4 méthodes pour atteindre un consensus en équipe

Les Scrum Masters, Coachs Agiles, Product Owners et autres rôles doivent souvent aider les équipes à trouver un consensus. Par exemple, un Product Owner peut aider un groupe de parties prenantes à se mettre d'accord sur un objectif concret pour la prochaine phase de développement. Ou un Scrum Master anime une rétrospective et cherche ensuite à identifier les actions d'amélioration sur lesquelles l'équipe va s'engager.

Dans cet article, je présente quatre méthodes pour créer un consensus. Vous connaissez certainement déjà l'une ou l'autre de ces méthodes, mais peut-être pas toutes. Après l'explication de chacune des quatre méthodes, je vous donne des indications sur le moment où vous pouvez utiliser chaque méthode de la manière la plus pertinente.

Méthode de consensus 1 : Dot Voting

Le Dot Voting, c'est-à-dire le vote par points, est utile lorsqu'un groupe doit sélectionner quelques options parmi une longue liste. En tant que Scrum Master, j'ai utilisé le Dot Voting dans les situations suivantes :

• En équipe, quand il faut choisir des actions d'amélioration pour le prochain Sprint après une rétrospective.
• Avec ma famille, pour décider quelles activités planifier pendant les prochaines vacances.
• Avec l'équipe de direction, pour définir les priorités de l'organisation pour le prochain trimestre.

Le Dot Voting en pratique

Lors du Dot Voting, chaque personne dispose d'un certain nombre de points. Normalement, chacun a plus d'une voix, mais toujours moins que le nombre d'options proposées. Le Dot Voting fonctionne aussi avec une seule voix par personne, mais dans ce cas, ce n'est rien d'autre que lever la main pour son option préférée.

En général, tout le monde reçoit le même nombre de points. C'est le plus équitable. Bien sûr, tu peux aussi attribuer plus de points à certaines personnes, mais je ne l'ai encore jamais fait, car cela semble souvent injuste pour les autres.

Une fois qu'une liste d'options possibles a été créée (généralement par brainstorming), chacun peut placer ses points sur l'option ou les répartir sur les options qu'il préfère. Cela peut se faire en dessinant avec des feutres ou en collant de petites gommettes.

Dans la plupart des cas, il est préférable de permettre aux gens d'attribuer plusieurs points à l'option qu'ils préfèrent fortement. Par exemple, pendant nos vacances en famille, je voulais vraiment passer une journée sur un voilier. J'ai donc donné mes cinq voix pour cette option. Ma femme a donné un point à cette option et a réparti les quatre autres points sur deux autres options.

D'abord regarder pour quoi les autres votent

Lors du Dot Voting, il peut arriver que certaines personnes hésitent un peu pour voir comment les autres votent. Peut-être que ma femme voulait faire de la voile autant que moi. Cependant, après avoir vu que j'avais mis mes cinq points uniquement sur cette option, elle s'est sentie rassurée que nous irions de toute façon faire de la voile, même si elle n'y consacrait qu'un seul de ses points.

En principe, tu ne devrais pas trop t'en préoccuper. Pour chaque personne qui attend de voir comment les autres votent, il y en a d'autres qui distribuent directement leurs voix dans l'espoir d'influencer le reste du groupe.

Si tu as quand même des inquiétudes, tu peux d'abord demander à chaque personne de répartir ses points sur un papier pour elle-même, puis de rassembler les points ensuite.

Choisir le gagnant

Comme le Dot Voting est souvent utilisé quand un groupe veut choisir parmi plusieurs options, atteindre un consensus signifie dans ce cas identifier une série d'options préférées. Il n'existe pas de procédure standardisée pour cela.

Avant le vote, tu peux par exemple dire : « Nous prendrons les trois options (ou autant que nécessaire) avec le plus de voix. » Cela fonctionne bien quand on sait à l'avance combien d'options on peut sélectionner. Souvent cependant, il est préférable de réfléchir après le vote au nombre d'options à sélectionner, car il y a fréquemment de grandes différences de score entre les options les plus populaires et les moins populaires.

Quand utiliser le Dot Voting ?

Le Dot Voting est une excellente méthode quand plusieurs approches sont envisageables. De plus, le Dot Voting est bien adapté pour déterminer le niveau général de consensus. Par exemple, si deux options obtiennent chacune trois voix et huit autres options ont chacune un point, cela montre que les personnes ne sont pas encore vraiment d'accord. Cela peut signifier que davantage de discussions sont nécessaires – soit concrètement dans cette réunion, soit de manière plus générale.

Méthode de consensus 2 : Pouce en haut, pouce en bas

Cette méthode vient d'un empereur romain qui levait ou baissait son pouce pour indiquer si un gladiateur devait vivre ou mourir.

Ce type de vote est utilisé dans les équipes ou autres groupes d'organisations agiles lorsqu'une simple décision oui/non doit être prise. Après avoir discuté des avantages de la décision à prendre, tous les participants votent. Le pouce levé signifie un vote en faveur de cette décision. Le pouce baissé est un vote contre la décision.

Par exemple, si une équipe veut aller déjeuner ensemble, quelqu'un pourrait dire : « Allons au restaurant de burgers à côté. » Ensuite, on vote : trois pouces levés, deux baissés et un pouce sur le côté.

Attention au pouce sur le côté

Tu dois faire attention quand tu montres le pouce sur le côté. Cela peut avoir différentes significations.

Dans l'exemple du restaurant de burgers, cela signifie probablement que la personne se fiche de l'endroit où l'équipe déjeune : « On peut manger là ou ailleurs, ça m'est égal ! »
Dans cet exemple, ça ne fait pas grande différence. Mais ce n'est pas toujours le cas.

Imaginons qu'une équipe veuille voter pour savoir si un nouveau membre doit être embauché, après que toute l'équipe l'a interviewé, et qu'un membre de l'équipe montre le pouce sur le côté.
Qu'est-ce que ça veut dire ? On ne peut pas embaucher quelqu'un à moitié. Une telle décision est binaire. Soit la personne obtient le poste, soit non.

J'ai choisi cet exemple parce qu'il m'est souvent arrivé qu'un membre de l'équipe dise dans cette situation : « Le candidat est pas mal, mais peut-être qu'on pourrait en trouver un meilleur. »

Bien sûr, on pourrait en trouver un meilleur. Notre objectif n'a jamais été de trouver le meilleur candidat au monde pour ce poste. On voulait juste quelqu'un qui peut bien faire le travail et qui s'intègre bien dans l'équipe. Ce que j'ai vraiment besoin de savoir, c'est si ce candidat remplit ces critères ou non.

Quand utiliser la méthode du pouce ?

Le vote pouce levé ou pouce baissé fonctionne le mieux quand il s'agit d'une option spécifique. Donc, devons-nous utiliser cette architecture ou cette technologie ? Devons-nous embaucher cette personne ? Devons-nous passer à des Sprints de trois semaines ?

Méthode de consensus 3 : Fists of Five

J'ai découvert cette méthode des 5 doigts pour la première fois grâce à Jean Tabaka, auteure de Collaboration Explained. Cette approche est utile quand un facilitateur souhaite évaluer le niveau de consensus au sein du groupe. Par exemple, je pourrais trouver génial d'aller manger des burgers, alors qu'un autre membre de l'équipe trouve cette idée horrible. Avec cinq doigts, on peut voter de manière plus nuancée qu'avec un simple pouce levé ou baissé.

Ce que signifie le nombre de doigts

Lors d'un tel vote, chaque membre de l'équipe lève plus ou moins de doigts selon son niveau d'accord. Il existe différentes variantes, mais voici ma préférée :

• 5 doigts : Idée géniale. Pourquoi n'y ai-je pas pensé ?!

• 4 doigts : C'est une bonne idée et je la soutiens pleinement.

• 3 doigts : Je suis neutre. L'idée est correcte. Il y a peut-être une meilleure idée, peut-être pas.

• 2 doigts : Je n'aime pas cette idée. Je préférerais une alternative.

• 1 doigt : Cette décision met le projet en danger. Nous devons trouver une alternative.

D'abord définir le niveau de consensus nécessaire

Avant de voter de cette manière sur quelque chose, l'équipe devrait discuter du niveau de consensus souhaité. Une décision concernant l'architecture devrait certainement nécessiter un consensus plus large que le choix du traiteur pour le repas lors du Planning Meeting.

Examinons quelques exemples.

Une équipe peut par exemple décider que chacun doit lever au moins trois doigts pour qu'une décision soit unanime. C'est une forme très forte de consensus, car cela signifie que personne ne doit trouver l'idée ne serait-ce qu'un peu mauvaise. Je ne dis pas qu'on ne devrait jamais procéder ainsi, mais cela nécessite définitivement un niveau de consensus élevé, ce qui peut prendre plus de temps à atteindre.

Réfléchis plutôt s'il ne serait pas préférable qu'une équipe s'accorde sur une décision suffisamment bonne, parce que plus de personnes ont voté avec quatre ou cinq doigts qu'avec seulement un ou deux. C'est un niveau de consensus beaucoup plus modéré et donc plus facile à atteindre. Bien sûr, cette décision pourra être remise en question si elle ne produit pas des résultats parfaits.

Tu pourrais même envisager que l'équipe décide de poursuivre une décision où simplement personne ne vote avec un seul doigt. Pouvoir bloquer une décision en votant avec un seul doigt revient essentiellement à donner à chacun un droit de veto.

Comme pour les autres exemples mentionnés, il peut y avoir des situations où cela est approprié. Un simple droit de veto peut par exemple être judicieux lorsqu'on veut choisir le restaurant pour la pause déjeuner. Peut-être que tout le monde sauf Mary veut aller au steakhouse, mais Mary lève un doigt parce qu'elle est végétarienne et qu'il n'y a que des plats de viande là-bas.

Cela ne signifie pas que cette décision constituerait une menace pour le projet. Mais aller manger dans un endroit où un membre de l'équipe ne pourrait tout simplement rien manger serait impoli et tout simplement une mauvaise décision.

N'oublie jamais que tu peux utiliser différents niveaux de consensus pour différentes décisions. Cependant, avant de voter sur un sujet particulier, tu devrais brièvement discuter de l'importance du consensus pour la décision en question.

Montrer les doigts

Une fois que tout le monde s'est mis d'accord sur un niveau de consensus, le sujet concerné est discuté puis soumis au vote. Normalement, tout le monde lève simultanément un à cinq doigts. (Si c'est un seul doigt, assure-toi que ce n'est pas le mauvais !)

Évalue le résultat et si le consensus est déjà atteint, c'est terminé. Sinon, tout le monde devrait rediscuter du sujet et voter à nouveau. Les participants peuvent également convenir d'abaisser légèrement le niveau de consensus si nécessaire.

Quand utiliser Fists of Five ?

La méthode Fists of Five n'est pas seulement adaptée pour créer un consensus, mais aussi pour voter sur une décision. Comme pour la méthode romaine, elle devrait être utilisée lorsqu'on vote sur une seule option plutôt que sur plusieurs.

Méthode de consensus 4 : 1-2-4-Tous

Cette méthode concerne en réalité davantage la création de consensus que le vote sur quelque chose. Il est même assez probable qu'à la fin de cette méthode, on utilise l'une des trois premières méthodes pour voter.

Le nom vient du nombre de personnes impliquées dans une série de conversations. On commence par donner à chacun quelques minutes (2-5 suffisent généralement) pour réfléchir et prendre une décision.

Former des paires

Des paires se forment. Chacun partage son opinion avec l'autre, puis les partenaires essaient de se mettre d'accord. Tu peux décider librement comment ces paires sont formées.

S'il y a un nombre impair de participants, le facilitateur s'abstient de la discussion (surtout s'il s'agit d'un facilitateur vraiment neutre). Alternativement, le facilitateur peut aussi participer, mais il prend alors plutôt un rôle d'écoute et aide l'autre personne à trouver des arguments pour son point de vue.

Les paires ont généralement environ 5-10 minutes pour leur discussion. Même si cela peut varier selon l'importance, je recommande de ne pas prendre plus de 15 minutes.

Une fois le temps écoulé ou lorsque toutes les paires se sont mises d'accord, on forme des paires de paires. C'est ce que représente le « 4 » dans le nom de la méthode. À ce stade, les groupes peuvent être de tailles différentes. Ce n'est pas grave, ajuste simplement les groupes comme tu le juges approprié. Ces groupes ont maintenant 10-15 minutes pour se mettre d'accord.

Une fois le temps écoulé ou lorsque tous les groupes se sont mis d'accord, ces groupes se regroupent également. Pour une équipe agile classique, c'est normalement l'équipe entière. Sinon, augmente la taille du groupe jusqu'à ce que toute l'équipe soit dans un seul groupe.

Essaie ensuite de prendre une décision avec toute l'équipe. Cela ne fonctionne pas toujours, mais la méthode 1-2-4 rend souvent la discussion de groupe beaucoup plus facile. Pour la décision finale, tu peux utiliser le Dot Voting, Fists of Five ou la méthode des pouces.

Quand utiliser 1-2-4-Tous ?

Cette méthode s'utilise de préférence pour les décisions importantes et lorsque les membres de l'équipe n'ont pas du tout le même avis. Grâce aux groupes de discussion de plus en plus grands, on s'assure que l'opinion de chacun est entendue, tout en ayant au départ le temps de réfléchir par soi-même.

Choisir la bonne méthode de consensus

Chacune des méthodes décrites a ses forces et ses faiblesses. Un bon facilitateur agile les utilise dans différentes situations. Il n'existe pas une approche unique qui convient à toutes les décisions et à toutes les équipes.

• Si tu souhaites sélectionner quelques options parmi une liste plus large, utilise le Dot Voting.

• Si une décision est importante, mais qu'il est encore plus important que tout le monde comprenne vraiment cette décision et soit d'accord avec elle, utilise de préférence la méthode 1-2-4-Tous, puis éventuellement l'une des trois autres approches.

• Si tu n'as besoin que d'un oui ou d'un non pour une décision donnée, la méthode des pouces est bien adaptée.

• Si tu souhaites avoir une évaluation un peu plus nuancée d'une décision potentielle, Fists of Five est le bon choix.

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