Cómo facilitar acuerdos de trabajo

Tiempo necesario: 45-60 minutos (dependiendo de la duración de las discusiones y el tamaño del equipo)

Materiales: Notas adhesivas, rotuladores, pizarra compartida (física o digital) potencialmente diseñada basándose en el Canvas de Acuerdos de Trabajo

La facilitación sigue tres pasos: 1) generar ideas individualmente, 2) consolidar sin debate, 3) sacar a la luz y resolver desacuerdos para llegar a un acuerdo.

Paso 1: Generar ideas (5-10 minutos)

El objetivo es plasmar el pensamiento individual en papel antes de que las dinámicas de grupo tomen el control. Esto evita que la voz más fuerte o el jefe marquen la agenda.

Brainstorming silencioso

Da a todos notas adhesivas y 3-5 minutos de completo silencio. Cada persona escribe comportamientos o prácticas específicas que harían el trabajo del equipo más fluido. Una idea por nota adhesiva.

La formulación importa. Enmárcalo como resolución de problemas, no como aspiración: "¿Qué nos frena o crea fricción ahora mismo, y qué lo arreglaría?"

Alternativa: Minería de frustraciones

Usa esta variación cuando el equipo necesite permiso para ser honesto sobre lo que no funciona. Cambia la pregunta: "Escribe las 3 cosas principales que nos frenan o crean fricción en nuestra forma actual de trabajar. Sé específico sobre el comportamiento, no sobre la persona."

Paso 2: Consolidar ideas (10-20 minutos)

Ahora tienes muchas notas adhesivas. El objetivo es agrupar ideas similares y eliminar redundancias sin perder al grupo en discusiones interminables.

Facilitación Bingo

Una persona se ofrece voluntaria para empezar. Lee su primera nota adhesiva en voz alta y la coloca en la pizarra.

Si alguien más tiene la misma idea o una muy similar, grita "¡Bingo!" y descarta esa nota adhesiva. La primera persona continúa hasta compartir todas sus ideas únicas.

La siguiente persona hace lo mismo.

• Muévete rápido. No dejes que la gente debata si dos ideas son lo suficientemente similares. Si la persona piensa que coincide, toma el bingo.
• Por qué funciona: La facilitación Bingo convierte la eliminación de redundancias en un juego. La gente escucha activamente para poder cantar bingo en lugar de desconectar.

Alternativa: Clustering de afinidad silencioso

Úsalo cuando tengas más de 30 ideas o un equipo que prefiere interacciones menos performativas. Todos simultáneamente y en silencio mueven las notas adhesivas a grupos que parecen relacionados en la pizarra. Sin hablar.

Paso 3: Llegar al acuerdo (10-20 minutos)

Aquí es donde la mayoría de las facilitaciones fallan. Los equipos o se apresuran o se quedan atascados en debates interminables. Necesitas un mecanismo estructurado para asegurar el compromiso.

Votación romana

Como los acuerdos ya son visibles del paso anterior, no pierdas tiempo releyéndolos. Simplemente pide al equipo que mire la pizarra y convoca una votación simultánea sobre todo el conjunto de acuerdos.

• Pulgar arriba: Estoy de acuerdo y seguiré estos acuerdos.
• Pulgar abajo: Tengo preocupaciones que me impiden comprometerme.

Consejo crítico para líderes: Si tienes autoridad sobre el equipo, vota el último o mantén tu mano cerca del pecho hasta revelarla. Si el jefe muestra un "Pulgar arriba" inmediatamente, el equipo se autocensurará. No ancles la votación.

Manejar el "Pulgar abajo"

Cuando veas un pulgar abajo, detente inmediatamente. Pide a esa persona que especifique qué acuerdo es el bloqueador y lo articule en una de tres categorías:

1. "Tengo una pregunta aclaratoria..." (Respóndela, luego vuelve a votar)
2. "Tengo una preocupación específica..." (Modifica el acuerdo para abordarla, luego vuelve a votar)
3. "Falta algo..." (Añade el elemento que falta, luego vuelve a votar)

Regla de facilitación: El interruptor "Kill"

No dejes que un punto conflictivo descarrile toda la sesión. Si un acuerdo específico crea un punto muerto o no puede resolverse rápidamente, elimina ese punto por completo.

Es mejor empezar con menos acuerdos unánimes que incluir acuerdos conflictivos que la gente ignorará. Deja que el equipo experimente las consecuencias de no tener ese acuerdo. Si la falta de esa regla causa dolor (fricción), el equipo naturalmente pedirá añadirla durante vuestra próxima revisión de 30 días.

Organizar con el Canvas

Después de tener tus comportamientos consolidados y acordados, tómate 5 minutos para ordenarlos en las cinco áreas del canvas: Reuniones, Comunicación, Conflictos, Decisiones, Prácticas de Trabajo. Si una categoría está vacía, pregunta: "¿Es porque estamos alineados, o porque no lo hemos pensado?"