¿Tienen los equipos Scrum demasiadas reuniones?
Con todos los Daily Scrums, Sprint Planning Meetings, Sprint Reviews, Retrospectivas y quizás incluso reuniones de Product Backlog Refinement, se puede entender el motivo de esta preocupación.
¿Pero es realmente así?
Un experimento con reuniones
Tengo un experimento que deberías probar — especialmente si crees que en Scrum hay demasiadas reuniones.
Elige un número entre 5 y 10.
Ahora recuerda el momento en que tu equipo empezó a trabajar de forma ágil o se volvió bueno en ello.
Abre tu calendario de trabajo de exactamente ese mes en Outlook, Google, Apple Calendar o donde sea. ¿Recuerdas el número que elegiste antes? Ahora toma ese número y resta esa cantidad de meses del mes que acabas de fijar.
Supongamos que tu equipo empezó a trabajar de forma ágil en serio en octubre y tú elegiste el número 5. En ese caso, retrocedes cinco meses desde octubre, miras el mes de mayo en el calendario y comparas la cantidad de reuniones que tu equipo tenía en ese mes antes de Agile con la cantidad actual de reuniones.
Resultado: En los equipos con los que hice este experimento, resultó que antes de trabajar con Agile había muchas más reuniones — solo eran reuniones diferentes.
¿Y cómo son las reuniones en tu caso?
Antes de Scrum seguramente tenías reuniones ocasionales con stakeholders. Luego tenías una actualización semanal con tu jefe. Quizás eras parte de diferentes grupos de trabajo o proyecto. Luego había reviews — ya fueran de diseño, cuestiones técnicas, bases de datos o similares. Posiblemente también había una reunión semanal de estado, inspecciones de código o reviews. Había discusiones puntuales sobre cuestiones de diseño en la pizarra. Además, varias conferencias telefónicas. Y también seguramente había reuniones que simplemente nunca llegaron a tu calendario y que por lo tanto ahora no puedes encontrar.
Es muy posible que en el tiempo antes de Agile tuvieras más reuniones que ahora con Agile.
Esto no aplica para todos, por supuesto. Pero aproximadamente la mitad de todas las personas con las que hice este experimento tenían más reuniones antes de Scrum. Aquellos que con mayor probabilidad tenían más reuniones antes de Agile son los miembros del equipo que necesitan coordinar su trabajo con otros.
Por qué tenemos la sensación de que en Agile hay demasiadas reuniones
Entonces, ¿por qué está tan extendida la sensación de que en Agile hay demasiadas reuniones?
Porque las reuniones tienen nombres. Cuando algo tiene un nombre, se convierte fácilmente en blanco de críticas. Entonces la gente se queja de "esos malditos Sprint Planning Meetings" y "ese fastidioso Daily Scrum". (Posiblemente usen palabras más fuertes.)
Muchas de las reuniones en tu calendario antes de Scrum no tenían nombres y no se celebraban de forma regular. Se les llamaba más bien "Discutir diseño con Mary", "Code Review con Ashish" o "Janet — casos de prueba".
Seguramente tenías muchas reuniones de diseño, pero no todas eran con Mary y definitivamente no se llamaban oficialmente "Discutir diseño con Mary".
Cuando una reunión se celebra regularmente y tiene un nombre, es mucho más fácil criticarla.
Conclusión sobre la cantidad de reuniones en Scrum
¡Cuando se hace bien, Scrum es una ayuda y no una carga!
Las reuniones en Scrum definitivamente tienen el potencial de convertirse en una carga. Muchos equipos también pasan realmente demasiado tiempo en reuniones. Por cada equipo al que le digo que necesita dedicar más tiempo a las reuniones, hay 20 o 30 a los que les digo que deberían pasar menos tiempo en ellas. (Esto aplica especialmente al Sprint Planning y al Product Backlog Refinement.)
Sin embargo, cuando se hace correctamente, Scrum debería ayudar y no ser un obstáculo cuando se trata de desarrollar productos rápidamente.
Cada reunión debería darte la sensación de:
haberse celebrado en el momento adecuado
con la duración adecuada
con las personas adecuadas
y con el nivel adecuado de detalle.
Exactamente eso es lo que el framework Scrum debe posibilitar. Si un equipo no tiene esa sensación, el Scrum Master debería examinar detenidamente cómo se llevan a cabo las reuniones.
Con toda probabilidad, las reuniones deberían continuar en lugar de eliminarse, pero también deberían hacerse más eficientes.
Siempre habrá alguien que tenga algo que objetar sobre cualquier reunión. Incluso una reunión cada diez años es demasiado para algunas personas. Sin embargo, si se hace bien, muchos equipos Scrum descubrirán que pasan menos tiempo en reuniones que en los tiempos antes de Scrum.
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