione e chiarezza. "Mindfulness" è la nuova parola d'ordine e ci sono risultati di ricerca fondati che mostrano quanto sia importante essere presenti e concentrati quando si prendono decisioni.
5) Verificare la decisione con il tuo "Anti-You"
Questo è un suggerimento dello psicologo organizzativo Nick Tasler. Secondo Tasler, "la maggior parte delle decisioni sbagliate può essere eliminata semplicemente ampliando il proprio quadro di riferimento. Il modo più rapido, semplice ed efficace è consultare un 'Anti-You' (l'opposto di se stessi) prima di prendere una decisione. Gli 'Anti-You' sono anche chiamati 'People Not Like Us', ovvero 'persone diverse da noi'. Ottenere prospettive diverse porta normalmente a soluzioni più innovative.
Prova questi e altri metodi e con più pratica e feedback la qualità e il timing delle tue decisioni dovrebbero migliorare gradualmente – e questo ben oltre i confini di Agile e Scrum!
Questo testo proviene dal blog di The Balance ed è stato tradotto.
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