El ministerio ágil: Una entrevista con Sebnem Andresen
Hoy es momento de la siguiente entrevista en nuestra sección de conocimiento. Para ser más precisos, este será el inicio de una serie de alumni de antiguos participantes de formación que te contarán cómo es su trabajo diario, por qué reservaron una formación o aprovecharon los servicios de consultoría en su momento, y cómo han estado aplicando su conocimiento ágil en la práctica desde entonces.
Como nuestra primera entrevista ya pudo generar tanta retroalimentación positiva, estamos emocionados de saber cómo te gustarán nuestras entrevistas de alumni “Best Practice”.
Sin más preámbulos y antes de revelar demasiado, me gustaría empezar directamente con la entrevista. Nuestra invitada de hoy es Sebnem Andresen.
Scrum Academy
Sebnem, muchas gracias por tomarte el tiempo de darnos una entrevista. Antes de mantener en suspenso a los lectores, por favor preséntate y cuéntanos quién eres y qué haces.
Sebnem Andresen
Con gusto. Soy Sebnem Andresen, 45 años, casada, madre de una hija y he trabajado en la industria de TI durante 16 años, alternando como gerente de proyectos y productos. Los últimos 6 meses estuve empleada como fellow en el Ministerio Federal de Transporte e Infraestructura Digital a través del programa Work4Germany y obtuve muchas impresiones de cómo funciona el gobierno y cómo están configuradas las estructuras de trabajo allí. También conocí muchos proyectos interesantes del ministerio y muchas personas de diferentes departamentos.
Work4Germany es un programa bajo el patrocinio de Helge Braun (Cancillería Federal) y ha sido una agencia federal desde hace algunos meses. El objetivo de Work4Germany es traer personas del sector privado que sean metodológicamente fuertes a los ministerios federales para introducir el trabajo ágil allí. Fue un tiempo muy emocionante con muchas impresiones y estoy agradecida de haber podido participar.
Scrum Academy
Eso suena realmente emocionante y me alegra que el programa haya tenido un comienzo tan prometedor. ¿Cómo y cuándo encontraste el camino a nuestras formaciones?
Sebnem Andresen
He tenido mucha experiencia en el entorno ágil en los últimos años, es decir, dailies, reviews y retros en gestión de proyectos. Quería profundizar mi conocimiento y aprender la filosofía de Scrum desde cero y obtener un certificado. Encontré mi camino hacia ustedes a través de TAM Academy y luego hablé con Sohrab por teléfono. Me entusiasmaron de inmediato. Tomé las formaciones de Scrum Master y Agile Leadership con ustedes. Ambas tuvieron lugar en línea y, además de ser muy divertidas, ampliaron enormemente mis horizontes y conocimientos.
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¿Qué fue particularmente importante para ti al elegir el proveedor y/o la formación?
Sebnem Andresen
Fue muy importante para mí que personas de otras industrias que no provienen de TI también participaran en la formación. La diversidad estaba garantizada en la formación y fue muy divertido. También fue muy importante que la formación incluyera buenos ejercicios que pudieran ponerse en práctica de inmediato. Después de la formación de 3 días, todos los participantes nos conectamos entre nosotros y sé que si tuviera una pregunta, en cualquier dirección, puedo contar con su apoyo. ¡Fue un gran trabajo en equipo!
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¿Cuál es la idea más importante o el mayor efecto ah-ha que tuviste en la formación?
Sebnem Andresen
He profundizado mi conocimiento sobre el Scrum Master y he ganado mucha confianza. Por supuesto, ya sabes mucho si has trabajado con Scrum u otro método ágil. Pero lo que me pareció genial fueron los ejemplos apropiados de otras industrias y las experiencias de los proyectos y consultorías de Sohrab que incluyó. Las mejores y peores prácticas cuando se trata de implementar Scrum en organizaciones también fueron extremadamente útiles. Sohrab seguía poniendo las cosas más importantes en primer plano, diciendo qué es necesario para poder trabajar de manera ágil y también cómo debe cambiar la mentalidad para usar la forma de trabajo exitosamente.
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Has pasado seis meses en Work4Germany, el proyecto del gobierno alemán como fellow en el BMVI. Antes de eso, estabas en una gran empresa de telecomunicaciones o una filial. Ambas probablemente no son las más “ágiles” entre las ágiles. Pero ¿dónde ves las diferencias entre una gran corporación del sector privado y una autoridad federal?
Sebnem Andresen
Antes del BMVI, estaba en Motionlogic, una filial de Deutsche Telekom, donde trabajaba de manera ágil con colegas en el departamento de Big Data. Allí creábamos análisis en profundidad de flujos de tráfico y movimiento basados en datos de señalización anónimos de la red móvil, y los convertíamos en productos.
Usábamos el método Kanban y herramientas modernas, como Confluence, Jira y Slack. También había dailies y reviews.
El ágil también se usaba en mi anterior empleador Sensorberg, que opera en el sector IoT. Además de las herramientas modernas de gestión de proyectos ya mencionadas, había, por ejemplo, un tablero de ideas, y las mejores ideas se probaban. En general, había un ambiente muy abierto en Sensorberg, la empresa era dirigida por “agilistas”, el trabajo en equipo y el espíritu de equipo eran muy importantes, cada empleado podía probar muchas cosas y asumir responsabilidad, había mucha libertad. Nunca tuvimos que estar presentes, podíamos trabajar desde cualquier lugar, y logramos grandes cosas, y en muy poco tiempo desarrollamos una tecnología y hardware que abría puertas a través de Bluetooth con la ayuda de una app, lo cual fue muy efectivo para operadores de espacios de coworking, por ejemplo, porque ya no había que distribuir llaves.
Por esta razón, mis dos empleadores anteriores no son comparables con la agencia federal. En la agencia federal, el trabajo es jerárquico. Sin embargo, ya había enfoques ágiles en algunas unidades y gran interés en todas partes. Pero el objetivo del proyecto Work4Germany era precisamente asegurar un intercambio y probar e introducir métodos ágiles en las diversas unidades. Y funcionó bien.
Scrum Academy
¿Qué te sorprendió más de la agencia de manera positiva?
Sebnem Andresen
Las personas que trabajan allí y la apertura hacia nuevos métodos de trabajo. Además de una herramienta para trabajo colaborativo, introduje el método Kanban en conexión con dailies en varias unidades, incluyendo una herramienta Kanban. Los colegas comenzaron a trabajar con ella inmediatamente después de una breve formación. Un colega, que está a 2 años de jubilarse, ¡fue muy abierto y entusiasta! Tales experiencias me han motivado mucho.
Scrum Academy
¿Qué elementos de las formaciones te han ayudado más en tu trabajo en la agencia? ¿Hay algo que hayas abordado de manera diferente después de la formación que antes?
Sebnem Andresen
Por ejemplo, los colegas hicieron una lluvia de ideas sobre acuerdos de trabajo en un taller. Creo que realmente ayudó al equipo a entenderse mejor. También he introducido elementos de Scrum como dailies y retrospectivas. Creo que tales métodos solo pueden traer ventajas cuando se trata de organizar el trabajo.
Scrum Academy
¿Qué tan ágil crees que podría ser una agencia gubernamental si quisiera serlo? ¿Y cuánto tiempo crees que tomaría?
Sebnem Andresen
Creo que el trabajo ágil encaja muy bien en el mundo del gobierno. Dondequiera que diferentes personas estén trabajando en temas complejos, haya que realizar tareas ad hoc y exista la necesidad de reaccionar rápidamente, el trabajo ágil puede usarse exitosamente.
¿Qué pasaría si, en la nueva legislatura, hubiera un ministerio propio que reconociera la necesidad de reformar la administración y priorizara su “agilización”? ¿Un ministerio en el que se pudiera experimentar el trabajo ágil, en el que se desarrollaran soluciones innovadoras para la administración?
¿Un ministerio que piense y actúe “digital first” en todos los aspectos y tenga un equipamiento infraestructural que haría que incluso Google se fijara?
De hecho, creo que las agencias gubernamentales deberían trabajar definitivamente de manera ágil. Mi compañera Fellow Mirine Choi y yo tomamos los pensamientos existentes y nuestras propias experiencias más allá y escribimos un documento conceptual para el ministerio del futuro, para un “Nuevo Ministerio”, en el que configuramos la estructura y organización de forma completamente ágil.
Para los interesados: “El nuevo Ministerio” (página en alemán)
¿Cuánto tiempo tomaría? Podría implementarse como proyecto piloto ya en la próxima legislatura.
Scrum Academy
Eso suena muy emocionante. ¡Espero que sea muy bien recibido! ¿Cuáles son los mayores “obstáculos” para las autoridades públicas en comparación con corporaciones de tamaño similar?
Sebnem Andresen
El trabajo en una autoridad está estructurado jerárquicamente. El mayor obstáculo con tal estructura es que el trabajo ágil en equipos autoorganizados se dificulta o ni siquiera se hace posible. Hay que empezar poco a poco e introducir el trabajo ágil paso a paso. Las ventajas deben demostrarse. Hay que convencer a las personas. Esto toma tiempo. A menos que se establezca un “Ministerio Ágil” completo, como se describe en el concepto anterior.
En su mayor parte, las grandes empresas también tienden a trabajar según el estilo de gestión de arriba hacia abajo. Pero allí depende del liderazgo; si el liderazgo reconoce los beneficios del trabajo ágil, es posible implementar el trabajo ágil en poco tiempo.
Scrum Academy
Ahora que tu período como Fellow ha terminado, vuelves a trabajar en el sector privado. ¿Puedes decirnos ya en qué dirección irás y cuáles serán tus tareas?
Sebnem Andresen
Me complace mucho incorporarme al Grupo Elia. Con sus dos operadores de sistemas de transmisión, 50Hertz en Alemania y Elia en Bélgica, el Grupo es uno de los 5 principales de Europa. 50Hertz también es líder en la integración segura de energías renovables.
Scrum Academy
Definitivamente un tema que será aún más importante en el futuro. ¿Crees que usarás cosas diferentes de la formación en la empresa que en la agencia federal? ¿Cuáles son las mayores diferencias entre trabajar dentro de una agencia gubernamental y una empresa comercial?
Sebnem Andresen
Creo que los métodos y herramientas ágiles de mi experiencia laboral previa y formación son bien aplicables tanto en una agencia gubernamental como en una empresa comercial.
Scrum Academy
¿Qué tan ágil puede ser una agencia gubernamental de todos modos? ¿Crees que hay limitaciones? Y si es así, ¿por qué?
Sebnem Andresen
La teoría de la burocracia de Max Weber sirve como modelo de teoría organizacional para la administración pública. Según esta, una autoridad pública está estructurada jerárquicamente. La limitación se debe a que en los equipos ágiles, el trabajo y las decisiones son autoorganizados, lo cual no es posible en una estructura jerárquica.
Sin embargo, mi experiencia es que no tiene por qué seguir siendo así y que es muy posible trabajar de forma ágil en un ministerio ahora mismo: con dailies, retros y métodos de gestión de proyectos ágiles como Kanban y herramientas que se pueden usar para trabajar colaborativamente. Hay limitaciones porque, por ejemplo, las agencias gubernamentales no quieren o no pueden normalmente trabajar con herramientas que están en la nube. Lo entiendo. Sin embargo, también existe la posibilidad de instalar, por ejemplo, un tablero o herramienta Kanban localmente en los servidores. También hay restricciones debido a la jerarquía. Por lo tanto, necesitamos políticos y autoridades que quieran repensar o reimaginar. Creo que el programa Work4Germany es un muy buen enfoque para fomentar el replanteamiento.
Lo que es muy importante para que las autoridades públicas puedan trabajar de forma más ágil en el futuro es que los directivos se abran y desarrollen una mentalidad ágil. Los ejecutivos son la mayor palanca para crear una cultura colectiva de cambio. Una vez más, los ministerios no son diferentes de otras organizaciones. Los líderes sirven como modelos a seguir para otros empleados e influyen en qué comportamientos se fomentan o sancionan en una organización. Los líderes deberían ser desarrollados en “nuevos líderes” más ágiles a través del coaching y la formación.
El rol del New Leader es desarrollar y apoyar al equipo para sacar lo mejor de cada individuo (resultado). Asegurando que (en línea con los valores ágiles) se vivan dentro del equipo el coraje, la apertura, el respeto, el enfoque y el compromiso. Para ello, debe crear un entorno en el que el progreso, la creatividad y la mejora se hagan posibles en primer lugar. El enfoque como New Leader está siempre en las necesidades del equipo.
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¿Crees que la pandemia de Corona ha cambiado algo en los negocios en términos de trabajo ágil y digitalización?
Sebnem Andresen
Creo que la pandemia de Corona ha cambiado bastante en el mundo laboral en general en términos de digitalización, o necesita cambiar. Como las personas normalmente trabajan en remoto, es particularmente importante tener métodos ágiles como daily standups para el intercambio matutino o un tablero kanban para visualizar el estado de las diversas tareas para que todos en el equipo estén informados y en la misma página. Esto elimina muchas llamadas telefónicas y rondas de coordinación.
Scrum Academy
Así es. Lo que me gusta aquí es que obliga a temas como “traer o buscar” y cada uno puede mantenerse al día por su propia responsabilidad.
Estamos viendo cada vez más consultas donde el tema de la agilidad se ha tratado poco o nada, pero las empresas ahora se dan cuenta de que necesitan hacer algo aquí y por lo tanto se informan sobre las formaciones. ¿Qué les dirías a estas personas? ¿Cómo les ayuda a ellos o a sus empleados la formación con nosotros?
Sebnem Andresen
Diría: “¡Es hora de romper las estructuras rígidas! Haz la formación, ampliará tus horizontes.”
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¿Qué es una “mentalidad ágil”?
Sebnem Andresen
Para mí, una mentalidad ágil es una forma de pensar y una actitud que promueve el espíritu de equipo, donde el enfoque está en los beneficios para el cliente, donde no se requiere perfección, sino que el equipo crece con las tareas y existe una cultura de errores que se entiende como una oportunidad de aprendizaje para desarrollarse más a uno mismo, al equipo y al producto.
Además, para mí, parte de la mentalidad ágil es que aprender sea tan divertido como poder hacer; con esto me refiero a la disposición de aprender constantemente cosas nuevas y ampliar horizontes. Las personas con mentalidad ágil tienen una visión y misión sustanciales. Por ejemplo, aprender junto con el cliente/stakeholder es parte del enfoque.
Scrum Academy
Eso lo dijiste muy bien. Sebnem, te deseamos lo mejor para el comienzo de un nuevo capítulo laboral y gracias por la agradable conversación.
Sebnem Andresen
Muchas gracias por la invitación. ¡Fue un gran placer!
