Trabalho ágil com equipes distribuídas

Em meus cursos, sempre me fazem a mesma pergunta:

Como formar uma equipe ágil cujos membros estão distribuídos em diferentes localidades?

No entanto, quando faço algumas perguntas, quase sempre descubro que essas pessoas já estão em uma situação em que os membros da equipe trabalham em locais diferentes. E quase sempre se trata de organizações por projetos, onde especialistas trabalham em uma área específica. Esses especialistas frequentemente precisam trabalhar em pelo menos três projetos ao mesmo tempo. Com sorte, os membros da equipe ainda estão no mesmo fuso horário. Porém, já presenciei casos em que os membros da equipe trabalhavam em fusos horários com diferença de dez horas.

Hoje quero compartilhar com você algumas dicas e truques sobre como trabalhar com membros de equipe e colegas quando não estão no mesmo local.

Segundo o aplicativo de viagens Tripit, em 2012 estive viajando por 304 dias. É difícil acreditar nisso, porque fiquei em casa o mês inteiro de junho por causa do nascimento do meu filho Nico. (Deve ter sido um bug.) Mas chegou bem perto. Trabalho desde 2006 com membros de equipe distribuídos em diferentes localidades da empresa. Espero poder compartilhar algumas experiências interessantes com você.

A distância tem seu preço

Quando equipes não podem trabalhar juntas no mesmo local, essa distância tem seu preço. A maioria dos gestores não reconhece um problema – e esse problema não tem nada a ver com diferenças nos custos de mão de obra. Na verdade, a maioria das empresas distribui suas equipes em diferentes localidades para economizar custos de mão de obra – mas não calculam a perda social que ocorre.

A perda social acontece quando os membros da equipe não se conhecem mais, porque nunca se encontraram pessoalmente.

O que significa perda social?

Richard Hackman fala sobre isso em seu livro Leading Teams. Segundo Hackman, uma equipe experimenta certos ganhos e perdas ao longo do tempo de trabalho conjunto. Esses ganhos e perdas estão relacionados a esforço, estratégia de desempenho e conhecimento e habilidades.

Em relação ao esforço, o chamado "social loafing" (vadiagem social) pode prejudicar o engajamento coletivo das equipes e seu trabalho. Em relação à estratégia de desempenho, a confiança cega na rotina habitual pode se tornar um obstáculo para o surgimento de fluxos de trabalho inovadores e melhores. Além disso, uma distribuição desigual do que cada membro da equipe contribui pode frear o compartilhamento de conhecimento e o desenvolvimento das habilidades dos membros da equipe.

Esses três tipos de perda – vadiagem social, confiança cega na rotina e participação desigual dos membros da equipe – são muito mais prováveis quando os membros da equipe estão geograficamente separados. Eles não conseguem tomar boas decisões sobre como distribuir o trabalho, porque simplesmente não se conhecem bem o suficiente. Além disso, não têm uma compreensão compartilhada tão boa do contexto da organização. Não conseguem encontrar melhores fluxos de trabalho para suas tarefas. E, por fim, é muito menos provável que o conhecimento seja compartilhado com toda a equipe. É simplesmente difícil conseguir isso quando o horário de trabalho nos diferentes locais se sobrepõe por apenas duas horas por dia.

Ao contrário dos custos de mão de obra, esses fatores não podem ser facilmente quantificados com um preço concreto a ser pago. Por isso, é ainda mais difícil avaliar se vale a pena distribuir o trabalho em diferentes localidades. Você pode tornar esses custos um pouco mais transparentes perguntando quanto custaria reunir a equipe a cada duas semanas. Isso é irreal? Isso é muito complicado? Isso é muito caro? Bem, mas quanto custaria se você não fizesse isso? Há alguns anos, tive um cliente onde a equipe era trazida de avião de Praga a cada duas semanas. Eles estavam cientes dos custos sociais envolvidos. E estavam dispostos a pagar esse preço.

Claro que isso não é garantia de que tudo vai funcionar. No entanto, é muito menos provável que uma equipe fracasse.

Mas e se você não quiser pagar esse preço? Você ainda tem a opção de formar equipes que trabalhem juntas no mesmo local. Se fizer isso, deve tentar tornar o esforço de coordenação entre as equipes o menos complicado possível.

Videoconferência como salvação

Há alguns anos, eu estava em uma equipe de projeto cujos membros trabalhavam parte na Alemanha e parte na Malásia. Esses dois fusos horários têm uma diferença de seis horas.

A cada dois dias, tínhamos uma teleconferência. No entanto, percebemos que tínhamos um problema de comunicação. Sempre ficava silêncio do outro lado quando alguém fazia uma pergunta – na maioria das vezes era um silêncio muito desconfortável. Mais tarde, descobrimos que esse silêncio frequentemente levava a tarefas não serem concluídas. (Eu mencionei que o projeto era muito estressante?)

Em algum momento, consegui convencer meu gerente de projeto a conversar com o gerente de projeto do outro local sobre isso. Eles decidiram realizar videoconferências a partir daquele momento. Ainda era uma ligação, mas pelo menos podíamos nos ver. A partir daquele dia, nossas reuniões foram completamente diferentes, porque podíamos ver os rostos de nossos interlocutores. Podíamos reconhecer as expressões faciais dos outros. Podíamos ver quando os outros não tinham entendido algo. E por isso conseguíamos reformular as coisas para torná-las mais compreensíveis. Claro que isso também acontecia do outro lado. Isso mudou completamente nossas reuniões.

Se você decidir trabalhar com uma equipe distribuída em diferentes locais, deve sempre garantir que a tecnologia necessária esteja disponível para comunicar bem e coordenar as diferentes localidades. Um de meus clientes posteriores uma vez ocupou uma sala de conferência inteira. Essa sala não podia mais ser reservada por ninguém na organização. Todos os quadros e painéis das equipes foram colocados na sala e havia um projetor e uma câmera 360°. Tudo isso foi feito apenas para garantir a comunicação entre os membros da equipe. Só posso pedir que você invista nessa tecnologia. Assim, suas reuniões serão muito mais eficazes a longo prazo.

Transparência gera confiança

Ver-se de fato nas reuniões é uma especialização de um conceito mais geral. Tornar o trabalho e as tarefas individuais transparentes gera confiança. Vi equipes que reclamavam constantemente porque em algum momento não sabiam mais o que a outra equipe estava fazendo. A confiança também pode ser perdida quando há pouca transparência em certas áreas e a nova transparência confunde as pessoas.

Infelizmente, a transparência geralmente também envolve um certo esforço. Você precisa disponibilizar os dados que os outros querem ver, como a porcentagem de código testado com testes unitários ou o valor do lucro líquido dos novos recursos. Na indústria de software, esses números talvez sejam exibidos com outro programa. Em equipes que não têm nada a ver com software, pode ser necessário encontrar outras formas de disponibilizar essas informações. De qualquer forma, envolve esforço.

Esse esforço vale a pena? Se minha suposição de que transparência gera confiança (e muita) estiver correta, então você deve tentar encontrar o ponto ideal entre confiança suficiente e o esforço para a transparência necessária. Você deve se perguntar se o esforço que dedica a criar transparência é um bom investimento para a confiança dentro da equipe.

Kent Beck desenvolveu uma perspectiva diferente há alguns anos. Ele diz que sempre tentou tornar tudo transparente, porque esconder informações significa esforço. Quando você tem transparência total, pode economizar o trabalho de esconder certas informações e se dedicar mais a outras coisas. Gosto dessa atitude.

Um último pensamento: se criar transparência for muito trabalhoso e cansativo para você, lembre-se de que ainda tem a possibilidade de trabalhar com equipes que não estão distribuídas em vários locais. Se você trabalha para uma empresa onde as equipes não trabalham juntas no mesmo local, deve estar preparado para pagar o preço da transparência e, portanto, também de uma maior confiança.

Este texto é do blog de Markus Gärtner e foi traduzido por nós para o português.

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