4 Métodos para alcançar consenso na equipe

Scrum Masters, Agile Coaches, Product Owners e outras funções frequentemente precisam ajudar equipes a encontrar consenso. Por exemplo, um Product Owner pode ajudar um grupo de stakeholders a concordar sobre um objetivo concreto para a próxima fase de desenvolvimento. Ou um Scrum Master conduz uma retrospectiva e depois tenta descobrir quais ações de melhoria a equipe vai adotar.

Neste artigo, apresento quatro métodos para criar consenso. Certamente você já conhece um ou outro desses métodos, mas talvez não todos. Após a explicação de cada um dos quatro métodos, dou dicas de quando você pode usar cada método da forma mais eficaz.

Método de Consenso 1: Dot Voting

Dot Voting, ou seja, a votação por pontos, é útil quando um grupo precisa selecionar algumas opções de uma lista mais longa. Como Scrum Master, usei o Dot Voting em situações como:

• Na equipe, quando após uma retrospectiva é preciso escolher ações de melhoria para o próximo Sprint.
• Com minha família, quando se trata de planejar as atividades das próximas férias.
• Na equipe de liderança, para definir quais serão as prioridades da organização no próximo trimestre.

Dot Voting na prática

No Dot Voting, cada pessoa tem uma certa quantidade de pontos disponíveis. Normalmente, cada um recebe mais de um voto, mas sempre menos do que o número de opções disponíveis. O Dot Voting também funciona com apenas um voto por pessoa, mas aí não é diferente de levantar a mão pela opção preferida.

Geralmente, todas as pessoas recebem a mesma quantidade de pontos. Isso é o mais justo. Claro que você também pode dar mais pontos a determinadas pessoas, mas nunca fiz isso, pois costuma parecer injusto para os outros.

Depois de criada uma lista de opções possíveis (normalmente por brainstorming), cada um pode colocar seus pontos na opção ou distribuí-los entre as opções que prefere. Isso pode ser feito desenhando com canetas ou colando pequenos adesivos.

Na maioria dos casos, deve-se permitir que as pessoas atribuam vários pontos à opção que preferem fortemente. Por exemplo, nas férias da família, eu realmente queria passar um dia num veleiro. Então dei todos os meus cinco votos para isso. Minha esposa deu um ponto para essa opção e distribuiu os outros quatro pontos em duas outras opções.

Primeiro observar como os outros votam

No Dot Voting, pode acontecer de algumas pessoas hesitarem um pouco para ver como os outros votam. Talvez minha esposa quisesse tanto velejar quanto eu. Porém, depois de ver que eu coloquei meus cinco pontos apenas nessa opção, ela se sentiu segura de que iríamos velejar de qualquer forma, mesmo dando apenas um de seus pontos para isso.

Em geral, você não deve se preocupar muito com isso. Para cada pessoa que espera para ver como os outros votam, há outras que distribuem seus votos imediatamente na esperança de influenciar o resto.

Se ainda tiver preocupações, você pode pedir que cada pessoa primeiro distribua seus pontos num papel para si mesma, e depois reunir os pontos.

Escolhendo o vencedor

Como o Dot Voting é frequentemente usado quando um grupo quer escolher entre várias opções, alcançar consenso neste caso significa identificar um conjunto de opções preferidas. Não existe um procedimento padronizado para isso.

Antes da votação, você pode dizer, por exemplo: "Vamos ficar com as três opções (ou quantas forem) com mais votos." Isso funciona bem quando você sabe antecipadamente quantas opções pode escolher. Porém, muitas vezes é melhor decidir quantas opções serão realmente selecionadas após a votação, já que frequentemente há grandes diferenças na pontuação entre as opções mais populares e as menos populares.

Quando usar o Dot Voting?

O Dot Voting é um método excelente quando há várias abordagens como opção. Além disso, o Dot Voting é adequado para determinar o grau geral de consenso. Se, por exemplo, duas opções recebem três votos cada e oito outras opções recebem um ponto cada, isso mostra que as pessoas ainda não estão realmente de acordo. Isso pode significar que mais discussões são necessárias – seja especificamente nesta reunião ou de forma geral.

Método de Consenso 2: Polegar para cima, polegar para baixo

Este método vem de um imperador romano que levantava ou abaixava o polegar para demonstrar se um gladiador deveria viver ou morrer.

Este tipo de votação é usado em equipes ou outros grupos de organizações ágeis quando uma decisão simples de sim/não precisa ser tomada. Depois de discutir os méritos da decisão em questão, todos os participantes votam. Polegar para cima significa um voto a favor dessa decisão. Polegar para baixo é um voto contra a decisão.

Se uma equipe quer almoçar juntos, por exemplo, alguém pode dizer: "Vamos àquela hamburgueria aqui do lado." Então vota-se: três polegares para cima, dois para baixo e um polegar apontando para o lado.

Cuidado com o polegar para o lado

Você deve ter cuidado ao apontar o polegar para o lado. Isso pode ter diferentes significados.

No exemplo da hamburgueria, provavelmente significa que a pessoa não se importa onde a equipe vai almoçar: "Podemos comer lá ou em outro lugar, tanto faz para mim!"
Neste exemplo, isso não faz grande diferença. Mas nem sempre é assim.

Digamos que uma equipe quer votar se deve contratar um novo membro que acabou de ser entrevistado por toda a equipe, e um membro da equipe aponta o polegar para o lado.
O que isso significa? Afinal, não dá para contratar a pessoa pela metade. Uma decisão dessas é binária. Ou a pessoa consegue o emprego ou não.

Escolhi este exemplo porque já me aconteceu várias vezes de um membro da equipe dizer numa situação assim: "O candidato é bom, mas talvez encontremos alguém melhor."

Claro que poderíamos encontrar alguém melhor. Nosso objetivo nunca foi encontrar o melhor candidato do mundo para a vaga. Queríamos apenas alguém que pudesse fazer bem o trabalho e que também se encaixasse bem na equipe. O que realmente preciso saber é se este candidato atende a esses critérios ou não.

Quando usar o método do polegar?

Votar com polegar para cima ou polegar para baixo funciona melhor quando se trata de uma opção específica. Então, devemos usar esta arquitetura ou tecnologia? Devemos contratar esta pessoa? Devemos mudar para Sprints de três semanas?

Método de Consenso 3: Fists of Five

Conheci este método dos 5 dedos pela primeira vez através de Jean Tabaka, autora de Collaboration Explained. Esta abordagem é útil quando um facilitador quer verificar e avaliar o nível de consenso. Por exemplo, eu posso achar ótima a ideia de ir comer hambúrguer, enquanto outro membro da equipe acha a ideia péssima. Com cinco dedos, é possível votar de forma mais diferenciada do que apenas com polegar para cima ou para baixo.

O que significa o número de dedos

Neste tipo de votação, cada membro da equipe levanta mais ou menos dedos conforme o seu nível de concordância. Existem diferentes formas de fazer isso, mas aqui está a minha favorita:

• 5 dedos: Ideia genial. Por que não pensei nisso antes?!

• 4 dedos: É uma boa ideia e apoio completamente.

• 3 dedos: Estou neutro. A ideia é ok. Talvez exista uma ideia melhor, talvez não.

• 2 dedos: Não gosto da ideia. Preferiria uma alternativa.

• 1 dedo: Esta decisão coloca o projeto em risco. Precisamos encontrar uma alternativa.

Primeiro definir qual deve ser o tamanho do consenso

Antes de votar dessa forma sobre algo, a equipe deve discutir quão forte o consenso deve ser. Uma decisão sobre arquitetura certamente deve pressupor um consenso maior do que a escolha do buffet para a comida na Planning Meeting.

Vamos ver alguns exemplos.

Uma equipe pode eventualmente dizer que cada um deve levantar pelo menos três dedos para que uma decisão seja unânime. Essa é uma forma muito forte de consenso, pois significa que ninguém pode considerar a ideia nem minimamente ruim. Não estou dizendo que nunca se deve proceder assim, mas definitivamente é necessário um nível forte de consenso, o que significa que pode demorar mais para alcançá-lo.

Considere, em vez disso, se não seria melhor que uma equipe concorde com uma decisão que seja boa o suficiente, porque mais pessoas votaram com quatro ou cinco dedos do que com apenas um ou dois. Esse é um nível muito mais moderado de consenso e, portanto, mais fácil de alcançar. Claro que pode muito bem acontecer que essa decisão seja questionada caso não produza resultados perfeitos.

Você pode até considerar que a equipe decida seguir uma decisão em que simplesmente ninguém vote com apenas um dedo. Poder bloquear uma decisão votando com um dedo significa, basicamente, dar a todos um direito de veto.

Como nos outros exemplos mencionados, pode haver situações em que isso seja apropriado. Um simples direito de veto pode fazer sentido, por exemplo, quando se quer escolher o restaurante para o almoço. Talvez todos, exceto a Maria, queiram ir à churrascaria, mas a Maria levanta um dedo porque é vegetariana e lá só há pratos de carne.

Isso não significa que essa decisão seria uma ameaça para o projeto. Mas ir comer onde um membro da equipe simplesmente não conseguiria comer nada seria indelicado e simplesmente uma má decisão.

Lembre-se sempre de que você pode usar níveis diferentes de consenso para decisões diferentes. No entanto, antes de votar sobre um determinado assunto, você deve conversar brevemente sobre quão relevante é o consenso para a respectiva decisão.

Mostrar os dedos

Assim que todos concordarem com um nível de consenso, o respectivo tema é discutido e então se vota. Normalmente, todos levantam simultaneamente de um a cinco dedos. (Se for apenas um dedo, certifique-se de que não seja o errado!)

Avalie o resultado e, se já houver consenso, você já terminou. Se não, todos devem conversar novamente sobre o tema e votar de novo. Os participantes também podem concordar em baixar um pouco o nível de consenso, se necessário.

Quando usar Fists of Five?

O método Fists of Five não é apenas bom para criar consenso, mas também para votar sobre uma decisão. Assim como no método romano, deve ser usado quando se quer votar sobre uma única opção em vez de várias.

Método de Consenso 4: 1-2-4-Todos

Neste método, trata-se na verdade mais de criar consenso do que de votar sobre algo. É até bastante provável que no final deste método se use um dos três primeiros métodos para votação.

O nome vem do número de pessoas envolvidas em uma série de conversas. Começa-se com cada um tendo alguns minutos (2-5 geralmente são suficientes) para pensar e tomar uma decisão.

Formar pares

Formam-se pares. Cada um compartilha sua opinião com o outro e então os parceiros tentam chegar a um acordo. Como esses pares são formados, você pode decidir livremente.

Se houver um número ímpar de participantes, o facilitador se abstém da discussão (especialmente se for um facilitador realmente neutro). Alternativamente, o facilitador também pode participar, mas assume mais um papel de ouvinte e ajuda a outra pessoa a encontrar argumentos para seu ponto de vista.

Os pares normalmente têm cerca de 5-10 minutos para sua discussão. Embora isso possa variar conforme a importância, recomendo não levar mais de 15 minutos.

Depois que o tempo acabar ou todos os pares tiverem chegado a um acordo, formam-se pares de pares. É para isso que serve o "4" no nome do método. Neste ponto, pode ser que os grupos tenham tamanhos diferentes. Tudo bem, ajuste os grupos como achar adequado. Esses grupos agora têm 10-15 minutos para chegar a um acordo.

Depois que o tempo acabar ou todos os grupos tiverem chegado a um acordo, esses grupos também se juntam novamente. Em uma equipe ágil clássica, isso normalmente é toda a equipe. Se não, expanda o tamanho do grupo até que toda a equipe esteja em um grupo.

Então tente tomar uma decisão com toda a equipe. Isso nem sempre funciona, mas o método 1-2-4 muitas vezes torna a discussão em grupo muito mais fácil. Para a decisão final, você pode aplicar Dot Voting, Fists of Five ou o método do polegar.

Quando usar 1-2-4-Todos?

Este método é melhor usado para decisões importantes e quando os membros da equipe não têm opiniões nem aproximadamente iguais. Através dos grupos de discussão cada vez maiores, garante-se que a opinião de cada um seja ouvida, mas também se tem tempo no início para formar os próprios pensamentos.

Escolher o método de consenso certo

Cada um dos métodos descritos tem seus pontos fortes e fracos. Um bom facilitador ágil os usa em diferentes situações. Não existe uma única abordagem que seja a certa para todas as decisões e todas as equipes.

• Se você quiser selecionar algumas opções de uma lista maior, use o Dot Voting.

• Se uma decisão é importante, mas é ainda mais importante que todos realmente entendam e concordem com ela, o melhor é usar o método 1-2-4-Todos e, se necessário, em seguida uma das outras três abordagens.

• Se você precisa apenas de um sim ou não para uma determinada decisão, o método do polegar é uma boa opção.

• Se você quer uma avaliação mais diferenciada de uma possível decisão, Fists of Five é a escolha certa.

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